Để chấm dứt tình trạng “gửi đi không hồi đáp”, bạn cần xem xét và giải quyết vấn đề từ nhiều góc độ khác nhau, bao gồm cả phía người gửi và người nhận. Dưới đây là chi tiết các bước và yếu tố cần xem xét:
I. Xác định Nguyên Nhân Gốc Rễ:
Trước khi thực hiện bất kỳ hành động nào, hãy cố gắng tìm ra nguyên nhân chính xác khiến tin nhắn/email/yêu cầu của bạn không được hồi đáp. Có thể có nhiều lý do, ví dụ:
Người Nhận Bận Rộn:
Đây là lý do phổ biến nhất. Người nhận có thể đang có quá nhiều việc phải làm, quá nhiều email phải xử lý, hoặc đơn giản là không có thời gian để trả lời ngay lập tức.
Tin Nhắn Bị Bỏ Qua:
Tin nhắn của bạn có thể bị lạc trong hộp thư đến, bị coi là spam, hoặc đơn giản là bị bỏ qua do tiêu đề không hấp dẫn.
Không Rõ Ràng/Khó Hiểu:
Yêu cầu của bạn có thể không rõ ràng, quá dài dòng, hoặc khó hiểu, khiến người nhận không biết phải trả lời như thế nào.
Thiếu Thông Tin Quan Trọng:
Có thể bạn đã quên cung cấp thông tin cần thiết để người nhận có thể trả lời đầy đủ.
Sai Địa Chỉ Liên Lạc:
Bạn có thể đã gửi tin nhắn đến sai địa chỉ email hoặc số điện thoại.
Vấn Đề Kỹ Thuật:
Có thể có vấn đề kỹ thuật với hệ thống email hoặc tin nhắn của người nhận.
Mất Kết Nối:
Người nhận có thể không còn quan tâm đến bạn hoặc không còn muốn duy trì liên lạc.
Không Có Giá Trị:
Nội dung tin nhắn không mang lại giá trị hoặc lợi ích gì cho người nhận.
Thiếu Sự Cá Nhân Hóa:
Tin nhắn có thể trông như một tin nhắn hàng loạt và thiếu sự cá nhân hóa, khiến người nhận không cảm thấy cần phải trả lời.
Thời Điểm Không Phù Hợp:
Bạn có thể đã gửi tin nhắn vào thời điểm không phù hợp, ví dụ như ngoài giờ làm việc hoặc trong kỳ nghỉ lễ.
II. Cải Thiện Tin Nhắn/Email/Yêu Cầu:
Sau khi xác định được nguyên nhân có thể, hãy tập trung vào việc cải thiện cách bạn giao tiếp:
Tiêu Đề Hấp Dẫn:
Viết tiêu đề email ngắn gọn, rõ ràng và hấp dẫn để thu hút sự chú ý của người nhận. Tiêu đề nên tóm tắt nội dung chính của email và gợi ý lợi ích cho người đọc.
Nội Dung Ngắn Gọn và Rõ Ràng:
Trình bày thông tin một cách ngắn gọn, súc tích và dễ hiểu. Sử dụng gạch đầu dòng hoặc đánh số để làm nổi bật các điểm chính.
Yêu Cầu Cụ Thể:
Nêu rõ yêu cầu của bạn một cách cụ thể và dễ thực hiện. Tránh những yêu cầu mơ hồ hoặc quá phức tạp.
Cung Cấp Đầy Đủ Thông Tin:
Đảm bảo bạn cung cấp đầy đủ thông tin cần thiết để người nhận có thể trả lời đầy đủ và chính xác.
Lời Kêu Gọi Hành Động (Call to Action):
Kết thúc tin nhắn bằng một lời kêu gọi hành động rõ ràng, cho người nhận biết bạn muốn họ làm gì tiếp theo (ví dụ: “Vui lòng phản hồi trước ngày…”).
Cá Nhân Hóa Tin Nhắn:
Sử dụng tên của người nhận và đề cập đến những thông tin cụ thể liên quan đến họ hoặc công việc của họ. Điều này cho thấy bạn đã dành thời gian để tìm hiểu về họ và tin nhắn của bạn không phải là một tin nhắn hàng loạt.
Kiểm Tra Lỗi Chính Tả và Ngữ Pháp:
Đảm bảo tin nhắn của bạn không có lỗi chính tả hoặc ngữ pháp. Điều này thể hiện sự chuyên nghiệp và tôn trọng người nhận.
III. Lựa Chọn Kênh Liên Lạc Phù Hợp:
Ưu Tiên:
Xác định mức độ ưu tiên của yêu cầu của bạn. Nếu là một vấn đề khẩn cấp, hãy cân nhắc gọi điện thoại thay vì gửi email.
