Career building TPHCM xin kính chào quý cô chú anh chị đang làm việc tại Hồ Chí Minh đến với cẩm nang tuyển dụng của chúng tôi, Dưới đây là hướng dẫn chi tiết về nghi thức email cho người tìm việc, được chia thành các phần rõ ràng để bạn dễ theo dõi và áp dụng:
I. Trước Khi Viết Email:
Nghiên cứu Kỹ Lưỡng:
Về công ty:
Tìm hiểu về văn hóa công ty, sản phẩm/dịch vụ, giá trị cốt lõi, tin tức gần đây. Điều này giúp bạn cá nhân hóa email và thể hiện sự quan tâm thực sự.
Về người nhận (nếu có thể):
Tìm kiếm thông tin trên LinkedIn hoặc trang web công ty. Biết chức danh, bộ phận, lĩnh vực chuyên môn của họ sẽ giúp bạn điều chỉnh giọng văn và nội dung cho phù hợp.
Về vị trí ứng tuyển:
Đọc kỹ mô tả công việc để hiểu rõ yêu cầu, trách nhiệm, kỹ năng cần thiết. Xác định những điểm mạnh của bạn phù hợp với vị trí này.
Chuẩn Bị Sẵn Tài Liệu:
CV/Resume:
Bản cập nhật mới nhất, không lỗi chính tả, trình bày chuyên nghiệp.
Thư xin việc (Cover Letter):
Được tùy chỉnh cho từng vị trí, làm nổi bật kinh nghiệm và kỹ năng liên quan.
Portfolio/Sản phẩm (nếu có):
Sẵn sàng để chia sẻ nếu được yêu cầu hoặc nếu nó giúp tăng cơ hội của bạn.
Tạo Địa Chỉ Email Chuyên Nghiệp:
Sử dụng địa chỉ email cá nhân, không dùng nickname, biệt danh hoặc địa chỉ email quá “teen”.
Ví dụ: ten.ho@gmail.com, ho.ten@yahoo.com
II. Khi Viết Email:
Chủ Đề (Subject Line):
Rõ ràng, Ngắn gọn, Liên quan:
Nêu rõ mục đích của email.
Ví dụ:
“Ứng tuyển vị trí [Tên vị trí] – [Họ và tên]”
“Thư giới thiệu – [Họ và tên] – [Vị trí quan tâm]”
“Kết nối về cơ hội việc làm trong lĩnh vực [Lĩnh vực]” (nếu là email networking)
“Hỏi về vị trí [Tên vị trí]” (nếu bạn có quen biết ai đó trong công ty)
Tránh:
Chủ đề chung chung như “Xin chào”, “Ứng tuyển”, “CV của tôi”.
Lời Chào (Salutation):
Tôn trọng và Trang trọng:
Nếu biết tên người nhận: “Kính gửi Ông/Bà [Họ người nhận],”
Nếu không biết tên: “Kính gửi Phòng Tuyển dụng,” hoặc “Kính gửi Nhà tuyển dụng,”
Trong một số trường hợp, nếu bạn biết rõ về văn hóa công ty (ví dụ, công ty startup trẻ trung), bạn có thể dùng “Chào anh/chị [Tên người nhận],”
Tránh:
“Chào bạn”, “Hi”, “To Whom It May Concern” (quá chung chung).
Nội Dung Email (Body):
Ngắn gọn, Súc tích, Tập trung:
Đoạn 1: Giới thiệu bản thân và mục đích:
Nêu rõ bạn là ai, bạn biết đến vị trí này từ đâu (ví dụ: trang web công ty, LinkedIn, người quen giới thiệu).
Nêu rõ vị trí bạn ứng tuyển hoặc lĩnh vực bạn quan tâm.
Đoạn 2: Tóm tắt kinh nghiệm và kỹ năng liên quan:
Nhấn mạnh những điểm mạnh của bạn phù hợp với yêu cầu công việc.
Đưa ra ví dụ cụ thể về thành tích bạn đã đạt được.
Thể hiện sự hiểu biết của bạn về công ty và vị trí ứng tuyển.
Đoạn 3: Thể hiện sự nhiệt tình và mong muốn:
Bày tỏ sự quan tâm đến cơ hội được đóng góp cho công ty.
Nêu rõ mong muốn được tham gia phỏng vấn để trao đổi chi tiết hơn.
Đoạn 4: Lời cảm ơn và thông tin liên hệ:
Cảm ơn người nhận đã dành thời gian xem xét.
