Có sẵn ngân sách dự phòng cho các hoạt động tuyển dụng khẩn cấp – Careerbuilding

Cẩm nang tuyển dụng Career Building chào đón quý cô chú anh chị đang làm việc tại TP.HCM cùng đến với cẩm nang tuyển dụng và hướng dẫn tìm việc làm phù hợp của chúng tôi, Việc có sẵn ngân sách dự phòng cho các hoạt động tuyển dụng khẩn cấp là một bước chuẩn bị thông minh. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết để bạn xây dựng và quản lý ngân sách này một cách hiệu quả:

HƯỚNG DẪN CHI TIẾT XÂY DỰNG VÀ QUẢN LÝ NGÂN SÁCH DỰ PHÒNG TUYỂN DỤNG KHẨN CẤP

I. TẠI SAO CẦN CÓ NGÂN SÁCH DỰ PHÒNG TUYỂN DỤNG KHẨN CẤP?

Ứng phó nhanh chóng với nhu cầu đột xuất:

Nhân viên nghỉ việc bất ngờ, dự án mới cần người ngay, hoặc tăng trưởng nóng… đều đòi hỏi tuyển dụng nhanh chóng. Ngân sách dự phòng giúp bạn không bị chậm trễ vì quy trình duyệt ngân sách phức tạp.

Giảm thiểu gián đoạn hoạt động:

Việc thiếu nhân sự có thể gây ảnh hưởng nghiêm trọng đến năng suất và hiệu quả công việc. Tuyển dụng kịp thời nhờ ngân sách dự phòng sẽ giúp duy trì hoạt động ổn định.

Thu hút ứng viên chất lượng:

Tuyển dụng khẩn cấp thường đòi hỏi sự linh hoạt trong việc chi trả để thu hút ứng viên giỏi. Ngân sách dự phòng cho phép bạn đưa ra các đề nghị hấp dẫn hơn.

Tiết kiệm chi phí dài hạn:

Tuyển dụng chậm trễ có thể dẫn đến chi phí phát sinh do làm thêm giờ, mất cơ hội kinh doanh, hoặc giảm chất lượng sản phẩm/dịch vụ. Đầu tư vào ngân sách dự phòng là một cách tiết kiệm chi phí dài hạn.

II. XÁC ĐỊNH KHOẢN MỤC CHI PHÍ CẦN DỰ TRÙ:

1. Chi phí quảng cáo tuyển dụng:

Đăng tin trên các kênh trả phí:

Các trang web tuyển dụng chuyên nghiệp (VietnamWorks, TopCV, CareerBuilder…), mạng xã hội (LinkedIn, Facebook), báo chí…

Quảng cáo có trả tiền (PPC):

Google Ads, quảng cáo trên mạng xã hội.

Sử dụng dịch vụ của các headhunter/agency tuyển dụng:

Chi phí hoa hồng thường dao động từ 15-30% lương năm của ứng viên.

2. Chi phí sàng lọc và đánh giá ứng viên:

Sử dụng các công cụ sàng lọc hồ sơ tự động:

Các phần mềm ATS (Applicant Tracking System).

Kiểm tra kỹ năng (skills assessment):

Bài test chuyên môn, bài kiểm tra IQ/EQ…

Phỏng vấn chuyên sâu:

Chi phí đi lại, ăn ở cho ứng viên (nếu cần).

3. Chi phí thuê ngoài các dịch vụ hỗ trợ tuyển dụng:

Kiểm tra lý lịch ứng viên (background check).

Tổ chức sự kiện tuyển dụng (job fair).

Thuê phòng phỏng vấn (nếu không đủ phòng tại văn phòng).

4. Chi phí cho các hoạt động tuyển dụng nội bộ:

Tiền thưởng giới thiệu (referral bonus) cho nhân viên giới thiệu ứng viên.

Chi phí làm thêm giờ cho bộ phận nhân sự/tuyển dụng.

5. Chi phí phát sinh khác:

Chi phí pháp lý (nếu cần thuê luật sư tư vấn về hợp đồng lao động).

Chi phí đào tạo hội nhập (onboarding) khẩn cấp.

III. XÁC ĐỊNH MỨC NGÂN SÁCH DỰ PHÒNG PHÙ HỢP:

1. Phân tích dữ liệu lịch sử:

Xem xét số lượng và tần suất các đợt tuyển dụng khẩn cấp trong quá khứ.
Tính toán chi phí trung bình cho mỗi đợt tuyển dụng khẩn cấp.

2. Dự báo nhu cầu tuyển dụng trong tương lai:

Xem xét kế hoạch kinh doanh của công ty, các dự án mới, và tỷ lệ nghỉ việc dự kiến.
Xác định các vị trí có khả năng cần tuyển dụng khẩn cấp cao nhất.

