Cẩm nang tuyển dụng Career Building chào đón quý cô chú anh chị đang làm việc tại TP.HCM cùng đến với cẩm nang tuyển dụng và hướng dẫn tìm việc làm phù hợp của chúng tôi, Việc cập nhật JD (Job Description – Mô tả công việc) định kỳ là một việc làm quan trọng để đảm bảo rằng bạn thu hút đúng ứng viên, đặt ra kỳ vọng rõ ràng và quản lý hiệu suất hiệu quả. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết để giúp bạn cập nhật JD định kỳ một cách hiệu quả:
I. TẠI SAO CẦN CẬP NHẬT JD ĐỊNH KỲ?
Phản ánh sự thay đổi của công việc:
Công việc không ngừng phát triển. Cập nhật JD giúp phản ánh đúng những thay đổi về trách nhiệm, kỹ năng cần thiết và mục tiêu.
Thu hút đúng ứng viên:
JD chính xác sẽ thu hút những ứng viên có kỹ năng và kinh nghiệm phù hợp, tiết kiệm thời gian và chi phí tuyển dụng.
Đặt kỳ vọng rõ ràng:
JD rõ ràng giúp nhân viên hiểu rõ vai trò, trách nhiệm và những gì được mong đợi, từ đó nâng cao hiệu suất làm việc.
Đánh giá hiệu suất công bằng:
JD là cơ sở để đánh giá hiệu suất làm việc một cách khách quan và công bằng.
Tuân thủ pháp luật:
Đảm bảo JD tuân thủ các quy định pháp luật về lao động, tránh các tranh chấp không đáng có.
II. THỜI ĐIỂM NÀO CẦN CẬP NHẬT JD?
Định kỳ:
Ít nhất mỗi năm một lần.
Khi có sự thay đổi lớn trong công việc:
Thay đổi về quy trình, công nghệ, sản phẩm, dịch vụ, cơ cấu tổ chức…
Khi tuyển dụng vị trí mới:
Đảm bảo JD phản ánh đúng yêu cầu của vị trí.
Khi có phản hồi từ nhân viên:
Lắng nghe ý kiến của nhân viên về JD để điều chỉnh phù hợp.
Khi có thay đổi về pháp luật lao động.
III. CÁC BƯỚC CẬP NHẬT JD CHI TIẾT
1. Thu thập thông tin:
Phỏng vấn người quản lý trực tiếp:
Hỏi về những thay đổi trong công việc, kỹ năng cần thiết, mục tiêu và trách nhiệm.
Phỏng vấn nhân viên đang thực hiện công việc:
Lắng nghe ý kiến của họ về những khó khăn, thách thức và những gì họ nghĩ cần được thay đổi trong JD.
Xem xét kết quả đánh giá hiệu suất:
Tìm kiếm những điểm mạnh, điểm yếu và những lĩnh vực cần cải thiện.
Nghiên cứu thị trường:
Tìm hiểu về các xu hướng trong ngành, các yêu cầu kỹ năng mới và mức lương trung bình cho vị trí tương tự.
Xem lại JD hiện tại:
Xác định những phần cần được cập nhật, chỉnh sửa hoặc loại bỏ.
2. Xây dựng bản nháp JD mới:
Tiêu đề công việc:
Chọn tiêu đề công việc chính xác, hấp dẫn và dễ hiểu.
Tóm tắt công việc:
Viết một đoạn tóm tắt ngắn gọn, súc tích về mục đích của công việc, trách nhiệm chính và giá trị mà công việc mang lại cho tổ chức.
Trách nhiệm chính:
Liệt kê chi tiết các trách nhiệm chính của công việc, sử dụng động từ mạnh để mô tả hành động (ví dụ: “phân tích”, “thiết kế”, “quản lý”, “phát triển”…).
Kỹ năng và kinh nghiệm cần thiết:
Xác định rõ các kỹ năng cứng (hard skills) và kỹ năng mềm (soft skills) cần thiết cho công việc, cùng với số năm kinh nghiệm yêu cầu.
Trình độ học vấn và chứng chỉ:
Nêu rõ yêu cầu về trình độ học vấn (ví dụ: Cử nhân, Thạc sĩ) và các chứng chỉ liên quan (nếu có).