Cung cấp thông tin liên hệ (số điện thoại, email) để họ dễ dàng liên lạc.
Ngôn ngữ:
Sử dụng ngôn ngữ trang trọng, lịch sự, chuyên nghiệp.
Tránh viết tắt, sử dụng slang, hoặc lỗi chính tả/ngữ pháp.
Sử dụng giọng văn tích cực, tự tin, nhưng không kiêu ngạo.
Định dạng:
Chia thành các đoạn văn ngắn, dễ đọc.
Sử dụng bullet points để liệt kê các kỹ năng hoặc thành tích.
Sử dụng font chữ dễ đọc (ví dụ: Arial, Times New Roman, Calibri) với kích thước phù hợp (11-12pt).
Đính Kèm (Attachments):
Đặt tên file rõ ràng:
Ví dụ: “CV_NguyenVanA.pdf”, “CoverLetter_NguyenVanA.pdf”
Kiểm tra kỹ file:
Đảm bảo không bị lỗi, virus, hoặc chứa thông tin cá nhân nhạy cảm không cần thiết.
Sử dụng định dạng PDF:
Để đảm bảo hiển thị nhất quán trên mọi thiết bị.
Nén file (nếu cần):
Nếu dung lượng quá lớn.
Lời Chào Kết (Closing):
“Trân trọng,”
“Kính thư,”
“Xin cảm ơn và chúc một ngày tốt lành,”
Chữ Ký (Signature):
Chuyên nghiệp và đầy đủ thông tin:
Họ và tên
Số điện thoại
Địa chỉ email
LinkedIn profile (nếu có)
Website/Portfolio (nếu có)
Ví dụ:
“`
Nguyễn Văn A
Điện thoại: 0901234567
Email: nguyen.van.a@gmail.com
LinkedIn: linkedin.com/in/nguyenvana
“`
III. Sau Khi Viết Email:
Kiểm Tra Kỹ Lưỡng:
Chính tả và Ngữ pháp:
Sử dụng công cụ kiểm tra chính tả hoặc nhờ người khác đọc lại.
Định dạng:
Đảm bảo email hiển thị tốt trên cả máy tính và điện thoại.
Thông tin liên hệ:
Kiểm tra xem số điện thoại và địa chỉ email có chính xác không.
File đính kèm:
Đảm bảo bạn đã đính kèm đầy đủ các file cần thiết.
Gửi Email Thử:
Gửi email cho chính bạn hoặc một người bạn để xem trước cách email hiển thị.
Thời Điểm Gửi:
Ngày làm việc (Thứ Hai – Thứ Sáu):
Tránh gửi vào cuối tuần.
Giờ hành chính:
Buổi sáng (9-11 giờ) hoặc đầu giờ chiều (1-3 giờ) thường là thời điểm tốt nhất.
Theo Dõi:
Kiên nhẫn:
Nhà tuyển dụng có thể bận rộn, đừng mong đợi phản hồi ngay lập tức.
Gửi email theo dõi (sau 1-2 tuần):
Nếu bạn không nhận được phản hồi. Nhắc lại sự quan tâm của bạn và hỏi xem họ có cần thêm thông tin gì không.
Lịch sự và Tôn trọng:
Ngay cả khi bạn không nhận được phản hồi tích cực.
IV. Các Loại Email Thường Gặp và Ví Dụ:
Email Ứng Tuyển:
“`
Chủ đề: Ứng tuyển vị trí Chuyên viên Marketing – Nguyễn Văn A
Kính gửi Phòng Tuyển dụng,
Tôi viết email này để bày tỏ sự quan tâm sâu sắc đến vị trí Chuyên viên Marketing được đăng tải trên trang web của công ty [Tên công ty]. Với [Số năm] năm kinh nghiệm trong lĩnh vực marketing và kiến thức chuyên sâu về [Liệt kê các kỹ năng/kinh nghiệm liên quan], tôi tin rằng mình có đủ năng lực để đóng góp vào sự phát triển của công ty.
Trong quá trình làm việc tại [Tên công ty cũ], tôi đã [Nêu một thành tích cụ thể, có số liệu chứng minh]. Tôi cũng có kinh nghiệm trong việc [Liệt kê các công việc/dự án đã thực hiện liên quan đến vị trí ứng tuyển]. Tôi đặc biệt ấn tượng với [Nêu một điểm bạn thích ở công ty hoặc sản phẩm/dịch vụ của công ty].
