Career building TPHCM xin kính chào quý cô chú anh chị đang làm việc tại Hồ Chí Minh đến với cẩm nang tuyển dụng của chúng tôi, Chinh phục inbox HR bằng email ứng tuyển đỉnh cao đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng và một chút nghệ thuật. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết, đi sâu vào từng yếu tố để giúp bạn tạo ra email nổi bật:
I. Chuẩn Bị Trước Khi Viết Email:
Nghiên cứu kỹ lưỡng:
Công ty:
Tìm hiểu về lịch sử, văn hóa, giá trị cốt lõi, sản phẩm/dịch vụ, tin tức gần đây của công ty. Trang web công ty, LinkedIn, Glassdoor, báo chí chuyên ngành là những nguồn thông tin quý giá.
Vị trí ứng tuyển:
Đọc kỹ mô tả công việc (JD) để hiểu rõ yêu cầu về kỹ năng, kinh nghiệm, trách nhiệm và mục tiêu của vị trí. Tìm kiếm thông tin về vị trí tương tự trên LinkedIn hoặc Glassdoor để có cái nhìn sâu sắc hơn.
Người liên hệ (nếu có):
Tìm thông tin về người phụ trách tuyển dụng (HR Manager, Talent Acquisition Specialist) trên LinkedIn. Nếu không tìm thấy, hãy thử gọi điện thoại đến công ty để hỏi thông tin.
Xác định điểm mạnh và sự phù hợp:
Phân tích kỹ năng và kinh nghiệm:
So sánh kỹ năng, kinh nghiệm và thành tích của bạn với yêu cầu của công việc. Xác định những điểm mạnh nổi bật nhất.
Chuẩn bị ví dụ cụ thể:
Chuẩn bị những ví dụ cụ thể, định lượng (nếu có thể) để chứng minh những điểm mạnh của bạn. Ví dụ: “Trong vai trò quản lý dự án, tôi đã giảm 15% chi phí dự án bằng cách tối ưu hóa quy trình làm việc.”
Xác định động lực:
Suy nghĩ về lý do bạn muốn làm việc tại công ty này và vị trí này. Động lực chân thành sẽ giúp email của bạn trở nên thuyết phục hơn.
Chuẩn bị CV và Cover Letter (thư xin việc) chất lượng:
CV:
Cập nhật CV của bạn với thông tin mới nhất, trình bày rõ ràng, dễ đọc và tập trung vào những kinh nghiệm liên quan đến vị trí ứng tuyển.
Cover Letter:
Viết cover letter riêng cho từng vị trí, không sử dụng mẫu chung. Cover letter cần thể hiện sự hiểu biết của bạn về công ty và vị trí, cũng như lý do bạn là ứng viên phù hợp.
II. Cấu Trúc Email Ứng Tuyển Hoàn Hảo:
1. Tiêu Đề Email (Subject Line):
Quan trọng nhất:
Tiêu đề là yếu tố quyết định việc email của bạn có được mở hay không.
Ngắn gọn, rõ ràng, thu hút:
`Ứng tuyển vị trí [Tên vị trí] – [Họ và tên]` (Ví dụ: Ứng tuyển vị trí Chuyên viên Marketing – Nguyễn Văn A)
`[Họ và tên] – Ứng tuyển [Tên vị trí] – [Số năm kinh nghiệm] năm kinh nghiệm` (Ví dụ: Nguyễn Văn A – Ứng tuyển Chuyên viên Marketing – 3 năm kinh nghiệm)
`Ứng viên tiềm năng cho vị trí [Tên vị trí] – [Điểm mạnh nổi bật]` (Ví dụ: Ứng viên tiềm năng cho vị trí Chuyên viên Marketing – Kinh nghiệm xây dựng thương hiệu)
Tránh những tiêu đề chung chung:
“Ứng tuyển”, “CV”, “Hồ sơ ứng tuyển”.
Nếu có mã số tham khảo (Reference code):
Thêm mã số này vào tiêu đề.
2. Lời Chào (Salutation):
Cá nhân hóa:
Nếu biết tên người nhận (HR Manager, Talent Acquisition Specialist), hãy sử dụng “Kính gửi anh/chị [Tên người nhận]”.
Nếu không biết tên:
Sử dụng “Kính gửi Phòng Nhân sự” hoặc “Kính gửi Bộ phận Tuyển dụng”.
Tránh sử dụng:
“Gửi tới người có trách nhiệm” (To Whom It May Concern).
3. Mở Đầu (Introduction):
Ngắn gọn, trực tiếp:
Nêu rõ vị trí bạn ứng tuyển và nguồn thông tin về vị trí đó (ví dụ: website công ty, LinkedIn, trang web tuyển dụng).
Gây ấn tượng:
Nhấn mạnh sự phù hợp:
Nêu một hoặc hai điểm mạnh nổi bật của bạn liên quan đến vị trí ứng tuyển.
