Cẩm nang tuyển dụng Career Building chào đón quý cô chú anh chị đang làm việc tại TP.HCM cùng đến với cẩm nang tuyển dụng và hướng dẫn tìm việc làm phù hợp của chúng tôi, Để giúp bạn chuẩn bị sẵn sàng các thủ tục giấy tờ cần thiết cho nhân viên mới một cách chi tiết, tôi sẽ chia hướng dẫn này thành các phần nhỏ, bao gồm danh sách giấy tờ cần thiết, hướng dẫn thu thập thông tin, quy trình kiểm tra và lưu trữ, cùng với một số lưu ý quan trọng khác.
I. Danh sách giấy tờ cần thiết cho nhân viên mới:
Đây là danh sách tổng quát các giấy tờ mà bạn có thể cần. Tùy thuộc vào quy mô công ty, ngành nghề và chính sách nhân sự cụ thể, bạn có thể điều chỉnh danh sách này cho phù hợp.
Hồ sơ cá nhân:
Đơn xin việc (nếu chưa nộp trước đó)
Sơ yếu lý lịch có xác nhận của địa phương (thường có thời hạn 6 tháng)
Bản sao công chứng CCCD/CMND và Sổ hộ khẩu/Giấy xác nhận thông tin cư trú
Bản sao công chứng các văn bằng, chứng chỉ liên quan đến trình độ học vấn và kỹ năng (ví dụ: bằng tốt nghiệp, chứng chỉ ngoại ngữ, tin học,…)
Giấy khám sức khỏe (thường có thời hạn 6 tháng)
Ảnh chân dung (thường là 3×4 hoặc 4×6, số lượng tùy theo yêu cầu)
Giấy tờ liên quan đến bảo hiểm và thuế:
Tờ khai thông tin cá nhân để đăng ký mã số thuế thu nhập cá nhân (nếu nhân viên chưa có)
Bản sao sổ bảo hiểm xã hội (nếu đã tham gia trước đó)
Các giấy tờ chứng minh người phụ thuộc (nếu có, để giảm trừ gia cảnh khi tính thuế TNCN)
Hợp đồng lao động và các thỏa thuận khác:
Hợp đồng lao động (do công ty soạn thảo, có đầy đủ thông tin về quyền lợi, nghĩa vụ, thời gian làm việc, lương thưởng,…)
Thỏa thuận bảo mật thông tin (NDA – Non-Disclosure Agreement, nếu cần thiết)
Thỏa thuận không cạnh tranh (Non-Compete Agreement, nếu cần thiết)
Các quy định, quy chế của công ty (ví dụ: quy chế lương thưởng, quy định về bảo mật,…)
Thông tin ngân hàng:
Thông tin tài khoản ngân hàng (tên ngân hàng, chi nhánh, số tài khoản) để nhận lương
II. Hướng dẫn thu thập thông tin và giấy tờ:
1. Gửi thông báo trước:
Trước khi nhân viên mới đến nhận việc, hãy gửi email hoặc gọi điện thông báo trước về những giấy tờ cần chuẩn bị.
Đính kèm danh sách giấy tờ chi tiết và hướng dẫn cụ thể (ví dụ: cần bản sao công chứng, cần ảnh cỡ nào,…).
Nêu rõ thời hạn nộp giấy tờ để nhân viên chủ động chuẩn bị.
2. Ngày đầu tiên đi làm:
Chào đón nhân viên mới và giới thiệu về quy trình nhận việc.
Yêu cầu nhân viên nộp các giấy tờ đã chuẩn bị.
Cung cấp các biểu mẫu cần điền (ví dụ: tờ khai thông tin cá nhân, mẫu đăng ký thông tin ngân hàng,…).
Hướng dẫn nhân viên điền đầy đủ và chính xác các thông tin.
Giải đáp các thắc mắc của nhân viên về các thủ tục giấy tờ.
3. Kiểm tra tính đầy đủ và hợp lệ:
Sau khi nhận giấy tờ, kiểm tra kỹ lưỡng xem đã đầy đủ và hợp lệ hay chưa.
Đối chiếu thông tin trên các giấy tờ để đảm bảo tính nhất quán.
Nếu phát hiện thiếu sót hoặc sai sót, yêu cầu nhân viên bổ sung hoặc sửa chữa kịp thời.
4. Số hóa giấy tờ (tùy chọn):
Để tiện cho việc quản lý và lưu trữ, bạn có thể số hóa các giấy tờ bằng cách scan hoặc chụp ảnh.
Đặt tên file rõ ràng và dễ tìm kiếm (ví dụ: “HoTen_SoCCCD_SoYeuLyLich.pdf”).
