Để trình bày bố cục email rõ ràng và dễ đọc, bạn cần chú ý đến cấu trúc tổng thể, cách sử dụng các yếu tố định dạng và ngôn ngữ. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết:
I. Cấu trúc tổng thể của email:
Một email được cấu trúc tốt nên có các phần sau:
1. Dòng Chủ đề (Subject Line):
Ngắn gọn và cụ thể:
Tóm tắt nội dung chính của email trong khoảng 6-8 từ.
Liên quan:
Chủ đề phải phản ánh chính xác nội dung email.
Hấp dẫn (khi cần):
Sử dụng các từ ngữ gợi sự tò mò hoặc nhấn mạnh lợi ích.
Ví dụ:
“Yêu cầu báo giá dịch vụ thiết kế web”
“Thông báo về cuộc họp dự án ABC”
“Ưu đãi đặc biệt cho khách hàng thân thiết”
2. Lời chào (Greeting):
Chào hỏi phù hợp:
Sử dụng “Chào [Tên]”, “Kính gửi [Tên]”, hoặc “Dear [Tên]” tùy thuộc vào mối quan hệ.
Trang trọng (Formal):
Sử dụng “Kính gửi Ông/Bà [Họ]” nếu chưa quen biết.
Thân mật (Informal):
Sử dụng “Chào [Tên]” hoặc “Hi [Tên]” nếu mối quan hệ thân thiết.
Ví dụ:
“Chào Anh/Chị [Tên],”
“Kính gửi Ông/Bà [Họ],”
“Hi [Tên],”
3. Phần mở đầu (Introduction):
Giới thiệu ngắn gọn:
Nêu rõ mục đích của email ngay từ đầu.
Context (nếu cần):
Nhắc lại thông tin liên quan (ví dụ: cuộc trò chuyện trước đó, dự án đang thực hiện).
Ví dụ:
“Tôi viết email này để yêu cầu báo giá dịch vụ thiết kế web cho công ty chúng tôi.”
“Như đã trao đổi qua điện thoại, tôi xin gửi thông tin chi tiết về dự án ABC.”
4. Nội dung chính (Body):
Chia thành các đoạn văn ngắn:
Mỗi đoạn chỉ nên tập trung vào một ý chính.
Sử dụng câu ngắn gọn và rõ ràng:
Tránh sử dụng câu phức tạp và từ ngữ chuyên ngành (nếu không cần thiết).
Sử dụng gạch đầu dòng (bullet points) hoặc đánh số (numbered lists):
Giúp trình bày thông tin một cách có cấu trúc và dễ theo dõi.
Nhấn mạnh (Formatting):
Sử dụng in đậm, in nghiêng hoặc gạch chân để làm nổi bật các thông tin quan trọng.
Ví dụ:
“`
Chúng tôi cần dịch vụ thiết kế web với các yêu cầu sau:
Thiết kế responsive (tương thích với mọi thiết bị)
Giao diện người dùng thân thiện (UI/UX tốt)
Tối ưu hóa SEO (dễ dàng tìm kiếm trên Google)
Vui lòng gửi báo giá chi tiết và thời gian dự kiến hoàn thành dự án.
“`
5. Lời kêu gọi hành động (Call to Action – CTA):
Hướng dẫn cụ thể:
Cho người nhận biết bạn muốn họ làm gì tiếp theo.
Thời hạn (nếu có):
Nếu cần phản hồi trong một thời gian nhất định, hãy nêu rõ.
Ví dụ:
“Vui lòng gửi báo giá cho tôi trước ngày 30/04.”
“Hãy cho tôi biết nếu bạn có bất kỳ câu hỏi nào.”
“Tôi rất mong nhận được phản hồi của bạn sớm nhất có thể.”
6. Lời cảm ơn (Gratitude):
Thể hiện sự biết ơn:
Cảm ơn người nhận vì thời gian và sự quan tâm của họ.
Ví dụ:
“Cảm ơn bạn đã dành thời gian đọc email này.”
“Xin chân thành cảm ơn sự hợp tác của bạn.”
7. Lời chào kết (Closing):
Chào kết phù hợp:
Sử dụng “Trân trọng”, “Thân ái”, “Best regards”, hoặc “Sincerely” tùy thuộc vào mối quan hệ.
Ví dụ:
“Trân trọng,”
“Thân ái,”
“Best regards,”
“Sincerely,”
8. Chữ ký (Signature):
Thông tin liên hệ:
Bao gồm tên, chức danh, công ty, số điện thoại, email, và website (nếu có).
Thiết kế chuyên nghiệp:
Sử dụng font chữ dễ đọc và màu sắc phù hợp với thương hiệu.
II. Các yếu tố định dạng:
Font chữ:
Chọn font dễ đọc:
Sử dụng các font phổ biến như Arial, Times New Roman, Calibri, hoặc Helvetica.
