Cẩm nang tuyển dụng Career Building chào đón quý cô chú anh chị đang làm việc tại TP.HCM cùng đến với cẩm nang tuyển dụng và hướng dẫn tìm việc làm phù hợp của chúng tôi, Dưới đây là hướng dẫn chi tiết về quy trình pre-boarding, giúp bạn chuẩn bị tốt nhất cho nhân viên mới trước ngày làm việc đầu tiên, tạo ấn tượng tốt và giúp họ hòa nhập nhanh chóng:
I. Mục tiêu của Pre-boarding
Giảm bớt lo lắng:
Giúp nhân viên mới cảm thấy thoải mái và tự tin trước khi bắt đầu công việc.
Tăng cường sự gắn kết:
Tạo dựng mối liên hệ giữa nhân viên và công ty ngay từ đầu.
Nâng cao hiệu quả làm việc:
Trang bị cho nhân viên những thông tin và công cụ cần thiết để bắt đầu công việc một cách suôn sẻ.
Xây dựng thương hiệu nhà tuyển dụng:
Thể hiện sự chuyên nghiệp và quan tâm của công ty đến nhân viên.
II. Giai đoạn và Hoạt động chi tiết
Giai đoạn 1: Ngay sau khi Chấp nhận lời mời làm việc
Bước 1: Gửi thư chào mừng chính thức (Welcome Email/Letter)
Nội dung:
Lời chúc mừng và chào đón nhân viên mới gia nhập công ty.
Tóm tắt thông tin quan trọng: Vị trí công việc, ngày bắt đầu, giờ giấc, địa điểm làm việc.
Thông tin liên hệ của người quản lý trực tiếp hoặc bộ phận nhân sự (HR).
Nhấn mạnh văn hóa và giá trị của công ty.
Bày tỏ sự mong đợi và tin tưởng vào sự đóng góp của nhân viên.
(Tùy chọn) Một đoạn giới thiệu ngắn về công ty và đội ngũ.
Hình thức:
Trang trọng, thân thiện, mang tính cá nhân hóa.
Bước 2: Gửi tài liệu cần thiết (Digital Package)
Các tài liệu có thể bao gồm:
Hướng dẫn thủ tục hành chính:
Hướng dẫn về việc hoàn thiện hồ sơ nhân sự, các giấy tờ cần mang theo trong ngày đầu tiên.
Chính sách và quy định của công ty:
Quy tắc ứng xử, nội quy lao động, chính sách bảo mật thông tin, v.v.
Thông tin về công ty:
Lịch sử hình thành, tầm nhìn, sứ mệnh, giá trị cốt lõi, cơ cấu tổ chức.
Giới thiệu về đội ngũ:
Thông tin về các thành viên trong nhóm làm việc, sơ đồ tổ chức.
Các biểu mẫu cần thiết:
(Nếu có) Biểu mẫu đăng ký thông tin cá nhân, thông tin tài khoản ngân hàng, v.v.
(Tùy chọn) Tài liệu đào tạo cơ bản:
Các tài liệu giới thiệu về sản phẩm, dịch vụ của công ty.
Hình thức:
Gửi qua email, tải lên nền tảng trực tuyến (nếu có). Đảm bảo tài liệu dễ đọc, dễ hiểu.
Bước 3: Giới thiệu về đồng nghiệp (Introduction)
Cách thực hiện:
Gửi email giới thiệu nhân viên mới đến các thành viên trong nhóm và các bộ phận liên quan.
Chia sẻ thông tin cơ bản về nhân viên mới: Kinh nghiệm làm việc, sở thích cá nhân (nếu được phép).
Khuyến khích mọi người chào đón và hỗ trợ nhân viên mới.
Mục đích:
Giúp nhân viên mới làm quen với đồng nghiệp trước khi bắt đầu công việc.
Giai đoạn 2: Tuần/Ngày trước khi Bắt đầu
Bước 4: Liên lạc thường xuyên (Regular Communication)
Cách thực hiện:
Gửi email hoặc gọi điện thoại để hỏi thăm nhân viên mới.
Trả lời các câu hỏi và giải đáp thắc mắc của nhân viên.
Cung cấp thông tin cập nhật về công ty (nếu có).
Mục đích:
Thể hiện sự quan tâm và sẵn sàng hỗ trợ nhân viên mới.
Bước 5: Chuẩn bị cơ sở vật chất (Logistics)
Kiểm tra và chuẩn bị:
Bàn làm việc, máy tính, điện thoại, và các thiết bị cần thiết khác.
Tài khoản email, phần mềm, và các công cụ làm việc.
Thẻ nhân viên, văn phòng phẩm.
