Career building TPHCM xin kính chào quý cô chú anh chị đang làm việc tại Hồ Chí Minh đến với cẩm nang tuyển dụng của chúng tôi, Để giúp bạn tạo một email ứng tuyển hoàn hảo, chúng ta sẽ đi sâu vào cả nội dung và kỹ thuật, chia nhỏ thành các phần dễ thực hiện:
I. Cấu trúc email ứng tuyển hoàn hảo:
1. Dòng tiêu đề (Subject line):
2. Lời chào (Salutation):
3. Mở đầu (Introduction):
4. Thân bài (Body paragraphs):
5. Kết luận (Conclusion):
6. Chữ ký (Signature):
7. Tệp đính kèm (Attachments):
II. Chi tiết từng phần và kỹ thuật viết:
1. Dòng tiêu đề (Subject line):
Mục đích:
Thu hút sự chú ý của nhà tuyển dụng và giúp họ dễ dàng xác định nội dung email.
Nguyên tắc:
Rõ ràng và cụ thể:
Cho biết bạn đang ứng tuyển vị trí nào.
Ngắn gọn:
Dưới 10 từ là lý tưởng.
Chuyên nghiệp:
Tránh sử dụng biểu tượng cảm xúc hoặc từ ngữ không trang trọng.
Nếu có yêu cầu cụ thể:
Tuân thủ theo hướng dẫn của nhà tuyển dụng.
Ví dụ:
“Ứng tuyển vị trí Chuyên viên Marketing – [Tên của bạn]”
“Ứng viên [Tên của bạn] – Ứng tuyển vị trí Kỹ sư phần mềm”
“Application for Project Manager Role – [Your Name]”
“Referral for Sales Manager Position – [Your Name] – [Referrers Name]” (Nếu được giới thiệu)
Kỹ thuật:
Nghiên cứu kỹ mô tả công việc:
Tìm từ khóa quan trọng và sử dụng chúng trong dòng tiêu đề.
Sử dụng tên của bạn:
Giúp nhà tuyển dụng dễ dàng theo dõi hồ sơ của bạn.
Kiểm tra kỹ chính tả và ngữ pháp:
Lỗi chính tả có thể tạo ấn tượng không tốt.
2. Lời chào (Salutation):
Mục đích:
Thể hiện sự tôn trọng và chuyên nghiệp.
Nguyên tắc:
Ưu tiên sử dụng tên người nhận:
Nếu biết tên, hãy sử dụng “Kính gửi [Ông/Bà] [Tên]”.
Nếu không biết tên:
Sử dụng “Kính gửi Phòng Nhân sự” hoặc “Kính gửi Bộ phận Tuyển dụng”.
Tránh sử dụng “Gửi người có thẩm quyền”:
Cách này quá chung chung và thiếu cá nhân.
Tuyệt đối không dùng “Chào bạn”:
Trừ khi bạn đã có mối quan hệ thân thiết với người nhận.
Ví dụ:
“Kính gửi Bà Nguyễn Thị An,”
“Kính gửi Phòng Nhân sự Công ty ABC,”
Kỹ thuật:
Tìm kiếm thông tin:
Dành thời gian tìm kiếm tên người phụ trách tuyển dụng trên LinkedIn hoặc trang web công ty.
Kiểm tra kỹ chính tả:
Đảm bảo viết đúng tên người nhận.
3. Mở đầu (Introduction):
Mục đích:
Giới thiệu bản thân, nêu rõ vị trí ứng tuyển và nguồn thông tin về vị trí đó.
Nguyên tắc:
Ngắn gọn:
Không quá 3-4 câu.
Trực tiếp:
Đi thẳng vào vấn đề.
Thu hút:
Tạo ấn tượng ban đầu tốt.
Ví dụ:
“Tôi viết email này để bày tỏ sự quan tâm sâu sắc đến vị trí Chuyên viên Marketing được đăng tải trên [Nguồn thông tin].”
“Tôi là [Tên của bạn], một Kỹ sư phần mềm với [Số năm kinh nghiệm] kinh nghiệm. Tôi rất ấn tượng với những dự án mà công ty [Tên công ty] đang thực hiện và mong muốn được đóng góp vào sự phát triển của công ty.”
“Tôi được [Tên người giới thiệu] giới thiệu đến vị trí Quản lý dự án tại quý công ty. Tôi tin rằng kinh nghiệm và kỹ năng của mình phù hợp với yêu cầu của vị trí này.”
Kỹ thuật:
Nêu bật điểm mạnh:
Nhấn mạnh một kỹ năng hoặc kinh nghiệm nổi bật liên quan đến vị trí ứng tuyển.
Thể hiện sự hiểu biết về công ty:
Cho thấy bạn đã tìm hiểu về công ty và vị trí ứng tuyển.
Tạo sự kết nối:
Nếu được giới thiệu, hãy đề cập đến người giới thiệu.
4. Thân bài (Body paragraphs):
Mục đích:
Chứng minh bạn là ứng viên phù hợp nhất cho vị trí.
