Cẩm nang tuyển dụng Career Building chào đón quý cô chú anh chị đang làm việc tại TP.HCM cùng đến với cẩm nang tuyển dụng và hướng dẫn tìm việc làm phù hợp của chúng tôi, Dưới đây là một mô tả chi tiết về vai trò Chuyên viên Đặt lịch hẹn, bao gồm các khía cạnh khác nhau của công việc:
Mô tả công việc: Chuyên viên Đặt lịch hẹn
1. Mục tiêu chung:
Chuyên viên Đặt lịch hẹn là người chịu trách nhiệm liên hệ với khách hàng tiềm năng hoặc khách hàng hiện tại để giới thiệu sản phẩm/dịch vụ, xác định nhu cầu của họ và đặt lịch hẹn cho các chuyên viên tư vấn, bán hàng hoặc kỹ thuật. Mục tiêu chính là tạo ra các cơ hội kinh doanh chất lượng và tối ưu hóa lịch trình làm việc của đội ngũ bán hàng/tư vấn.
2. Nhiệm vụ và trách nhiệm chính:
Liên hệ khách hàng:
Thực hiện các cuộc gọi đi (outbound calls) đến khách hàng tiềm năng từ danh sách có sẵn hoặc tự tìm kiếm.
Tiếp nhận và xử lý các cuộc gọi đến (inbound calls) từ khách hàng quan tâm đến sản phẩm/dịch vụ.
Sử dụng các kênh giao tiếp khác như email, tin nhắn, mạng xã hội để tiếp cận khách hàng.
Giới thiệu và tư vấn:
Giới thiệu về sản phẩm/dịch vụ của công ty một cách rõ ràng, hấp dẫn và chuyên nghiệp.
Trả lời các câu hỏi của khách hàng về sản phẩm/dịch vụ, giá cả, chính sách,…
Xác định nhu cầu và mối quan tâm của khách hàng để đưa ra các giải pháp phù hợp.
Đặt lịch hẹn:
Sắp xếp lịch hẹn giữa khách hàng và các chuyên viên tư vấn/bán hàng/kỹ thuật.
Xác nhận lịch hẹn với khách hàng và gửi thông tin chi tiết về thời gian, địa điểm, người liên hệ.
Điều chỉnh lịch hẹn khi cần thiết để đáp ứng yêu cầu của khách hàng và chuyên viên.
Quản lý dữ liệu:
Cập nhật thông tin khách hàng vào hệ thống quản lý (CRM) một cách chính xác và đầy đủ.
Ghi lại kết quả của các cuộc gọi/liên hệ, bao gồm thông tin về nhu cầu, phản hồi và trạng thái của khách hàng.
Báo cáo về số lượng cuộc gọi, số lượng lịch hẹn đã đặt và các chỉ số hiệu suất khác.
Phối hợp và hỗ trợ:
Phối hợp với đội ngũ bán hàng/tư vấn để đảm bảo lịch trình làm việc hiệu quả.
Cung cấp thông tin chi tiết về khách hàng cho các chuyên viên trước khi diễn ra cuộc hẹn.
Hỗ trợ các hoạt động marketing và bán hàng khác khi được yêu cầu.
Cải thiện kỹ năng:
Tham gia các khóa đào tạo về sản phẩm, kỹ năng giao tiếp, kỹ năng bán hàng,…
Cập nhật kiến thức về thị trường, đối thủ cạnh tranh và các xu hướng mới.
Tìm kiếm và áp dụng các phương pháp mới để nâng cao hiệu quả công việc.
3. Yêu cầu về kỹ năng và kinh nghiệm:
Kỹ năng:
Kỹ năng giao tiếp xuất sắc (qua điện thoại, email, trực tiếp).
Kỹ năng lắng nghe và thấu hiểu nhu cầu của khách hàng.
Kỹ năng thuyết phục và đàm phán.
Kỹ năng quản lý thời gian và tổ chức công việc.
Kỹ năng sử dụng máy tính và các phần mềm văn phòng (Microsoft Office, Google Workspace).
Ưu tiên: Kỹ năng sử dụng CRM (Salesforce, HubSpot, Zoho CRM,…)
Kinh nghiệm:
Ưu tiên ứng viên có kinh nghiệm trong lĩnh vực đặt lịch hẹn, telesales, chăm sóc khách hàng hoặc các công việc liên quan đến giao tiếp với khách hàng.
Không yêu cầu kinh nghiệm nếu ứng viên có khả năng giao tiếp tốt và sẵn sàng học hỏi.
Yêu cầu khác:
Giọng nói rõ ràng, dễ nghe.
Nhiệt tình, kiên nhẫn và có trách nhiệm trong công việc.
Khả năng làm việc độc lập và làm việc nhóm tốt.
Chịu được áp lực công việc và có khả năng đạt được các chỉ tiêu được giao.
4. Các chỉ số đánh giá hiệu suất (KPIs):
Số lượng cuộc gọi thực hiện mỗi ngày/tuần/tháng.
Tỷ lệ chuyển đổi cuộc gọi thành lịch hẹn.
Số lượng lịch hẹn được đặt mỗi ngày/tuần/tháng.
Tỷ lệ khách hàng đến tham dự lịch hẹn.
Đánh giá của khách hàng về chất lượng dịch vụ.
Mức độ tuân thủ quy trình làm việc.
5. Báo cáo:
Báo cáo trực tiếp cho Trưởng nhóm hoặc Quản lý bộ phận.
Cung cấp báo cáo định kỳ về kết quả công việc và các vấn đề phát sinh.
6. Quyền lợi:
Mức lương cạnh tranh, thưởng theo hiệu suất.
Các chế độ bảo hiểm theo quy định của pháp luật.
Cơ hội đào tạo và phát triển nghề nghiệp.
Môi trường làm việc năng động, chuyên nghiệp.
Lời khuyên:
Khi đăng tuyển, hãy điều chỉnh mô tả công việc này sao cho phù hợp với đặc thù của công ty bạn và các yêu cầu cụ thể của vị trí. Ví dụ:
Nếu công ty bạn có một hệ thống CRM cụ thể, hãy đề cập đến nó trong phần yêu cầu kỹ năng.
Nếu có các chỉ tiêu KPIs cụ thể, hãy nêu rõ trong phần chỉ số đánh giá hiệu suất.
Nếu có các yêu cầu đặc biệt về kinh nghiệm hoặc kiến thức chuyên môn, hãy bổ sung vào phần yêu cầu.
Chúc bạn tìm được ứng viên phù hợp!