Tôi rất mong muốn được trao đổi chi tiết hơn về kinh nghiệm và kỹ năng của mình trong một buổi phỏng vấn. Tôi đã đính kèm CV và thư xin việc để quý vị tham khảo.
Xin chân thành cảm ơn quý vị đã dành thời gian xem xét.
Trân trọng,
Nguyễn Văn A
Điện thoại: 0901234567
Email: nguyen.van.a@gmail.com
LinkedIn: linkedin.com/in/nguyenvana
“`
Email Mạng Lưới (Networking):
“`
Chủ đề: Kết nối về cơ hội việc làm trong lĩnh vực Marketing
Kính gửi anh/chị [Tên người nhận],
Tôi là Nguyễn Văn A, một người có kinh nghiệm trong lĩnh vực marketing. Tôi đã theo dõi những đóng góp của anh/chị trong lĩnh vực này và rất ấn tượng với [Nêu một dự án/thành tích cụ thể của người nhận].
Hiện tại, tôi đang tìm kiếm cơ hội việc làm mới trong lĩnh vực marketing. Tôi rất mong muốn được kết nối với anh/chị để học hỏi kinh nghiệm và tìm hiểu về các cơ hội tiềm năng tại công ty [Tên công ty].
Tôi xin phép đính kèm CV của mình để anh/chị tham khảo. Rất mong nhận được phản hồi từ anh/chị.
Xin cảm ơn và chúc anh/chị một ngày tốt lành.
Trân trọng,
Nguyễn Văn A
Điện thoại: 0901234567
Email: nguyen.van.a@gmail.com
LinkedIn: linkedin.com/in/nguyenvana
“`
Email Theo Dõi (Follow-up):
“`
Chủ đề: Theo dõi ứng tuyển vị trí Chuyên viên Marketing – Nguyễn Văn A
Kính gửi Phòng Tuyển dụng,
Tôi là Nguyễn Văn A, ứng viên cho vị trí Chuyên viên Marketing mà tôi đã nộp hồ sơ vào ngày [Ngày nộp hồ sơ].
Tôi viết email này để bày tỏ sự quan tâm của mình đến vị trí này. Tôi rất mong muốn được có cơ hội đóng góp vào sự phát triển của công ty [Tên công ty].
Nếu quý vị cần thêm bất kỳ thông tin gì, xin vui lòng cho tôi biết.
Xin chân thành cảm ơn quý vị đã dành thời gian xem xét.
Trân trọng,
Nguyễn Văn A
Điện thoại: 0901234567
Email: nguyen.van.a@gmail.com
LinkedIn: linkedin.com/in/nguyenvana
“`
V. Những Điều Cần Tránh:
Lỗi Chính Tả và Ngữ Pháp:
Đây là lỗi cơ bản và gây ấn tượng xấu.
Sử Dụng Email Không Chuyên Nghiệp:
Địa chỉ email không phù hợp, font chữ khó đọc, chữ ký thiếu thông tin.
Viết Email Quá Dài:
Nhà tuyển dụng không có nhiều thời gian để đọc email dài dòng.
Gửi Email Hàng Loạt (Mass Email):
Cá nhân hóa email cho từng công ty/vị trí.
Yêu Cầu Quá Nhiều:
Đừng yêu cầu mức lương quá cao hoặc quyền lợi đặc biệt khi bạn chưa chứng minh được giá trị của mình.
Phàn Nàn về Công Việc Cũ:
Tập trung vào những điều tích cực và những gì bạn có thể mang lại cho công ty mới.
Thái Độ Tiêu Cực hoặc Kiêu Ngạo:
Thể hiện sự tự tin, nhưng không tự cao.
Không Theo Dõi:
Bỏ lỡ cơ hội nếu bạn không theo dõi sau khi nộp hồ sơ.
Lời Khuyên Quan Trọng:
Luôn Lịch Sự và Tôn Trọng:
Ngay cả khi bạn không nhận được phản hồi.
Cá Nhân Hóa Email:
Điều này thể hiện sự quan tâm và chuyên nghiệp của bạn.
Thực Hành:
Viết nhiều email khác nhau để cải thiện kỹ năng viết của bạn.
Xin Phản Hồi:
Nhờ bạn bè, người thân hoặc người có kinh nghiệm đọc và góp ý cho email của bạn.
Chúc bạn thành công trên con đường tìm kiếm việc làm!
http://www.kae.edu.ee/postlogin?continue=https://careerbuilding.net/career-builder/