Nguyên tắc:
Tập trung vào yêu cầu công việc:
Phân tích kỹ mô tả công việc và tập trung vào những kỹ năng và kinh nghiệm liên quan.
Sử dụng phương pháp STAR:
Mô tả các tình huống cụ thể, nhiệm vụ bạn thực hiện, hành động bạn đã thực hiện và kết quả đạt được.
Định lượng thành tích:
Sử dụng số liệu để chứng minh thành công của bạn.
Ngắn gọn và dễ đọc:
Sử dụng các đoạn văn ngắn, gạch đầu dòng và khoảng trắng để tăng tính dễ đọc.
Thể hiện sự nhiệt tình:
Thể hiện sự quan tâm và mong muốn được làm việc tại công ty.
Ví dụ:
Đoạn 1: Kỹ năng chuyên môn:
“Trong vai trò Chuyên viên Marketing tại công ty XYZ, tôi đã chịu trách nhiệm xây dựng và triển khai các chiến dịch marketing trên mạng xã hội. Tôi đã tăng lượng tương tác trên Facebook lên 30% và số lượng người theo dõi trên Instagram lên 20% trong vòng 6 tháng.”
Đoạn 2: Kinh nghiệm làm việc:
“Tôi có kinh nghiệm 3 năm trong việc quản lý dự án phần mềm. Trong dự án [Tên dự án], tôi đã dẫn dắt một nhóm 5 người để phát triển một ứng dụng di động mới. Chúng tôi đã hoàn thành dự án đúng thời hạn và trong ngân sách, đồng thời nhận được đánh giá cao từ khách hàng.”
Đoạn 3: Sự phù hợp với công ty:
“Tôi rất ấn tượng với văn hóa làm việc năng động và sáng tạo tại công ty [Tên công ty]. Tôi tin rằng kinh nghiệm và kỹ năng của mình sẽ đóng góp vào sự thành công của công ty trong việc [Mục tiêu của công ty].”
Kỹ thuật:
Sử dụng từ khóa:
Sử dụng các từ khóa trong mô tả công việc để tăng khả năng được chú ý bởi hệ thống theo dõi ứng viên (ATS).
Tùy chỉnh nội dung:
Điều chỉnh nội dung email cho phù hợp với từng vị trí ứng tuyển.
Kiểm tra kỹ lưỡng:
Đảm bảo không có lỗi chính tả, ngữ pháp hoặc thông tin sai lệch.
5. Kết luận (Conclusion):
Mục đích:
Tóm tắt lại sự quan tâm của bạn, đề xuất các bước tiếp theo và cảm ơn nhà tuyển dụng.
Nguyên tắc:
Ngắn gọn và lịch sự:
Không quá 2-3 câu.
Chủ động:
Đề xuất một cuộc phỏng vấn.
Cảm ơn:
Thể hiện sự biết ơn vì thời gian và sự quan tâm của nhà tuyển dụng.
Ví dụ:
“Tôi rất mong có cơ hội được thảo luận chi tiết hơn về kinh nghiệm và kỹ năng của mình trong một cuộc phỏng vấn. Xin chân thành cảm ơn quý công ty đã dành thời gian xem xét hồ sơ của tôi.”
“Tôi tin rằng mình sẽ là một thành viên giá trị của đội ngũ [Tên phòng ban] tại công ty [Tên công ty]. Rất mong nhận được phản hồi từ quý vị.”
“Cảm ơn quý vị đã xem xét đơn ứng tuyển của tôi. Tôi đã đính kèm hồ sơ và thư giới thiệu để tiện cho việc xem xét. Xin vui lòng liên hệ với tôi nếu quý vị cần thêm thông tin.”
Kỹ thuật:
Cung cấp thông tin liên hệ:
Đảm bảo thông tin liên hệ của bạn chính xác và dễ tìm.
Thể hiện sự chuyên nghiệp:
Sử dụng ngôn ngữ trang trọng và lịch sự.
6. Chữ ký (Signature):
Mục đích:
Cung cấp thông tin liên hệ đầy đủ và chuyên nghiệp.
Nguyên tắc:
Đầy đủ:
Bao gồm tên đầy đủ, chức danh (nếu có), số điện thoại và địa chỉ email.
Chuyên nghiệp:
Sử dụng phông chữ dễ đọc và màu sắc trung tính.
Có thể bao gồm liên kết:
Có thể bao gồm liên kết đến trang web cá nhân hoặc hồ sơ LinkedIn.
Ví dụ:
“`
Trân trọng,
[Tên đầy đủ của bạn]
[Chức danh của bạn (nếu có)]
[Số điện thoại]
[Địa chỉ email]
[Liên kết đến LinkedIn (tùy chọn)]
“`
Kỹ thuật:
Tạo chữ ký mặc định:
Thiết lập chữ ký mặc định trong email của bạn để tiết kiệm thời gian.
Kiểm tra tính nhất quán:
Đảm bảo chữ ký của bạn nhất quán trên tất cả các email.