Sở Thích:
Tìm hiểu xem người nhận thích giao tiếp qua kênh nào (email, điện thoại, tin nhắn, mạng xã hội, v.v.) và sử dụng kênh đó.
Mục Đích:
Chọn kênh liên lạc phù hợp với mục đích của bạn. Ví dụ: email thường phù hợp cho những yêu cầu chi tiết, trong khi điện thoại phù hợp cho những cuộc thảo luận nhanh chóng.
IV. Thời Điểm Gửi Tin Nhắn:
Giờ Làm Việc:
Tránh gửi tin nhắn vào ngoài giờ làm việc hoặc vào cuối tuần, trừ khi đó là một vấn đề khẩn cấp.
Ngày Trong Tuần:
Nghiên cứu cho thấy một số ngày trong tuần có tỷ lệ phản hồi email cao hơn những ngày khác (ví dụ: thứ Ba, thứ Tư, thứ Năm).
Thời Gian Cụ Thể:
Tránh gửi tin nhắn vào những thời điểm mà người nhận có thể đang bận rộn (ví dụ: giờ ăn trưa, giờ họp).
V. Theo Dõi (Follow-Up):
Thời Gian Chờ Đợi Hợp Lý:
Chờ đợi một khoảng thời gian hợp lý trước khi theo dõi (ví dụ: 2-3 ngày làm việc).
Nhắc Nhở Lịch Sự:
Khi theo dõi, hãy nhắc nhở người nhận về tin nhắn trước đó của bạn một cách lịch sự và tóm tắt lại yêu cầu của bạn.
Thay Đổi Kênh Liên Lạc:
Nếu bạn vẫn không nhận được phản hồi sau khi theo dõi qua email, hãy thử liên hệ qua điện thoại hoặc một kênh khác.
Tránh Quấy Rầy:
Không nên theo dõi quá thường xuyên hoặc một cách quá khích, vì điều này có thể khiến người nhận cảm thấy khó chịu.
VI. Xem Xét Mối Quan Hệ:
Mức Độ Thân Thiết:
Cách bạn tiếp cận người nhận nên phù hợp với mức độ thân thiết của mối quan hệ của bạn với họ.
Lịch Sử Giao Tiếp:
Xem xét lịch sử giao tiếp của bạn với người nhận. Nếu bạn đã từng có những trải nghiệm tiêu cực trong quá khứ, có thể cần phải điều chỉnh cách tiếp cận của bạn.
VII. Tự Đánh Giá:
Khách Quan:
Đánh giá khách quan cách bạn giao tiếp. Bạn có thể nhờ người khác đọc và đánh giá tin nhắn/email của bạn để nhận được phản hồi trung thực.
Học Hỏi và Cải Thiện:
Luôn tìm cách học hỏi và cải thiện kỹ năng giao tiếp của bạn.
VIII. Chấp Nhận Thực Tế:
Không Phải Lúc Nào Cũng Nhận Được Phản Hồi:
Đôi khi, bạn có thể không nhận được phản hồi, bất kể bạn đã cố gắng như thế nào. Điều quan trọng là phải chấp nhận thực tế này và không nên quá bận tâm.
Chuyển Sang Phương Án Khác:
Nếu bạn không nhận được phản hồi sau nhiều lần cố gắng, hãy cân nhắc chuyển sang một phương án khác để giải quyết vấn đề của bạn.
Ví dụ cụ thể:
Giả sử bạn gửi email xin việc nhưng không nhận được phản hồi.
1. Nguyên nhân có thể:
CV/Cover letter chưa đủ ấn tượng, công ty đã tuyển đủ người, email bị trôi.
2. Cải thiện:
Xem lại CV, Cover Letter, nhờ người khác góp ý.
Đảm bảo tiêu đề email rõ ràng: “Ứng tuyển vị trí [Tên vị trí] – [Tên của bạn]”.
Nội dung ngắn gọn, nêu bật kỹ năng phù hợp.
3. Theo dõi:
Sau 1 tuần, gửi email theo dõi lịch sự, nhắc lại sự quan tâm đến vị trí.
Tóm lại:
Chấm dứt tình trạng “gửi đi không hồi đáp” đòi hỏi sự kiên nhẫn, tỉ mỉ và khả năng tự đánh giá. Bằng cách áp dụng những lời khuyên trên, bạn có thể cải thiện đáng kể tỷ lệ phản hồi của mình và xây dựng các mối quan hệ tốt đẹp hơn. Chúc bạn thành công!
http://lynx.lib.usm.edu/login?url=https://careerbuilding.net/career-builder/