Chào bạn Fresher!
Bước chân vào môi trường làm việc, việc gửi email chuyên nghiệp là một kỹ năng quan trọng giúp bạn tạo ấn tượng tốt với đồng nghiệp, cấp trên và đối tác. Một email chỉn chu không chỉ thể hiện sự tôn trọng mà còn cho thấy bạn là người cẩn thận, có trách nhiệm và biết cách giao tiếp hiệu quả. Ngược lại, những lỗi nhỏ trong email có thể khiến bạn mất điểm và ảnh hưởng đến cơ hội phát triển trong sự nghiệp.
Dưới đây là hướng dẫn chi tiết giúp bạn tránh những lỗi thường gặp khi gửi email, đặc biệt hữu ích cho các bạn Fresher:
1. CHUẨN BỊ TRƯỚC KHI VIẾT EMAIL:
Xác định mục tiêu:
Bạn muốn đạt được điều gì khi gửi email này? (Ví dụ: xin thông tin, đặt lịch hẹn, báo cáo tiến độ, v.v.)
Người nhận cần phải làm gì sau khi đọc email của bạn?
Mục tiêu rõ ràng giúp bạn viết email mạch lạc, tập trung và dễ hiểu.
Xác định đối tượng:
Bạn đang gửi email cho ai? (Cấp trên, đồng nghiệp, khách hàng, đối tác, v.v.)
Mức độ thân thiết của bạn với người nhận là gì?
Phong cách giao tiếp phù hợp với đối tượng sẽ giúp bạn tạo thiện cảm và tránh gây hiểu lầm.
Thu thập thông tin:
Đảm bảo bạn có đầy đủ thông tin cần thiết trước khi viết email.
Kiểm tra lại các số liệu, ngày tháng, tên người, chức danh, v.v. để đảm bảo tính chính xác.
Lên dàn ý:
Trước khi bắt đầu viết, hãy phác thảo dàn ý email để đảm bảo bố cục rõ ràng, logic.
Dàn ý giúp bạn không bỏ sót thông tin quan trọng và trình bày ý tưởng một cách mạch lạc.
2. CÁCH SOẠN THẢO EMAIL CHUYÊN NGHIỆP:
Tiêu đề (Subject):
Ngắn gọn, súc tích, nêu rõ mục đích của email.
Ví dụ:
“Xin lịch hẹn gặp mặt”
“Báo cáo tiến độ dự án A”
“Yêu cầu hỗ trợ về phần mềm X”
Tránh tiêu đề chung chung, khó hiểu.
Ví dụ: “Chào bạn”, “Vấn đề”, “Thông tin”
Sử dụng từ khóa quan trọng
giúp người nhận dễ dàng tìm kiếm và ưu tiên xử lý email của bạn.
Nếu email liên quan đến một dự án cụ thể, hãy đề cập tên dự án trong tiêu đề.
Ví dụ: “Dự án ABC – Báo cáo tuần 3”
Lời chào (Salutation):
Sử dụng lời chào phù hợp với đối tượng và mức độ thân thiết.
Kính gửi Anh/Chị [Tên người nhận]:
Lịch sự, trang trọng, phù hợp với cấp trên, đối tác hoặc người bạn chưa quen.
Chào Anh/Chị [Tên người nhận]:
Thân thiện hơn, phù hợp với đồng nghiệp hoặc người bạn đã quen.
Chào bạn [Tên người nhận]:
Thân mật, phù hợp với bạn bè hoặc đồng nghiệp thân thiết.
Kính gửi Phòng/Ban [Tên phòng ban]:
Khi bạn gửi email đến một phòng ban cụ thể.
Tránh sử dụng lời chào quá suồng sã hoặc thiếu tôn trọng.
Nếu không biết tên người nhận, hãy sử dụng “Kính gửi Quý vị” hoặc “Dear Sir/Madam”.
