Career building TPHCM xin kính chào quý cô chú anh chị đang làm việc tại Hồ Chí Minh đến với cẩm nang tuyển dụng của chúng tôi, Dưới đây là hướng dẫn chi tiết cách viết email xin việc ngắn gọn, hiệu quả, tránh bị coi là spam, cùng với các ví dụ cụ thể:
I. Cấu trúc email xin việc chuẩn
Một email xin việc hiệu quả cần có cấu trúc rõ ràng, mạch lạc và chuyên nghiệp. Dưới đây là cấu trúc chi tiết:
1. Tiêu đề (Subject line):
Mục đích:
Giúp nhà tuyển dụng nhanh chóng nắm bắt được nội dung chính của email.
Nguyên tắc:
Ngắn gọn (dưới 10 từ).
Chính xác, nêu rõ vị trí ứng tuyển.
Chuyên nghiệp, tránh sử dụng các từ ngữ hoa mỹ, gây hiểu nhầm.
Ví dụ:
Ứng tuyển vị trí [Tên vị trí] – [Tên của bạn]
[Tên của bạn] – Ứng viên tiềm năng cho vị trí [Tên vị trí]
Ứng tuyển [Tên vị trí] – Kinh nghiệm [Số năm] năm trong [Lĩnh vực]
2. Lời chào (Salutation):
Mục đích:
Thể hiện sự tôn trọng đối với người nhận.
Nguyên tắc:
Sử dụng “Kính gửi” hoặc “Chào”.
Nếu biết tên người nhận, hãy sử dụng “Kính gửi Ông/Bà [Tên]”.
Nếu không biết tên, có thể dùng “Kính gửi Phòng Nhân sự” hoặc “Kính gửi Nhà tuyển dụng”.
Ví dụ:
Kính gửi Ông/Bà [Tên người nhận],
Kính gửi Phòng Nhân sự,
Chào [Tên người nhận],
3. Mở đầu (Opening paragraph):
Mục đích:
Giới thiệu bản thân và vị trí ứng tuyển, đồng thời thu hút sự chú ý của nhà tuyển dụng.
Nguyên tắc:
Ngắn gọn (2-3 câu).
Nêu rõ vị trí ứng tuyển và nguồn thông tin về việc làm.
Nêu bật một điểm mạnh hoặc kinh nghiệm liên quan.
Ví dụ:
“Tôi viết email này để ứng tuyển vào vị trí [Tên vị trí] mà tôi thấy trên [Nguồn thông tin]. Với [Số năm] năm kinh nghiệm trong lĩnh vực [Lĩnh vực], tôi tin rằng mình có thể đóng góp vào sự phát triển của công ty.”
“Tôi là [Tên của bạn], và tôi rất quan tâm đến vị trí [Tên vị trí] được đăng tải trên [Nguồn thông tin]. Tôi có kinh nghiệm [Số năm] năm trong việc [Mô tả ngắn gọn kinh nghiệm].”
“Sau khi tìm hiểu về [Tên công ty], tôi rất ấn tượng với [Điểm ấn tượng]. Tôi viết email này để bày tỏ sự quan tâm đến vị trí [Tên vị trí] và mong muốn được đóng góp vào đội ngũ của quý công ty.”
4. Thân bài (Body paragraphs):
Mục đích:
Chứng minh bạn là ứng viên phù hợp với vị trí.
Nguyên tắc:
Tập trung vào 2-3 kỹ năng hoặc kinh nghiệm quan trọng nhất, liên quan trực tiếp đến yêu cầu công việc.
Sử dụng các con số, dữ liệu cụ thể để chứng minh thành tích.
Thể hiện sự hiểu biết về công ty và vị trí ứng tuyển.
Ví dụ:
“Trong quá trình làm việc tại [Tên công ty cũ], tôi đã [Mô tả thành tích cụ thể] giúp tăng [Số phần trăm] doanh thu và [Mô tả thành tích khác]. Tôi tin rằng kinh nghiệm này sẽ giúp tôi hoàn thành tốt các nhiệm vụ tại vị trí [Tên vị trí].”
“Tôi có kỹ năng [Kỹ năng 1] và [Kỹ năng 2] đã được chứng minh qua [Ví dụ cụ thể]. Tôi cũng có khả năng [Kỹ năng 3] và luôn sẵn sàng học hỏi những điều mới để phát triển bản thân.”
“Tôi rất ấn tượng với [Dự án/Thành tựu của công ty]. Tôi tin rằng với kinh nghiệm [Kinh nghiệm liên quan], tôi có thể đóng góp vào sự thành công của dự án này.”
5. Kết luận (Closing paragraph):
Mục đích:
Thể hiện mong muốn được phỏng vấn và cung cấp thông tin liên hệ.
Nguyên tắc:
Ngắn gọn, lịch sự.
Nhấn mạnh sự quan tâm đến vị trí.