III. Quy trình kiểm tra và lưu trữ:
1. Kiểm tra tính xác thực:
Đối với một số giấy tờ quan trọng (ví dụ: bằng cấp, chứng chỉ), bạn có thể liên hệ với cơ quan cấp để xác minh tính xác thực.
2. Phân loại và sắp xếp:
Phân loại giấy tờ theo từng nhóm (ví dụ: hồ sơ cá nhân, giấy tờ bảo hiểm, hợp đồng lao động,…)
Sắp xếp giấy tờ theo thứ tự thời gian hoặc theo một tiêu chí nhất định để dễ dàng tìm kiếm khi cần.
3. Lưu trữ:
Lưu trữ bản cứng:
Sử dụng bìa hồ sơ riêng cho từng nhân viên.
Ghi rõ họ tên, mã nhân viên và các thông tin liên quan trên bìa hồ sơ.
Sắp xếp các bìa hồ sơ theo thứ tự bảng chữ cái hoặc theo mã nhân viên.
Đặt các bìa hồ sơ vào tủ hoặc kệ đựng hồ sơ, đảm bảo nơi lưu trữ khô ráo, thoáng mát và an toàn.
Lưu trữ bản mềm:
Tạo thư mục riêng cho từng nhân viên trên máy tính hoặc trên hệ thống quản lý nhân sự (HRM).
Đặt tên thư mục theo họ tên hoặc mã nhân viên.
Lưu trữ các file đã số hóa vào thư mục tương ứng.
Đảm bảo hệ thống lưu trữ được bảo mật và sao lưu thường xuyên.
4. Cập nhật và quản lý:
Thường xuyên kiểm tra và cập nhật thông tin trong hồ sơ nhân viên (ví dụ: khi có thay đổi về địa chỉ, số điện thoại, thông tin người thân,…).
Khi nhân viên nghỉ việc, cần có quy trình bàn giao và lưu trữ hồ sơ riêng.
IV. Lưu ý quan trọng:
Tuân thủ luật pháp:
Đảm bảo rằng tất cả các thủ tục giấy tờ đều tuân thủ các quy định của pháp luật lao động và các văn bản pháp lý liên quan.
Đặc biệt, cần chú ý đến các quy định về bảo vệ dữ liệu cá nhân (ví dụ: GDPR, Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân của Việt Nam).
Bảo mật thông tin:
Đảm bảo rằng thông tin cá nhân của nhân viên được bảo mật tuyệt đối.
Chỉ những người có thẩm quyền mới được phép truy cập và xử lý thông tin này.
Thiết lập các biện pháp bảo mật vật lý và kỹ thuật để ngăn chặn truy cập trái phép.
Tính minh bạch:
Thông báo rõ ràng cho nhân viên về mục đích sử dụng và thời gian lưu trữ thông tin cá nhân của họ.
Cung cấp cho nhân viên quyền truy cập, chỉnh sửa và xóa thông tin cá nhân của họ (trong phạm vi pháp luật cho phép).
Sử dụng phần mềm quản lý nhân sự (HRM):
Nếu có điều kiện, hãy sử dụng phần mềm HRM để tự động hóa các quy trình quản lý hồ sơ nhân viên.
Phần mềm HRM có thể giúp bạn tiết kiệm thời gian, giảm thiểu sai sót và nâng cao hiệu quả quản lý.
Liên tục cải tiến:
Thường xuyên xem xét và cải tiến quy trình chuẩn bị giấy tờ cho nhân viên mới để đảm bảo tính hiệu quả và phù hợp với thực tế.
Lắng nghe phản hồi từ nhân viên và các bộ phận liên quan để có những điều chỉnh phù hợp.
V. Mẫu biểu và tài liệu tham khảo:
Bạn có thể tìm kiếm trên mạng các mẫu biểu và tài liệu tham khảo liên quan đến thủ tục giấy tờ cho nhân viên mới, ví dụ:
Mẫu sơ yếu lý lịch
Mẫu đơn xin việc
Mẫu hợp đồng lao động
Mẫu thỏa thuận bảo mật thông tin
Mẫu tờ khai đăng ký mã số thuế TNCN
Lưu ý:
Hãy điều chỉnh các mẫu này cho phù hợp với đặc thù của công ty bạn.
Hy vọng hướng dẫn chi tiết này sẽ giúp bạn chuẩn bị sẵn sàng các thủ tục giấy tờ cần thiết cho nhân viên mới một cách hiệu quả. Nếu bạn có bất kỳ câu hỏi nào, đừng ngần ngại hỏi nhé!