7. Tệp đính kèm (Attachments):
Mục đích:
Cung cấp hồ sơ chi tiết hơn về kinh nghiệm và kỹ năng của bạn.
Nguyên tắc:
Chỉ đính kèm những tệp cần thiết:
CV/Resume, Cover Letter, Portfolio (nếu có).
Đặt tên tệp rõ ràng:
Ví dụ: “CV_NguyenVanA.pdf”, “CoverLetter_NguyenVanA.pdf”.
Định dạng tệp phổ biến:
Sử dụng định dạng PDF để đảm bảo tính tương thích.
Kích thước tệp hợp lý:
Giữ kích thước tệp dưới 2MB để tránh gây khó khăn cho người nhận.
Kỹ thuật:
Kiểm tra tệp trước khi gửi:
Đảm bảo tệp không bị lỗi và chứa thông tin chính xác.
Nén tệp (nếu cần):
Sử dụng các công cụ nén tệp để giảm kích thước tệp.
III. Các lỗi thường gặp và cách tránh:
Lỗi chính tả và ngữ pháp:
Sử dụng công cụ kiểm tra chính tả và ngữ pháp, hoặc nhờ người khác đọc lại email của bạn.
Sử dụng ngôn ngữ không chuyên nghiệp:
Tránh sử dụng tiếng lóng, từ viết tắt hoặc biểu tượng cảm xúc.
Gửi email hàng loạt:
Tùy chỉnh email cho từng vị trí ứng tuyển để thể hiện sự quan tâm thực sự.
Quá dài hoặc quá ngắn:
Cân bằng giữa việc cung cấp đủ thông tin và giữ cho email ngắn gọn và dễ đọc.
Không theo dõi sau khi gửi email:
Nếu bạn không nhận được phản hồi sau một tuần, hãy gửi email theo dõi lịch sự.
IV. Mẫu email ứng tuyển hoàn chỉnh:
“`
Subject: Ứng tuyển vị trí Chuyên viên Marketing – Nguyễn Văn A
Kính gửi Bà Nguyễn Thị An,
Tôi viết email này để bày tỏ sự quan tâm sâu sắc đến vị trí Chuyên viên Marketing được đăng tải trên trang web của công ty. Với kinh nghiệm 3 năm trong lĩnh vực marketing và khả năng xây dựng chiến lược hiệu quả, tôi tin rằng mình phù hợp với yêu cầu của vị trí này.
Trong vai trò Chuyên viên Marketing tại công ty XYZ, tôi đã chịu trách nhiệm xây dựng và triển khai các chiến dịch marketing trên mạng xã hội. Tôi đã tăng lượng tương tác trên Facebook lên 30% và số lượng người theo dõi trên Instagram lên 20% trong vòng 6 tháng. Bên cạnh đó, tôi còn có kinh nghiệm trong việc nghiên cứu thị trường, phân tích đối thủ cạnh tranh và xây dựng kế hoạch marketing tổng thể.
Tôi rất ấn tượng với văn hóa làm việc năng động và sáng tạo tại công ty ABC. Tôi tin rằng kinh nghiệm và kỹ năng của mình sẽ đóng góp vào sự thành công của công ty trong việc mở rộng thị trường và tăng cường nhận diện thương hiệu.
Tôi rất mong có cơ hội được thảo luận chi tiết hơn về kinh nghiệm và kỹ năng của mình trong một cuộc phỏng vấn. Xin chân thành cảm ơn quý công ty đã dành thời gian xem xét hồ sơ của tôi.
Trân trọng,
Nguyễn Văn A
Chuyên viên Marketing
0901234567
nguyenvana@email.com
linkedin.com/in/nguyenvana
Đính kèm: CV_NguyenVanA.pdf, CoverLetter_NguyenVanA.pdf
“`
V. Lời khuyên bổ sung:
Nghiên cứu công ty:
Tìm hiểu về công ty, sản phẩm/dịch vụ, văn hóa và giá trị cốt lõi.
Chuẩn bị trước:
Luyện tập trả lời các câu hỏi phỏng vấn thường gặp.
Tự tin:
Thể hiện sự tự tin vào khả năng của bạn và sự nhiệt tình với công việc.
Kiên trì:
Đừng nản lòng nếu bạn không nhận được phản hồi ngay lập tức. Tiếp tục tìm kiếm và ứng tuyển cho đến khi bạn tìm được công việc phù hợp.
Chúc bạn thành công với email ứng tuyển của mình! Hãy nhớ rằng, một email ứng tuyển hoàn hảo là sự kết hợp giữa nội dung chất lượng, kỹ thuật viết chuyên nghiệp và sự chuẩn bị kỹ lưỡng.
https://tieuhocvanchuong.edu.vn/index.php?language=vi&nv=statistics&nvvithemever=t&nv_redirect=aHR0cHM6Ly9jYXJlZXJidWlsZGluZy5uZXQvY2FyZWVyLWJ1aWxkZXIv