Để sử dụng CC (Carbon Copy) và BCC (Blind Carbon Copy) một cách hiệu quả khi theo dõi đơn ứng tuyển, bạn cần hiểu rõ mục đích và cách sử dụng của chúng. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết:
1. Hiểu rõ CC và BCC:
CC (Carbon Copy):
Gửi một bản sao email cho những người khác mà bạn muốn họ biết về cuộc trò chuyện, nhưng không nhất thiết phải trả lời.
Người nhận CC sẽ nhìn thấy địa chỉ email của tất cả những người nhận email (bao gồm cả người nhận chính và những người được CC khác).
Khi nào nên dùng:
Khi bạn muốn thông báo cho ai đó về tiến trình ứng tuyển mà không yêu cầu họ phải hành động. Ví dụ:
Người giới thiệu: Nếu bạn được ai đó giới thiệu vào công ty, hãy CC họ để họ biết bạn đã gửi hồ sơ và đang theo dõi.
Trưởng phòng hoặc đồng nghiệp cũ: Nếu bạn đang ứng tuyển vào một vị trí tương tự như công việc trước đây, bạn có thể CC người quản lý hoặc đồng nghiệp cũ để họ biết về sự nghiệp của bạn.
BCC (Blind Carbon Copy):
Gửi một bản sao email cho những người khác mà bạn không muốn những người nhận khác biết rằng họ cũng nhận được email.
Người nhận BCC sẽ không nhìn thấy địa chỉ email của bất kỳ ai khác (ngoại trừ chính họ).
Khi nào nên dùng:
Bảo vệ quyền riêng tư:
Khi gửi email cho nhiều nhà tuyển dụng cùng một lúc (điều này không được khuyến khích, nhưng nếu cần thiết), hãy sử dụng BCC để bảo vệ thông tin liên hệ của họ.
Giữ thông tin liên lạc bí mật:
Nếu bạn không muốn nhà tuyển dụng biết bạn đã chia sẻ thông tin ứng tuyển của mình với người khác.
Tránh spam:
Nếu bạn gửi email cho một danh sách lớn người liên hệ (ví dụ, khi tìm kiếm cơ hội việc làm tiềm năng), hãy sử dụng BCC để tránh bị đánh dấu là spam.
2. Cách sử dụng CC/BCC trong quá trình theo dõi đơn ứng tuyển:
Ví dụ 1: Theo dõi sau khi nộp hồ sơ
To:
[Email của nhà tuyển dụng/HR]
CC:
[Email của người giới thiệu (nếu có)]
BCC:
[Không cần thiết trong trường hợp này]
Subject:
Theo dõi đơn ứng tuyển vị trí [Tên vị trí] – [Tên của bạn]
Nội dung email:
> *Kính gửi [Tên nhà tuyển dụng/HR],*
>
> *Tôi viết email này để theo dõi đơn ứng tuyển vị trí [Tên vị trí] mà tôi đã nộp vào ngày [Ngày nộp]. Tôi rất quan tâm đến cơ hội làm việc tại [Tên công ty] và tin rằng kinh nghiệm và kỹ năng của tôi phù hợp với yêu cầu của vị trí này.*
>
> *Tôi đã đính kèm hồ sơ xin việc và sơ yếu lý lịch của mình để xem xét. Xin vui lòng cho tôi biết nếu bạn cần thêm bất kỳ thông tin nào.*
>
> *Tôi xin chân thành cảm ơn thời gian và sự quan tâm của bạn.*
>
> *Trân trọng,*
> *[Tên của bạn]*
> *[Số điện thoại]*
> *[Địa chỉ email]*
Giải thích:
To:
Gửi trực tiếp cho người phụ trách tuyển dụng.
CC:
Báo cho người giới thiệu biết bạn đã theo dõi. Điều này giúp họ cảm thấy được tôn trọng và có thể hỗ trợ bạn nếu cần thiết.
BCC:
Không cần thiết vì đây là email cá nhân và không cần ẩn địa chỉ email.