Thể hiện sự quan tâm:
Cho thấy bạn đã tìm hiểu về công ty và vị trí.
Sử dụng một câu dẫn ấn tượng (tùy chọn):
Ví dụ: “Với kinh nghiệm 5 năm trong lĩnh vực Digital Marketing và niềm đam mê với ngành công nghiệp [ngành công nghiệp của công ty], tôi tin rằng mình có thể đóng góp vào sự phát triển của [tên công ty].”
Ví dụ:
“Tôi viết email này để ứng tuyển vào vị trí Chuyên viên Marketing được đăng tải trên website công ty. Với kinh nghiệm 3 năm trong việc xây dựng và triển khai các chiến dịch marketing hiệu quả, tôi tin rằng mình có thể đáp ứng tốt các yêu cầu của vị trí.”
“Tôi rất ấn tượng với những thành công gần đây của [tên công ty] trong lĩnh vực [lĩnh vực hoạt động của công ty]. Tôi viết email này để bày tỏ sự quan tâm đến vị trí Chuyên viên Marketing và tin rằng kinh nghiệm của tôi trong việc phân tích thị trường và phát triển sản phẩm mới sẽ là một lợi thế cho công ty.”
4. Thân Bài (Body):
Tập trung vào giá trị bạn mang lại:
Không chỉ liệt kê kinh nghiệm, hãy giải thích cách bạn có thể giải quyết vấn đề và đóng góp vào thành công của công ty.
Liên kết kinh nghiệm với yêu cầu công việc:
Sử dụng những từ khóa và cụm từ trong JD để thể hiện sự phù hợp của bạn.
Sử dụng ví dụ cụ thể:
Chứng minh những điểm mạnh của bạn bằng những ví dụ cụ thể, định lượng (nếu có thể).
Ngắn gọn, súc tích:
Tránh viết quá dài dòng. Tập trung vào những thông tin quan trọng nhất.
Chia thành các đoạn văn ngắn:
Giúp người đọc dễ dàng theo dõi thông tin.
Ví dụ:
“Trong vai trò Chuyên viên Marketing tại [tên công ty cũ], tôi đã chịu trách nhiệm xây dựng và triển khai các chiến dịch marketing trên mạng xã hội, giúp tăng 20% lượng truy cập website và 15% doanh số bán hàng. Tôi có kinh nghiệm sử dụng thành thạo các công cụ marketing như Google Analytics, Facebook Ads Manager, và HubSpot.”
“Tôi đặc biệt quan tâm đến việc [mô tả một nhiệm vụ cụ thể trong JD] và tin rằng kinh nghiệm của tôi trong việc [mô tả kinh nghiệm liên quan] sẽ giúp tôi hoàn thành tốt nhiệm vụ này. Cụ thể, tôi đã [mô tả một dự án hoặc thành tích cụ thể liên quan].”
“Tôi nhận thấy [tên công ty] đang tập trung vào [mục tiêu hoặc chiến lược của công ty]. Tôi tin rằng kinh nghiệm của tôi trong việc [mô tả kinh nghiệm liên quan] sẽ giúp công ty đạt được mục tiêu này.”
5. Lời Kêu Gọi Hành Động (Call to Action):
Thể hiện sự mong muốn được phỏng vấn:
“Tôi rất mong muốn có cơ hội được thảo luận chi tiết hơn về kinh nghiệm và kỹ năng của mình trong một buổi phỏng vấn.”
“Tôi tin rằng mình sẽ là một thành viên đóng góp tích cực cho đội ngũ [tên bộ phận/phòng ban]. Rất mong nhận được phản hồi từ anh/chị.”
Cho biết bạn sẵn sàng cung cấp thêm thông tin:
“Tôi sẵn sàng cung cấp thêm thông tin hoặc tài liệu tham khảo theo yêu cầu.”
Đề xuất thời gian phỏng vấn (tùy chọn):
“Tôi có thể tham gia phỏng vấn vào bất kỳ thời gian nào trong tuần tới.”
6. Lời Cảm Ơn (Gratitude):
Thể hiện sự biết ơn:
“Cảm ơn anh/chị đã dành thời gian xem xét hồ sơ của tôi.”
“Xin chân thành cảm ơn sự quan tâm của anh/chị.”
7. Lời Chào Kết (Closing):
Trân trọng,
Kính thư,
Thân ái,
8. Chữ Ký (Signature):
Đầy đủ thông tin:
Họ và tên
Số điện thoại
Địa chỉ email
LinkedIn profile (nếu có)
Website/Portfolio (nếu có)
III. Mẹo Viết Email Ứng Tuyển Thuyết Phục:
Ngôn ngữ:
Chuyên nghiệp, lịch sự:
Sử dụng ngôn ngữ trang trọng, tránh sử dụng tiếng lóng, từ ngữ viết tắt không phổ biến.
