Cẩm nang tuyển dụng Career Building chào đón quý cô chú anh chị đang làm việc tại TP.HCM cùng đến với cẩm nang tuyển dụng và hướng dẫn tìm việc làm phù hợp của chúng tôi, Dưới đây là hướng dẫn chi tiết để bạn xây dựng một bộ tài liệu Chào mừng Nhân viên mới (Welcome Kit) súc tích, hiệu quả, cùng với các ví dụ và gợi ý để bạn tùy chỉnh cho phù hợp với công ty của mình:
I. Mục Tiêu của Welcome Kit:
Tạo ấn tượng ban đầu tích cực:
Thể hiện sự chào đón, quan tâm và chuyên nghiệp của công ty.
Giúp nhân viên mới hòa nhập nhanh chóng:
Cung cấp thông tin cần thiết để họ cảm thấy tự tin và làm quen với môi trường làm việc.
Truyền tải văn hóa và giá trị cốt lõi của công ty:
Giúp nhân viên mới hiểu rõ hơn về tầm nhìn, sứ mệnh và cách công ty hoạt động.
Tiết kiệm thời gian và công sức:
Giảm bớt gánh nặng cho bộ phận HR và người quản lý trong việc giải đáp các câu hỏi thường gặp.
II. Nội Dung Của Welcome Kit:
Một Welcome Kit hiệu quả nên bao gồm các phần sau:
1. Thư Chào Mừng (Welcome Letter):
Người gửi:
CEO, Giám đốc hoặc Trưởng bộ phận trực tiếp của nhân viên mới.
Nội dung:
Bày tỏ sự vui mừng khi nhân viên mới gia nhập công ty.
Nhấn mạnh giá trị và tiềm năng của nhân viên mới đối với công ty.
Tóm tắt về văn hóa và giá trị cốt lõi của công ty.
Thông tin liên hệ của người hỗ trợ (mentor, đồng nghiệp).
Lời chúc thành công.
Ví dụ:
“`
[Tên Công Ty], [Ngày]
[Tên Nhân Viên Mới],
Chào mừng bạn đến với [Tên Công Ty]!
Chúng tôi vô cùng vui mừng khi bạn gia nhập đội ngũ của chúng tôi. Chúng tôi tin rằng với kinh nghiệm và kỹ năng của bạn, bạn sẽ đóng góp quan trọng vào sự phát triển của công ty.
Tại [Tên Công Ty], chúng tôi coi trọng sự sáng tạo, tinh thần đồng đội và không ngừng học hỏi. Chúng tôi mong muốn tạo ra một môi trường làm việc nơi mọi người đều có thể phát triển bản thân và đạt được thành công.
Trong quá trình làm quen với công việc, [Tên Người Hỗ Trợ] sẽ là người đồng hành và hỗ trợ bạn. Đừng ngần ngại liên hệ với [Tên Người Hỗ Trợ] nếu bạn có bất kỳ câu hỏi nào.
Chúc bạn có một khởi đầu tốt đẹp và đạt được nhiều thành công tại [Tên Công Ty]!
Trân trọng,
[Tên Người Gửi]
[Chức Danh]
“`
2. Thông Tin Về Công Ty:
Giới thiệu tổng quan:
Lịch sử hình thành và phát triển.
Tầm nhìn, sứ mệnh, giá trị cốt lõi.
Sản phẩm/dịch vụ chính.
Thành tựu nổi bật.
Cơ cấu tổ chức:
Sơ đồ tổ chức (đơn giản, dễ hiểu).
Thông tin liên hệ của các bộ phận chính.
Văn hóa công ty:
Các hoạt động văn hóa, sự kiện nội bộ.
Quy tắc ứng xử, giao tiếp.
Các kênh truyền thông nội bộ (email, intranet, group chat…).
Ví dụ:
Một slide tóm tắt về “Câu chuyện của chúng tôi” (Our Story) trong buổi onboarding.
Một trang giới thiệu về “Giá trị của chúng tôi” (Our Values) với các ví dụ cụ thể về hành vi thể hiện giá trị đó.
Một video ngắn giới thiệu về “Một ngày làm việc tại [Tên Công Ty]”.
3. Thông Tin Về Nhân Sự và Chính Sách:
Thông tin liên hệ:
HR, IT, quản lý trực tiếp.
Chính sách và quy định:
Nội quy lao động.
Chính sách lương thưởng, phúc lợi.
Chính sách nghỉ phép, nghỉ lễ.
Chính sách bảo mật thông tin.
Chính sách công tác.
Hướng dẫn:
Hướng dẫn chấm công, khai báo thuế.
Hướng dẫn sử dụng các phần mềm, công cụ làm việc.
Hướng dẫn đăng ký các chương trình đào tạo.
Ví dụ:
Bản sao của Hợp đồng lao động (đã ký).