Cung cấp thông tin liên hệ (số điện thoại, email).
Đề cập đến việc đính kèm CV/resume.
Ví dụ:
“Tôi rất mong có cơ hội được trao đổi trực tiếp với quý công ty về kinh nghiệm và kỹ năng của mình. CV của tôi được đính kèm trong email này. Xin vui lòng liên hệ với tôi qua số điện thoại [Số điện thoại] hoặc email [Địa chỉ email]. Xin cảm ơn quý công ty đã dành thời gian xem xét.”
“Tôi tin rằng kinh nghiệm và kỹ năng của mình phù hợp với yêu cầu của vị trí [Tên vị trí]. Tôi đã đính kèm CV để quý công ty tham khảo thêm thông tin. Rất mong nhận được phản hồi từ quý công ty. Xin cảm ơn!”
“Tôi rất hào hứng với cơ hội được làm việc tại [Tên công ty] và đóng góp vào sự phát triển của công ty. Xin vui lòng xem CV đính kèm để biết thêm chi tiết về kinh nghiệm của tôi. Tôi có thể liên hệ qua số điện thoại [Số điện thoại] hoặc email [Địa chỉ email].”
6. Lời chào kết (Closing salutation):
Mục đích:
Thể hiện sự chuyên nghiệp và lịch sự.
Nguyên tắc:
Sử dụng “Trân trọng”, “Trân trọng cảm ơn” hoặc “Kính thư”.
Ký tên đầy đủ.
Ví dụ:
Trân trọng,
[Tên đầy đủ của bạn]
Trân trọng cảm ơn,
[Tên đầy đủ của bạn]
Kính thư,
[Tên đầy đủ của bạn]
II. Bí quyết viết email xin việc ngắn gọn, hiệu quả, tránh spam
1. Nghiên cứu kỹ thông tin tuyển dụng:
Đọc kỹ mô tả công việc (JD) để hiểu rõ yêu cầu về kỹ năng, kinh nghiệm và phẩm chất của ứng viên.
Tìm hiểu về công ty: Lĩnh vực hoạt động, văn hóa, giá trị cốt lõi, các dự án/sản phẩm nổi bật.
Xác định người liên hệ (nếu có) để gửi email trực tiếp.
2. Cá nhân hóa email:
Tránh gửi email hàng loạt (mass email).
Sử dụng tên người nhận (nếu biết).
Đề cập đến một điểm cụ thể mà bạn ấn tượng về công ty hoặc vị trí ứng tuyển.
Điều chỉnh nội dung email cho phù hợp với từng vị trí và công ty khác nhau.
3. Ngắn gọn, súc tích:
Giới hạn độ dài email (khoảng 200-300 từ).
Sử dụng câu văn ngắn gọn, rõ ràng, dễ hiểu.
Tập trung vào những thông tin quan trọng nhất.
Loại bỏ những thông tin không liên quan hoặc không cần thiết.
4. Nhấn mạnh giá trị bạn mang lại:
Thay vì chỉ liệt kê kinh nghiệm, hãy tập trung vào những thành tích cụ thể bạn đã đạt được và cách bạn có thể đóng góp vào sự thành công của công ty.
Sử dụng các con số, dữ liệu để chứng minh năng lực của bạn.
Thể hiện sự hiểu biết về nhu cầu của công ty và cách bạn có thể đáp ứng những nhu cầu đó.
5. Sử dụng từ ngữ chuyên nghiệp:
Tránh sử dụng tiếng lóng, từ ngữ suồng sã hoặc viết tắt không phổ biến.
Sử dụng ngôn ngữ tích cực, tự tin và chuyên nghiệp.
Kiểm tra kỹ lỗi chính tả và ngữ pháp trước khi gửi.
6. Định dạng email chuyên nghiệp:
Sử dụng font chữ dễ đọc (ví dụ: Arial, Times New Roman, Calibri).
Sử dụng cỡ chữ phù hợp (11-12pt).
Chia email thành các đoạn văn ngắn gọn, rõ ràng.
Sử dụng dấu gạch đầu dòng (bullet points) để liệt kê thông tin.
7. Đính kèm CV/resume:
Đặt tên file CV/resume rõ ràng, chuyên nghiệp (ví dụ: CV\_[Tên của bạn]\_[Vị trí ứng tuyển]).
Kiểm tra kỹ CV/resume trước khi gửi để đảm bảo không có lỗi chính tả, ngữ pháp hoặc thông tin sai lệch.
Chắc chắn rằng CV/resume của bạn được định dạng chuyên nghiệp và dễ đọc.
8. Thời điểm gửi email:
Nên gửi email vào các ngày trong tuần (thứ Hai đến thứ Sáu), tránh gửi vào cuối tuần hoặc ngày lễ.
Thời điểm tốt nhất để gửi email là vào buổi sáng (9-11 giờ) hoặc buổi chiều (2-4 giờ).
