Để đảm bảo email ứng tuyển của bạn không bị chặn và đến được tay nhà tuyển dụng, bạn cần thực hiện một số bước kiểm tra cẩn thận. Dưới đây là 8 bước chi tiết bạn có thể áp dụng:
1. Kiểm tra Địa chỉ Email Người Gửi (Sender Address):
Sử dụng địa chỉ email chuyên nghiệp:
Tránh sử dụng các địa chỉ email không chuyên nghiệp như `cutebaby123@gmail.com`. Thay vào đó, hãy sử dụng địa chỉ email bao gồm tên của bạn, ví dụ `ten.ho@gmail.com` hoặc `ho.ten@tencongty.com` (nếu bạn có email công ty cũ).
Kiểm tra tính hợp lệ của địa chỉ email:
Đảm bảo bạn nhập đúng địa chỉ email của mình. Lỗi chính tả nhỏ có thể khiến email của bạn không được gửi đi hoặc bị trả lại.
Tránh sử dụng địa chỉ email dùng chung:
Nếu có thể, hãy tránh sử dụng các địa chỉ email chung cho nhiều người, vì điều này có thể gây nhầm lẫn và làm giảm độ tin cậy.
2. Kiểm tra Địa chỉ Email Người Nhận (Recipient Address):
Xác minh địa chỉ email:
Hãy chắc chắn rằng bạn đã có địa chỉ email chính xác của người nhận. Kiểm tra lại nhiều lần để tránh sai sót.
Tìm địa chỉ email thay thế:
Nếu có thể, hãy tìm các địa chỉ email khác của nhà tuyển dụng hoặc bộ phận nhân sự trên trang web công ty hoặc LinkedIn.
Sử dụng chức năng tự động điền một cách cẩn thận:
Khi sử dụng chức năng tự động điền địa chỉ email, hãy kiểm tra lại kết quả để đảm bảo không có lỗi.
3. Nội dung Email:
Tiêu đề rõ ràng và súc tích:
Tiêu đề email là yếu tố đầu tiên mà nhà tuyển dụng nhìn thấy. Hãy viết tiêu đề rõ ràng, liên quan đến vị trí ứng tuyển, ví dụ: “Ứng tuyển vị trí Marketing Manager – Nguyễn Văn A”.
Nội dung email ngắn gọn và chuyên nghiệp:
Trình bày thông tin một cách súc tích, tập trung vào kinh nghiệm và kỹ năng phù hợp với vị trí ứng tuyển. Tránh sử dụng ngôn ngữ suồng sã, viết tắt, hoặc biểu tượng cảm xúc.
Kiểm tra lỗi chính tả và ngữ pháp:
Sai sót về chính tả và ngữ pháp có thể tạo ấn tượng không tốt. Sử dụng công cụ kiểm tra chính tả hoặc nhờ người khác đọc lại email của bạn.
Tránh các từ ngữ “spam”:
Một số từ ngữ thường được sử dụng trong email spam có thể kích hoạt bộ lọc spam. Hạn chế sử dụng các từ như “miễn phí”, “khuyến mãi”, “cơ hội vàng”, “kiếm tiền dễ dàng”, v.v.
Không sử dụng HTML quá phức tạp:
Sử dụng định dạng văn bản đơn giản (plain text) hoặc HTML cơ bản. Các định dạng phức tạp có thể bị chặn bởi bộ lọc email.
4. Tệp Đính Kèm (Attachments):
Sử dụng định dạng tệp phổ biến:
Sử dụng các định dạng tệp phổ biến như PDF (cho CV và thư xin việc), DOC/DOCX (cho các tài liệu khác).
Giới hạn kích thước tệp:
Kích thước tệp quá lớn có thể khiến email bị chặn. Cố gắng giữ tổng kích thước các tệp đính kèm dưới 5MB.
Đặt tên tệp rõ ràng và chuyên nghiệp:
Đặt tên tệp một cách rõ ràng, ví dụ: “CV_NguyenVanA.pdf”, “ThuXinViec_NguyenVanA.pdf”.
Tránh các loại tệp nguy hiểm:
Tránh gửi các tệp thực thi (EXE), tệp nén (ZIP, RAR) hoặc các loại tệp khác có thể chứa virus hoặc phần mềm độc hại.
5. Kiểm tra Danh sách Đen (Blacklist):
Kiểm tra xem địa chỉ IP của bạn có bị liệt vào danh sách đen hay không:
Sử dụng các công cụ trực tuyến như `MXToolbox`, `WhatIsMyIPAddress` để kiểm tra. Nếu địa chỉ IP của bạn bị liệt vào danh sách đen, bạn có thể liên hệ với nhà cung cấp dịch vụ internet (ISP) để được hỗ trợ.
6. Sử dụng Dịch vụ Email Uy Tín:
Sử dụng các nhà cung cấp dịch vụ email uy tín:
Các nhà cung cấp như Gmail, Outlook, Yahoo Mail có hệ thống bảo mật mạnh mẽ và ít bị chặn hơn so với các dịch vụ nhỏ hoặc miễn phí.
7. Gửi Email Thử:
Gửi email thử cho chính mình hoặc bạn bè:
Trước khi gửi email ứng tuyển chính thức, hãy gửi một email thử cho chính mình hoặc một người bạn để kiểm tra xem email có bị rơi vào hộp thư spam hay không.
8. Theo Dõi và Phản Hồi:
Theo dõi email đã gửi:
Kiểm tra hộp thư “Sent” (Đã gửi) để đảm bảo email đã được gửi đi thành công.
Nếu không nhận được phản hồi:
Nếu bạn không nhận được phản hồi sau một thời gian hợp lý (ví dụ: 1-2 tuần), bạn có thể gửi một email theo dõi ngắn gọn và lịch sự.
Kiểm tra hộp thư spam:
Yêu cầu nhà tuyển dụng kiểm tra hộp thư spam của họ để đảm bảo email của bạn không bị lọc nhầm.
Lời khuyên bổ sung:
Nghiên cứu kỹ về công ty:
Tìm hiểu về văn hóa công ty và phong cách giao tiếp để điều chỉnh email của bạn cho phù hợp.
Sử dụng LinkedIn:
Kết nối với nhà tuyển dụng hoặc các nhân viên khác của công ty trên LinkedIn để tăng cơ hội được chú ý.
Kiên nhẫn:
Quá trình tìm việc có thể mất thời gian. Hãy kiên nhẫn và tiếp tục cải thiện kỹ năng viết email của bạn.
Bằng cách thực hiện các bước kiểm tra này, bạn có thể tăng đáng kể khả năng email ứng tuyển của bạn đến được tay nhà tuyển dụng và được xem xét một cách nghiêm túc. Chúc bạn thành công!
https://proxy-su.researchport.umd.edu/login?url=https://careerbuilding.net/career-builder/