Kích thước phù hợp:
Sử dụng kích thước từ 11pt đến 12pt để dễ đọc.
Màu sắc đơn giản:
Sử dụng màu đen hoặc xám đậm cho nội dung chính.
Khoảng trắng (White Space):
Sử dụng khoảng trắng hợp lý:
Giúp phân tách các đoạn văn và tạo cảm giác thoải mái cho mắt.
Khoảng cách dòng:
Sử dụng khoảng cách dòng 1.15 hoặc 1.5 để tăng tính dễ đọc.
Định dạng văn bản:
In đậm (Bold):
Sử dụng để nhấn mạnh các từ khóa quan trọng.
In nghiêng (Italics):
Sử dụng để trích dẫn hoặc nhấn mạnh một ý nào đó.
Gạch chân (Underline):
Hạn chế sử dụng, chỉ nên dùng cho các liên kết.
Gạch đầu dòng và đánh số:
Sử dụng để liệt kê thông tin:
Giúp trình bày thông tin một cách có cấu trúc và dễ theo dõi.
Hình ảnh (Images):
Sử dụng hình ảnh minh họa (nếu cần):
Chọn hình ảnh có liên quan và chất lượng tốt.
Tối ưu hóa kích thước hình ảnh:
Giảm kích thước file để email không quá nặng và dễ dàng gửi/nhận.
Liên kết (Links):
Sử dụng liên kết ngắn gọn:
Sử dụng các công cụ rút gọn liên kết (ví dụ: bit.ly) để làm cho liên kết ngắn gọn và dễ nhìn hơn.
Sử dụng anchor text:
Thay vì hiển thị toàn bộ URL, hãy sử dụng văn bản mô tả liên kết (ví dụ: “Xem thêm tại đây”).
III. Ngôn ngữ:
Ngắn gọn và súc tích:
Tránh sử dụng câu dài dòng và từ ngữ phức tạp.
Rõ ràng và chính xác:
Sử dụng ngôn ngữ rõ ràng để tránh gây hiểu nhầm.
Chuyên nghiệp:
Sử dụng ngôn ngữ lịch sự và tôn trọng, phù hợp với đối tượng người nhận.
Kiểm tra chính tả và ngữ pháp:
Đảm bảo email không có lỗi chính tả và ngữ pháp trước khi gửi.
Giọng văn:
Trang trọng:
Sử dụng khi giao tiếp với cấp trên, khách hàng hoặc đối tác quan trọng.
Thân thiện:
Sử dụng khi giao tiếp với đồng nghiệp hoặc bạn bè.
Ví dụ tổng thể:
“`
Subject: Yêu cầu báo giá thiết kế logo
Chào Anh/Chị [Tên],
Tôi là [Tên của bạn] đến từ công ty [Tên công ty]. Chúng tôi đang tìm kiếm một đơn vị thiết kế logo chuyên nghiệp cho thương hiệu mới của mình.
Chúng tôi có một số yêu cầu sau:
Phong cách thiết kế:
Hiện đại, tối giản và dễ nhận diện.
Màu sắc:
Phù hợp với lĩnh vực kinh doanh của chúng tôi (ví dụ: [lĩnh vực kinh doanh]).
Thời gian hoàn thành:
Trong vòng 2 tuần kể từ ngày ký hợp đồng.
Vui lòng gửi cho chúng tôi báo giá chi tiết và portfolio các dự án thiết kế logo mà Anh/Chị đã thực hiện.
Cảm ơn Anh/Chị đã dành thời gian đọc email này. Rất mong nhận được phản hồi từ Anh/Chị sớm nhất có thể.
Trân trọng,
[Tên của bạn]
[Chức danh]
[Tên công ty]
[Số điện thoại]
[Email]
[Website (nếu có)]
“`
Lời khuyên bổ sung:
Xem trước email trước khi gửi:
Đảm bảo email hiển thị đúng định dạng trên các thiết bị khác nhau.
Sử dụng trình kiểm tra chính tả:
Hầu hết các trình soạn thảo email đều có tính năng kiểm tra chính tả tự động.
Gửi email thử:
Gửi một bản sao cho chính mình hoặc đồng nghiệp để kiểm tra trước khi gửi cho người nhận chính.
Đọc lại email sau khi viết xong:
Đôi khi bạn sẽ nhận ra những lỗi nhỏ hoặc những chỗ cần chỉnh sửa sau khi đọc lại.
Bằng cách tuân thủ các nguyên tắc trên, bạn có thể tạo ra những email có bố cục rõ ràng, dễ đọc và chuyên nghiệp, giúp bạn truyền đạt thông tin một cách hiệu quả và tạo ấn tượng tốt với người nhận.
http://eprints.iliauni.edu.ge/cgi/set_lang?referrer=http%3A%2F%2Fcareerbuilding.net/career-builder/