Báo cáo cho:
Cho biết vị trí mà nhân viên sẽ báo cáo trực tiếp.
Mối quan hệ công việc:
Mô tả các mối quan hệ công việc quan trọng trong và ngoài tổ chức.
Điều kiện làm việc:
Mô tả môi trường làm việc, địa điểm làm việc, thời gian làm việc và các yêu cầu đặc biệt khác (ví dụ: đi công tác, làm thêm giờ).
Phúc lợi:
Liệt kê các phúc lợi mà nhân viên sẽ được hưởng (ví dụ: bảo hiểm, lương thưởng, phụ cấp…).
Mục tiêu công việc:
Đặt ra các mục tiêu cụ thể, có thể đo lường, có thể đạt được, liên quan và có thời hạn (SMART goals).
3. Xem xét và chỉnh sửa:
Gửi bản nháp cho người quản lý trực tiếp và nhân viên:
Thu thập phản hồi của họ về tính chính xác, đầy đủ và rõ ràng.
Chỉnh sửa dựa trên phản hồi:
Điều chỉnh JD để đảm bảo nó phản ánh đúng yêu cầu công việc và đáp ứng mong đợi của các bên liên quan.
Kiểm tra ngữ pháp và chính tả:
Đảm bảo JD không có lỗi chính tả hoặc ngữ pháp.
Đảm bảo tính nhất quán:
Sử dụng ngôn ngữ nhất quán và phong cách viết chuyên nghiệp.
4. Phê duyệt và ban hành:
Trình JD đã chỉnh sửa cho người có thẩm quyền phê duyệt:
Đảm bảo JD được phê duyệt trước khi sử dụng.
Lưu trữ JD đã phê duyệt:
Lưu trữ JD ở nơi dễ dàng truy cập và sử dụng khi cần thiết.
Thông báo cho nhân viên:
Thông báo cho nhân viên về JD mới và giải thích bất kỳ thay đổi nào.
5. Theo dõi và đánh giá:
Theo dõi hiệu quả của JD:
Xem xét liệu JD có thu hút đúng ứng viên và giúp nhân viên thực hiện công việc hiệu quả hay không.
Đánh giá định kỳ:
Đánh giá JD định kỳ để đảm bảo nó vẫn phù hợp và đáp ứng nhu cầu của tổ chức.
IV. MỘT SỐ LƯU Ý QUAN TRỌNG
Sử dụng ngôn ngữ rõ ràng và dễ hiểu:
Tránh sử dụng thuật ngữ chuyên môn quá nhiều hoặc ngôn ngữ mơ hồ.
Tập trung vào kết quả:
Mô tả công việc theo kết quả mong muốn thay vì chỉ liệt kê các hoạt động.
Đảm bảo tính công bằng:
Tránh phân biệt đối xử dựa trên giới tính, chủng tộc, tôn giáo hoặc bất kỳ yếu tố nào khác.
Thường xuyên cập nhật:
Đừng bỏ qua việc cập nhật JD định kỳ để đảm bảo nó luôn phản ánh đúng yêu cầu công việc.
VÍ DỤ VỀ CÁCH CẬP NHẬT MỘT PHẦN CỦA JD:
Trước đây:
Trách nhiệm:
Quản lý các tài khoản mạng xã hội của công ty.
Cập nhật:
Trách nhiệm:
Phát triển và thực hiện chiến lược nội dung cho các kênh mạng xã hội của công ty (Facebook, Instagram, LinkedIn).
Tạo nội dung hấp dẫn, sáng tạo và phù hợp với từng kênh (bài viết, hình ảnh, video).
Quản lý lịch đăng bài và tương tác với người theo dõi.
Theo dõi và phân tích hiệu quả các chiến dịch trên mạng xã hội.
Nghiên cứu và áp dụng các xu hướng mới trong lĩnh vực truyền thông mạng xã hội.
Lưu ý:
Ví dụ trên đã cụ thể hóa các trách nhiệm và thêm các yếu tố mới như phát triển chiến lược, tạo nội dung đa dạng và phân tích hiệu quả.
Hy vọng hướng dẫn chi tiết này sẽ giúp bạn cập nhật JD định kỳ một cách hiệu quả. Chúc bạn thành công!