3. Xác định mức độ rủi ro chấp nhận được:

Công ty sẵn sàng chi bao nhiêu để đảm bảo hoạt động không bị gián đoạn?
Ưu tiên những vị trí nào cần được lấp đầy nhanh chóng?

4. Xây dựng các kịch bản khác nhau:

Kịch bản tốt:

Số lượng tuyển dụng khẩn cấp ít hơn dự kiến.

Kịch bản trung bình:

Số lượng tuyển dụng khẩn cấp đúng như dự kiến.

Kịch bản xấu:

Số lượng tuyển dụng khẩn cấp vượt quá dự kiến.

5. Thiết lập một con số cụ thể:

Dựa trên các phân tích trên, xác định một con số cụ thể cho ngân sách dự phòng.
Mức ngân sách này nên đủ lớn để đáp ứng nhu cầu tuyển dụng khẩn cấp, nhưng cũng không nên quá lớn để tránh lãng phí.

Ví dụ:

Công ty có 100 nhân viên, tỷ lệ nghỉ việc trung bình là 10%/năm.
Trong quá khứ, mỗi đợt tuyển dụng khẩn cấp tốn khoảng 50 triệu đồng.
Dự kiến năm tới sẽ có khoảng 10 nhân viên nghỉ việc (10% x 100).
Công ty quyết định dành ra ngân sách dự phòng là 200 triệu đồng (đủ để chi trả cho 4 đợt tuyển dụng khẩn cấp).

IV. THỦ TỤC SỬ DỤNG NGÂN SÁCH DỰ PHÒNG:

1. Xây dựng quy trình phê duyệt:

Ai có quyền yêu cầu sử dụng ngân sách dự phòng?
Ai có quyền phê duyệt yêu cầu?
Cần những giấy tờ gì để chứng minh tính khẩn cấp của việc tuyển dụng?

2. Thiết lập các tiêu chí đánh giá tính khẩn cấp:

Vị trí cần tuyển dụng có ảnh hưởng trực tiếp đến doanh thu của công ty không?
Việc thiếu nhân sự có gây ra rủi ro về an toàn, chất lượng, hoặc pháp lý không?
Có giải pháp thay thế nào khác không (ví dụ: điều chuyển nhân sự, thuê ngoài)?

3. Chuẩn bị sẵn các mẫu giấy tờ cần thiết:

Mẫu yêu cầu sử dụng ngân sách dự phòng.
Mẫu phê duyệt sử dụng ngân sách dự phòng.
Mẫu báo cáo chi tiêu ngân sách dự phòng.

V. QUẢN LÝ VÀ KIỂM SOÁT NGÂN SÁCH DỰ PHÒNG:

1. Theo dõi chi tiêu:

Ghi chép đầy đủ các khoản chi tiêu từ ngân sách dự phòng.
So sánh chi tiêu thực tế với kế hoạch ban đầu.

2. Đánh giá hiệu quả:

Đánh giá xem ngân sách dự phòng có giúp công ty tuyển dụng nhanh chóng và hiệu quả hơn không?
Thu thập phản hồi từ các bộ phận liên quan về quy trình sử dụng ngân sách dự phòng.

3. Điều chỉnh ngân sách:

Dựa trên kết quả theo dõi và đánh giá, điều chỉnh ngân sách dự phòng cho phù hợp với tình hình thực tế.
Xem xét lại các khoản mục chi phí và mức ngân sách cho từng khoản mục.

VI. LƯU Ý QUAN TRỌNG:

Tính minh bạch:

Đảm bảo tất cả các hoạt động liên quan đến ngân sách dự phòng đều được thực hiện một cách minh bạch và công khai.

Tuân thủ quy trình:

Tuân thủ nghiêm ngặt quy trình sử dụng ngân sách dự phòng đã được thiết lập.

Ưu tiên hiệu quả:

Luôn tìm kiếm các giải pháp tuyển dụng hiệu quả và tiết kiệm chi phí nhất.

Đào tạo:

Đào tạo cho nhân viên liên quan về quy trình sử dụng ngân sách dự phòng.

Xem xét định kỳ:

Ngân sách dự phòng nên được xem xét và điều chỉnh định kỳ (ví dụ: hàng năm) để đảm bảo phù hợp với tình hình thực tế.

VII. VÍ DỤ VỀ BẢNG NGÂN SÁCH DỰ PHÒNG TUYỂN DỤNG KHẨN CẤP:

Tổng Cộng

55,000,000

| |

Lưu ý:

Bảng này chỉ là một ví dụ. Bạn cần điều chỉnh các khoản mục và mức chi phí cho phù hợp với nhu cầu và tình hình thực tế của công ty bạn.

Hy vọng hướng dẫn này sẽ giúp bạn xây dựng và quản lý ngân sách dự phòng tuyển dụng khẩn cấp một cách hiệu quả! Chúc bạn thành công!