Ví dụ 2: Theo dõi sau phỏng vấn
To:
[Email của người phỏng vấn]
CC:
[Email của những người khác đã tham gia phỏng vấn (nếu có và bạn có địa chỉ email của họ)]
BCC:
[Không cần thiết trong trường hợp này]
Subject:
Cảm ơn sau phỏng vấn vị trí [Tên vị trí] – [Tên của bạn]
Nội dung email:
> *Kính gửi [Tên người phỏng vấn],*
>
> *Tôi xin gửi lời cảm ơn chân thành đến [Tên người phỏng vấn] và [Tên những người khác đã tham gia phỏng vấn (nếu có)] đã dành thời gian phỏng vấn tôi cho vị trí [Tên vị trí] vào ngày [Ngày phỏng vấn].*
>
> *Tôi rất ấn tượng với [Tên công ty] và những cơ hội mà công ty mang lại. Cuộc phỏng vấn đã giúp tôi hiểu rõ hơn về vị trí này và tôi tin rằng tôi có thể đóng góp tích cực vào sự phát triển của công ty.*
>
> *Tôi xin chân thành cảm ơn thời gian và sự quan tâm của bạn. Rất mong nhận được phản hồi sớm.*
>
> *Trân trọng,*
> *[Tên của bạn]*
> *[Số điện thoại]*
> *[Địa chỉ email]*
Giải thích:
To:
Gửi trực tiếp cho người phỏng vấn chính.
CC:
Nếu có nhiều người tham gia phỏng vấn, hãy CC họ để bày tỏ sự cảm ơn đến tất cả mọi người.
BCC:
Không cần thiết vì đây là email cá nhân và không cần ẩn địa chỉ email.
Ví dụ 3: Khi bạn muốn một người khác biết về tình hình ứng tuyển mà không cần nhà tuyển dụng biết
To:
[Email của nhà tuyển dụng/HR]
CC:
[Không ai]
BCC:
[Email của người tư vấn nghề nghiệp, cố vấn, hoặc người thân mà bạn muốn họ theo dõi tình hình]
Subject:
[Chủ đề liên quan đến ứng tuyển – ví dụ: Cập nhật về vị trí [Tên vị trí] – [Tên của bạn]]
Lưu ý:
Nội dung email gửi cho nhà tuyển dụng sẽ không đề cập đến người nhận BCC.
Giải thích:
To:
Gửi trực tiếp cho nhà tuyển dụng như bình thường.
CC:
Không sử dụng.
BCC:
Gửi một bản sao cho người mà bạn muốn họ theo dõi tình hình ứng tuyển của bạn một cách bí mật. Họ sẽ không xuất hiện trong danh sách người nhận của nhà tuyển dụng.
3. Những lưu ý quan trọng khi sử dụng CC/BCC:
Sử dụng đúng mục đích:
Chỉ sử dụng CC và BCC khi thật sự cần thiết và phù hợp với mục đích giao tiếp của bạn.
Tránh lạm dụng:
Đừng CC hoặc BCC quá nhiều người, vì điều này có thể gây phiền toái và khiến email của bạn bị bỏ qua.
Chính tả và ngữ pháp:
Luôn kiểm tra kỹ chính tả và ngữ pháp trước khi gửi email.
Chuyên nghiệp:
Sử dụng giọng văn chuyên nghiệp và lịch sự trong tất cả các email.
Thời điểm gửi:
Gửi email theo dõi vào thời điểm thích hợp (ví dụ, sau 1-2 tuần kể từ khi nộp hồ sơ hoặc sau 2-3 ngày kể từ khi phỏng vấn).
Tìm hiểu văn hóa công ty:
Một số công ty có thể không thích việc ứng viên CC hoặc BCC những người khác. Hãy tìm hiểu về văn hóa công ty trước khi quyết định sử dụng CC/BCC.
BCC cho chính bạn:
Một mẹo nhỏ là bạn có thể BCC chính địa chỉ email của mình để lưu trữ bản sao của tất cả các email bạn đã gửi.
Tóm lại:
Việc sử dụng CC và BCC một cách thông minh và có chiến lược có thể giúp bạn quản lý thông tin liên lạc hiệu quả hơn và tạo ấn tượng tốt với nhà tuyển dụng. Tuy nhiên, hãy luôn cân nhắc kỹ lưỡng trước khi sử dụng chúng để đảm bảo rằng bạn đang hành động một cách chuyên nghiệp và tôn trọng.
https://vpdu.dthu.edu.vn/linkurl.aspx?link=https://careerbuilding.net/career-builder/