Tránh gửi email vào giờ nghỉ trưa (12-1 giờ) hoặc ngoài giờ hành chính.
III. Ví dụ cụ thể
Ví dụ 1: Ứng tuyển vị trí Nhân viên Marketing
Tiêu đề:
Ứng tuyển Nhân viên Marketing – Nguyễn Văn A
Nội dung:
“`
Kính gửi Anh/Chị [Tên người nhận],
Tôi viết email này để bày tỏ sự quan tâm đến vị trí Nhân viên Marketing tại [Tên công ty], được đăng tải trên [Nguồn thông tin]. Với 3 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực digital marketing, tôi tin rằng mình có thể đóng góp vào sự phát triển của các chiến dịch marketing của công ty.
Trong quá trình làm việc tại [Tên công ty cũ], tôi đã xây dựng và triển khai thành công nhiều chiến dịch quảng cáo trên Facebook và Google Ads, giúp tăng 20% doanh thu và 15% lượng truy cập website. Tôi cũng có kinh nghiệm trong việc quản lý các kênh social media, tạo nội dung hấp dẫn và tương tác với khách hàng.
Tôi rất ấn tượng với chiến dịch [Tên chiến dịch] của [Tên công ty] và tin rằng với kinh nghiệm của mình, tôi có thể đóng góp vào sự thành công của các chiến dịch tương tự.
CV của tôi được đính kèm trong email này. Rất mong nhận được phản hồi từ Anh/Chị.
Trân trọng,
Nguyễn Văn A
[Số điện thoại]
[Địa chỉ email]
“`
Ví dụ 2: Ứng tuyển vị trí Lập trình viên
Tiêu đề:
Nguyễn Thị B – Ứng viên Lập trình viên tiềm năng
Nội dung:
“`
Kính gửi Phòng Nhân sự,
Tôi là Nguyễn Thị B, và tôi rất quan tâm đến vị trí Lập trình viên tại [Tên công ty]. Tôi có 2 năm kinh nghiệm trong việc phát triển ứng dụng web bằng ngôn ngữ Python và framework Django.
Tôi đã tham gia vào dự án [Tên dự án] tại [Tên công ty cũ], nơi tôi chịu trách nhiệm xây dựng API và tích hợp với các hệ thống khác. Tôi có kỹ năng làm việc nhóm tốt và luôn sẵn sàng học hỏi những công nghệ mới.
Tôi tin rằng với kinh nghiệm và kỹ năng của mình, tôi sẽ là một thành viên đóng góp tích cực vào đội ngũ phát triển của [Tên công ty].
Xin vui lòng xem CV đính kèm để biết thêm chi tiết. Tôi có thể liên hệ qua số điện thoại [Số điện thoại] hoặc email [Địa chỉ email].
Trân trọng cảm ơn,
Nguyễn Thị B
“`
IV. Những điều cần tránh:
Lỗi chính tả, ngữ pháp:
Kiểm tra kỹ email trước khi gửi.
Sử dụng địa chỉ email không chuyên nghiệp:
Nên sử dụng địa chỉ email có dạng `ten.ho@gmail.com` hoặc email công ty (nếu có).
Gửi email cho quá nhiều người cùng lúc (CC/BCC):
Điều này có thể bị coi là spam.
Yêu cầu mức lương quá cao hoặc quá thấp:
Nên nghiên cứu mức lương trung bình cho vị trí tương tự trước khi đưa ra yêu cầu.
Phàn nàn về công ty cũ hoặc đồng nghiệp cũ:
Điều này thể hiện sự thiếu chuyên nghiệp.
Gửi email quá dài dòng, lan man:
Tập trung vào những thông tin quan trọng nhất.
Không đính kèm CV/resume (nếu được yêu cầu).
Không trả lời email phản hồi của nhà tuyển dụng:
Thể hiện sự thiếu tôn trọng.
V. Lời khuyên bổ sung:
Theo dõi (follow-up):
Nếu sau 1-2 tuần bạn vẫn chưa nhận được phản hồi, hãy gửi một email ngắn gọn để hỏi thăm về tình trạng hồ sơ của bạn.
Luyện tập:
Viết nhiều email xin việc khác nhau để cải thiện kỹ năng viết của bạn.
Xin ý kiến:
Nhờ bạn bè, người thân hoặc người có kinh nghiệm xem và góp ý cho email của bạn.
Hy vọng những hướng dẫn chi tiết này sẽ giúp bạn viết được email xin việc ngắn gọn, hiệu quả và tăng cơ hội được mời phỏng vấn! Chúc bạn thành công!
http://c3thachban.edu.vn/index.php?language=vi&nv=statistics&nvvithemever=t&nv_redirect=aHR0cHM6Ly9jYXJlZXJidWlsZGluZy5uZXQvY2FyZWVyLWJ1aWxkZXIv