Nội dung (Body):
Ngắn gọn, súc tích, đi thẳng vào vấn đề.
Sử dụng ngôn ngữ trang trọng, lịch sự, phù hợp với môi trường công sở.
Chia nội dung thành các đoạn văn ngắn, mỗi đoạn tập trung vào một ý chính.
Sử dụng dấu gạch đầu dòng (bullet points) hoặc đánh số (numbering) để liệt kê các thông tin quan trọng.
Sử dụng font chữ dễ đọc (ví dụ: Arial, Times New Roman), cỡ chữ vừa phải (ví dụ: 12pt).
In đậm (bold) những từ khóa quan trọng để thu hút sự chú ý.
Tránh viết tắt, sử dụng từ ngữ địa phương hoặc tiếng lóng.
Kiểm tra kỹ lỗi chính tả và ngữ pháp trước khi gửi.
Bắt đầu bằng lời giới thiệu ngắn gọn về bản thân (nếu cần thiết).
Ví dụ: “Tôi là [Tên của bạn], nhân viên phòng [Tên phòng ban] tại công ty [Tên công ty].”
Nêu rõ mục đích của email ngay từ đầu.
Ví dụ: “Tôi viết email này để xin phép nghỉ phép vào ngày [Ngày nghỉ].”
Cung cấp đầy đủ thông tin chi tiết và rõ ràng để người nhận dễ dàng hiểu và xử lý yêu cầu của bạn.
Sử dụng giọng văn tích cực, chuyên nghiệp và thân thiện.
Kết thúc bằng lời cảm ơn và lời chúc tốt đẹp.
Ví dụ: “Cảm ơn Anh/Chị đã dành thời gian đọc email này. Chúc Anh/Chị một ngày làm việc hiệu quả.”
Lời chào kết (Closing):
Sử dụng lời chào kết phù hợp với lời chào đầu và mức độ thân thiết.
Trân trọng,
(Most formal)
Kính thư,
(Formal)
Thân ái,
(Semi-formal)
Thân mến,
(Informal)
Luôn ký tên đầy đủ (Họ và tên).
Thêm thông tin liên hệ (số điện thoại, chức danh, công ty) vào chữ ký.
3. ĐÍNH KÈM TÀI LIỆU (ATTACHMENTS):
Nếu cần đính kèm tài liệu, hãy đề cập đến chúng trong nội dung email.
Ví dụ: “Tôi xin đính kèm [Tên tài liệu] để Anh/Chị tham khảo.”
Đặt tên file rõ ràng, dễ hiểu, liên quan đến nội dung tài liệu.
Ví dụ: “BaoCaoTienDoDuAnA_Tuan3.pdf”
Kiểm tra kỹ xem file đã được đính kèm đầy đủ và không bị lỗi trước khi gửi.
Nén file (zip) nếu có nhiều file hoặc file có dung lượng lớn.
Chuyển đổi sang định dạng PDF nếu cần thiết để đảm bảo tính tương thích và bảo mật.
4. KIỂM TRA TRƯỚC KHI GỬI:
Đọc lại toàn bộ email một lần nữa để kiểm tra lỗi chính tả, ngữ pháp và đảm bảo nội dung rõ ràng, mạch lạc.
Kiểm tra kỹ địa chỉ email của người nhận để tránh gửi nhầm.
Đảm bảo bạn đã thêm đầy đủ người nhận vào các trường “To”, “Cc” (Carbon Copy) và “Bcc” (Blind Carbon Copy) một cách chính xác.
To:
Gửi cho người nhận chính, người cần thực hiện hành động hoặc phản hồi trực tiếp.
Cc:
Gửi cho những người cần được biết thông tin, nhưng không cần thiết phải phản hồi.
Bcc:
Gửi cho những người cần được biết thông tin một cách bí mật, người nhận trong trường “To” và “Cc” sẽ không biết bạn đã gửi cho ai trong trường “Bcc”.