Tích cực, tự tin:
Thể hiện sự nhiệt tình, đam mê và tin tưởng vào khả năng của bản thân.
Rõ ràng, mạch lạc:
Sử dụng câu văn ngắn gọn, dễ hiểu. Tránh viết câu quá dài hoặc phức tạp.
Định dạng:
Dễ đọc:
Sử dụng font chữ dễ đọc (ví dụ: Arial, Calibri, Times New Roman), cỡ chữ vừa phải (11-12pt).
Căn chỉnh hợp lý:
Căn chỉnh văn bản thẳng lề trái.
Sử dụng dấu đầu dòng (bullet points) hoặc số thứ tự (numbering) để liệt kê thông tin.
Kiểm tra kỹ lưỡng:
Chính tả và ngữ pháp:
Sử dụng công cụ kiểm tra chính tả và ngữ pháp hoặc nhờ người khác đọc lại email của bạn.
Định dạng:
Đảm bảo email hiển thị đúng trên các thiết bị khác nhau (máy tính, điện thoại).
Tập tin đính kèm:
Đảm bảo CV và cover letter được đính kèm đúng cách và có định dạng phù hợp (PDF).
Gửi thử:
Gửi email thử cho chính mình để kiểm tra xem email có hiển thị đúng không trước khi gửi cho nhà tuyển dụng.
Theo dõi (Follow-up):
Nếu bạn không nhận được phản hồi sau một tuần, hãy gửi một email theo dõi ngắn gọn để thể hiện sự quan tâm của bạn.
IV. Ví dụ Mẫu Email Ứng Tuyển:
Tiêu đề:
Ứng tuyển vị trí Chuyên viên Marketing – Nguyễn Văn A – Kinh nghiệm xây dựng thương hiệu
Kính gửi anh/chị [Tên người nhận (nếu biết)],
Tôi viết email này để ứng tuyển vào vị trí Chuyên viên Marketing được đăng tải trên website [tên công ty]. Với kinh nghiệm 5 năm trong việc xây dựng và phát triển thương hiệu cho các sản phẩm tiêu dùng, tôi tin rằng mình có thể đóng góp vào sự phát triển của thương hiệu [tên công ty].
Trong vai trò Quản lý Thương hiệu tại [tên công ty cũ], tôi đã chịu trách nhiệm xây dựng chiến lược thương hiệu cho sản phẩm mới, giúp tăng 30% độ nhận diện thương hiệu và 20% doanh số bán hàng trong năm đầu tiên. Tôi có kinh nghiệm làm việc với các agency quảng cáo, tổ chức sự kiện và quản lý ngân sách marketing.
Tôi đặc biệt quan tâm đến việc xây dựng cộng đồng khách hàng trung thành và tin rằng kinh nghiệm của tôi trong việc triển khai các chương trình loyalty và chăm sóc khách hàng sẽ giúp tôi hoàn thành tốt nhiệm vụ này. Cụ thể, tôi đã xây dựng một chương trình loyalty cho sản phẩm [tên sản phẩm] giúp tăng 15% tỷ lệ khách hàng quay lại mua hàng.
Tôi rất mong muốn có cơ hội được thảo luận chi tiết hơn về kinh nghiệm và kỹ năng của mình trong một buổi phỏng vấn. Tôi đã đính kèm CV và cover letter để anh/chị tham khảo.
Cảm ơn anh/chị đã dành thời gian xem xét hồ sơ của tôi.
Trân trọng,
Nguyễn Văn A
Điện thoại: 090xxxxxxx
Email: [email protected]
LinkedIn: [link LinkedIn profile]
V. Những Sai Lầm Cần Tránh:
Gửi email hàng loạt (mass email):
Nhà tuyển dụng có thể nhận ra ngay lập tức.
Không cá nhân hóa email:
Sử dụng mẫu email chung chung mà không chỉnh sửa cho phù hợp với từng công ty và vị trí.
Sai sót chính tả và ngữ pháp:
Gây ấn tượng xấu về sự chuyên nghiệp của bạn.
Email quá dài hoặc khó đọc:
Khiến nhà tuyển dụng mất kiên nhẫn.
Yêu cầu quá nhiều:
Đòi hỏi mức lương hoặc quyền lợi quá cao khi chưa được phỏng vấn.
Thiếu lịch sự hoặc quá suồng sã:
Sử dụng ngôn ngữ không phù hợp.
Không theo dõi:
Bỏ lỡ cơ hội thể hiện sự quan tâm của bạn.
Lời khuyên cuối cùng:
Hãy đặt mình vào vị trí của nhà tuyển dụng và suy nghĩ xem bạn muốn nhận được một email ứng tuyển như thế nào. Chúc bạn thành công!
https://sproxy.dongguk.edu/_Lib_Proxy_Url/https://careerbuilding.net/career-builder/