Thông báo cho các bộ phận liên quan:
IT, hành chính, bảo vệ, v.v.
Bước 6: Gửi lời nhắc nhở (Reminder)
Nội dung:
Nhắc lại thông tin về ngày bắt đầu, giờ giấc, địa điểm làm việc.
Hướng dẫn về trang phục (dress code), nếu có.
Thông tin về bãi đậu xe (nếu cần).
Lịch trình sơ bộ cho ngày đầu tiên.
Thông tin liên hệ của người hỗ trợ trong ngày đầu tiên.
Thời điểm:
1-2 ngày trước khi bắt đầu.
Giai đoạn 3: Ngày đầu tiên
Bước 7: Chào đón nồng nhiệt (Warm Welcome)
Cách thực hiện:
Đón tiếp nhân viên mới tại quầy lễ tân hoặc khu vực tiếp đón.
Giới thiệu nhân viên mới với các thành viên trong nhóm.
Dành thời gian trò chuyện và làm quen với nhân viên mới.
Mục đích:
Tạo ấn tượng tốt và giúp nhân viên mới cảm thấy thoải mái.
Bước 8: Hướng dẫn và giới thiệu (Orientation)
Nội dung:
Giới thiệu về công ty, văn hóa, và các quy trình làm việc.
Hướng dẫn về các tiện ích và dịch vụ của công ty (ví dụ: phòng ăn, phòng gym, v.v.).
Giới thiệu về các phòng ban và các thành viên chủ chốt.
Hướng dẫn sử dụng các công cụ và phần mềm làm việc.
Người thực hiện:
Quản lý trực tiếp, HR, hoặc người được chỉ định.
Bước 9: Đặt mục tiêu và kỳ vọng (Expectations)
Thảo luận về:
Mô tả công việc chi tiết.
Mục tiêu và chỉ tiêu công việc.
Kỳ vọng của công ty đối với nhân viên.
Lộ trình phát triển nghề nghiệp.
Mục đích:
Giúp nhân viên hiểu rõ về vai trò của mình và những gì cần đạt được.
Bước 10: Theo dõi và hỗ trợ (Follow-up)
Cách thực hiện:
Thường xuyên hỏi thăm và hỗ trợ nhân viên mới trong những tuần đầu tiên.
Tổ chức các buổi gặp mặt định kỳ để đánh giá tiến độ và giải quyết các vấn đề phát sinh.
Thu thập phản hồi từ nhân viên mới để cải thiện quy trình pre-boarding.
Mục đích:
Đảm bảo nhân viên mới hòa nhập thành công và đạt được hiệu quả làm việc tốt nhất.
III. Lưu ý quan trọng
Cá nhân hóa:
Điều chỉnh quy trình pre-boarding cho phù hợp với từng vị trí công việc và từng cá nhân.
Sử dụng công nghệ:
Tận dụng các công cụ và nền tảng trực tuyến để tự động hóa và tối ưu hóa quy trình.
Thu thập phản hồi:
Thường xuyên thu thập phản hồi từ nhân viên mới để cải thiện quy trình.
Linh hoạt:
Sẵn sàng điều chỉnh quy trình khi cần thiết để đáp ứng nhu cầu thay đổi của công ty và nhân viên.
Văn hóa doanh nghiệp:
Pre-boarding là cơ hội tuyệt vời để truyền tải và củng cố văn hóa doanh nghiệp.
Đo lường hiệu quả:
Theo dõi các chỉ số như tỷ lệ giữ chân nhân viên, thời gian hòa nhập, và mức độ hài lòng của nhân viên để đánh giá hiệu quả của quy trình pre-boarding.
IV. Ví dụ về lịch trình Pre-boarding (tham khảo)
Sau khi chấp nhận lời mời (Ngay lập tức):
Gửi thư chào mừng.
Gửi tài liệu cần thiết.
2 tuần trước ngày bắt đầu:
Giới thiệu về đồng nghiệp qua email.
Gửi email hỏi thăm.
1 tuần trước ngày bắt đầu:
Xác nhận lại các thông tin quan trọng.
Gửi lời nhắc nhở.
1 ngày trước ngày bắt đầu:
(Tùy chọn) Gọi điện thoại để chào hỏi.
Ngày đầu tiên:
Chào đón nồng nhiệt.
Hướng dẫn và giới thiệu.
Đặt mục tiêu và kỳ vọng.
Tuần đầu tiên:
Theo dõi và hỗ trợ thường xuyên.
Lên lịch gặp mặt đánh giá.
Chúc bạn xây dựng được một quy trình pre-boarding hiệu quả và thành công!