Đảm bảo bạn đã đính kèm đầy đủ tài liệu cần thiết.
Gửi thử email cho chính mình hoặc đồng nghiệp để kiểm tra định dạng và nội dung trước khi gửi cho người nhận chính.
5. NHỮNG LỖI CẦN TRÁNH:
Lỗi chính tả và ngữ pháp:
Sử dụng công cụ kiểm tra chính tả và ngữ pháp để hạn chế tối đa các lỗi này.
Sử dụng ngôn ngữ không phù hợp:
Tránh sử dụng từ ngữ suồng sã, thô tục hoặc thiếu tôn trọng.
Viết email quá dài dòng, lan man:
Tập trung vào mục tiêu chính và trình bày thông tin một cách ngắn gọn, súc tích.
Gửi email vào thời điểm không phù hợp:
Tránh gửi email vào cuối tuần hoặc ngoài giờ làm việc (trừ trường hợp khẩn cấp).
Phản hồi email quá chậm trễ:
Cố gắng phản hồi email trong vòng 24-48 giờ.
Sử dụng chữ in hoa toàn bộ:
Điều này tạo cảm giác bạn đang hét vào mặt người đọc.
Trả lời tất cả (Reply All) khi không cần thiết:
Chỉ trả lời tất cả khi tất cả người nhận cần biết thông tin.
Quên đính kèm tài liệu:
Kiểm tra kỹ trước khi gửi để tránh phải gửi lại email.
Không có chữ ký:
Chữ ký giúp người nhận biết bạn là ai và liên hệ với bạn dễ dàng hơn.
Thảo luận các vấn đề nhạy cảm qua email:
Tránh thảo luận các vấn đề cá nhân, bí mật hoặc gây tranh cãi qua email.
6. MỘT SỐ LƯU Ý THÊM:
Xây dựng template email:
Tạo sẵn các mẫu email cho các tình huống thường gặp để tiết kiệm thời gian.
Học hỏi từ đồng nghiệp:
Quan sát cách đồng nghiệp viết email và học hỏi những điều hay từ họ.
Chủ động tìm kiếm thông tin:
Nếu bạn không chắc chắn về điều gì, hãy chủ động tìm kiếm thông tin hoặc hỏi ý kiến người có kinh nghiệm.
Luôn giữ thái độ tích cực và chuyên nghiệp:
Ngay cả khi bạn gặp phải những tình huống khó khăn, hãy cố gắng giữ thái độ bình tĩnh, lịch sự và tìm cách giải quyết vấn đề một cách chuyên nghiệp.
Sử dụng email chuyên nghiệp:
Sử dụng địa chỉ email công ty thay vì email cá nhân.
Ví dụ về một email chuyên nghiệp:
Subject:
Xin lịch hẹn gặp mặt
Kính gửi Anh/Chị [Tên người nhận],
Tôi là [Tên của bạn], [Chức danh] tại công ty [Tên công ty].
Tôi viết email này để xin phép được gặp Anh/Chị để trao đổi về [Mục đích cuộc gặp]. Tôi tin rằng cuộc gặp này sẽ mang lại lợi ích cho cả hai bên.
Tôi đề xuất thời gian gặp mặt vào [Ngày] hoặc [Ngày] trong tuần tới. Anh/Chị vui lòng cho tôi biết thời gian nào phù hợp với lịch trình của Anh/Chị.
Cảm ơn Anh/Chị đã dành thời gian đọc email này.
Trân trọng,
[Tên của bạn]
[Chức danh]
[Công ty]
[Số điện thoại]
[Địa chỉ email]
Hy vọng những hướng dẫn trên sẽ giúp bạn tự tin hơn khi gửi email và tạo ấn tượng tốt với mọi người xung quanh. Chúc bạn thành công trên con đường sự nghiệp!
http://proxy-fs.researchport.umd.edu/login?url=https://careerbuilding.net/career-builder/