Sổ tay nhân viên (Employee Handbook) bản mềm hoặc bản cứng.
Hướng dẫn chi tiết về quy trình thanh toán công tác phí.
4. Thông Tin Về Công Việc:
Mô tả công việc (Job Description):
Vai trò, trách nhiệm, nhiệm vụ cụ thể.
Mục tiêu công việc.
Các chỉ số đánh giá hiệu quả công việc (KPI).
Lộ trình phát triển:
Cơ hội thăng tiến, đào tạo.
Các kỹ năng cần thiết để phát triển trong công việc.
Giới thiệu về nhóm/phòng ban:
Thành viên trong nhóm, vai trò của từng người.
Mục tiêu của nhóm/phòng ban.
Các dự án đang triển khai.
Ví dụ:
Sơ đồ các dự án hiện tại của phòng ban và vai trò của nhân viên mới trong các dự án đó.
Danh sách các đầu mối liên hệ trong nhóm/phòng ban và lĩnh vực chuyên môn của họ.
5. Vật Phẩm Hữu Ích (Optional):
Văn phòng phẩm:
Sổ tay, bút, thước…
Đồ dùng cá nhân:
Bình nước, cốc, áo thun… (in logo công ty).
Quà tặng chào mừng:
Voucher, thẻ quà tặng…
Thông tin hữu ích về khu vực:
Bản đồ, danh sách nhà hàng, quán cà phê gần văn phòng…
Ví dụ:
Một chiếc túi tote bag có in logo công ty và thông điệp chào mừng.
Một cây bút khắc tên nhân viên mới.
Một voucher giảm giá cho quán cà phê gần văn phòng.
III. Hình Thức Trình Bày:
Súc tích, dễ hiểu:
Sử dụng ngôn ngữ đơn giản, tránh thuật ngữ chuyên môn quá nhiều.
Trực quan:
Sử dụng hình ảnh, biểu đồ, sơ đồ để minh họa.
Thiết kế chuyên nghiệp:
Sử dụng màu sắc, font chữ phù hợp với nhận diện thương hiệu của công ty.
Linh hoạt:
Có thể là bản in, bản điện tử (PDF, website) hoặc kết hợp cả hai.
IV. Các Bước Thực Hiện:
1. Xác định mục tiêu:
Xác định rõ mục tiêu của Welcome Kit là gì.
2. Thu thập thông tin:
Tập hợp tất cả các thông tin cần thiết từ các bộ phận liên quan (HR, IT, Marketing…).
3. Lên kế hoạch nội dung:
Xác định các phần cần có trong Welcome Kit.
4. Thiết kế:
Thiết kế giao diện và bố cục của Welcome Kit.
5. Soạn thảo nội dung:
Viết nội dung cho từng phần.
6. Kiểm tra và chỉnh sửa:
Kiểm tra kỹ lưỡng nội dung và hình thức trước khi in ấn hoặc phát hành.
7. Cập nhật thường xuyên:
Đảm bảo thông tin trong Welcome Kit luôn được cập nhật.
V. Mẹo và Lưu Ý:
Cá nhân hóa:
Thêm các chi tiết cá nhân để tạo cảm giác thân thiện (ví dụ: Tên nhân viên mới trên thư chào mừng).
Phản hồi:
Khuyến khích nhân viên mới đưa ra phản hồi về Welcome Kit để cải thiện.
Số hóa:
Sử dụng các công cụ số hóa để quản lý và phân phối Welcome Kit (ví dụ: phần mềm onboarding, website).
Phù hợp với văn hóa công ty:
Đảm bảo Welcome Kit phản ánh đúng văn hóa và giá trị của công ty.
Tính nhất quán:
Đảm bảo Welcome Kit được sử dụng nhất quán cho tất cả nhân viên mới.
VI. Ví Dụ Về Cấu Trúc Welcome Kit (Bản in):
1. Bìa:
Logo công ty, hình ảnh chào mừng.
2. Trang 1:
Thư chào mừng từ CEO/Giám đốc.
3. Trang 2-3:
Giới thiệu về công ty.
4. Trang 4-5:
Văn hóa công ty và giá trị cốt lõi.
5. Trang 6-7:
Cơ cấu tổ chức và thông tin liên hệ quan trọng.
6. Trang 8-9:
Chính sách nhân sự và phúc lợi.
7. Trang 10-11:
Mô tả công việc và mục tiêu.
8. Trang 12:
Thông tin về nhóm/phòng ban.
9. Phụ lục:
Danh sách kiểm tra công việc cần làm trong tuần đầu tiên.
Lưu ý:
Đây chỉ là một ví dụ, bạn có thể tùy chỉnh nội dung và hình thức trình bày sao cho phù hợp với đặc thù của công ty và vị trí công việc của nhân viên mới.
Chúc bạn thành công trong việc xây dựng một bộ Welcome Kit hiệu quả!