Career building TPHCM xin kính chào quý cô chú anh chị đang làm việc tại Hồ Chí Minh đến với cẩm nang tuyển dụng của chúng tôi, Làm chủ kỹ năng gửi email xin việc là một yếu tố then chốt để tạo ấn tượng tốt và tăng cơ hội được mời phỏng vấn. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết để bạn có thể viết email xin việc “đỉnh cao”, từ chuẩn bị đến theo dõi:
I. Chuẩn Bị Trước Khi Viết Email:
1. Nghiên Cứu Kỹ Lưỡng:
Công ty:
Tìm hiểu về lịch sử, văn hóa, sản phẩm/dịch vụ, giá trị cốt lõi và tin tức gần đây của công ty.
Vị trí ứng tuyển:
Đọc kỹ mô tả công việc, nắm bắt các yêu cầu về kỹ năng, kinh nghiệm và trách nhiệm. Tìm hiểu về phòng ban/bộ phận mà vị trí đó thuộc về.
Người nhận email:
Cố gắng tìm thông tin về người phụ trách tuyển dụng (HR, Manager, hoặc người quản lý trực tiếp). LinkedIn là một nguồn tuyệt vời để tìm kiếm thông tin này. Nếu không tìm được, hãy gọi điện thoại cho công ty để hỏi.
2. Xác Định Mục Tiêu:
Bạn muốn đạt được điều gì khi gửi email này? (Ví dụ: được mời phỏng vấn, được gửi thêm thông tin, tạo ấn tượng tốt).
Thông điệp chính bạn muốn truyền tải là gì? (Ví dụ: bạn là ứng viên phù hợp nhất cho vị trí này, bạn có những kỹ năng và kinh nghiệm mà công ty đang tìm kiếm).
3. Chuẩn Bị Tài Liệu:
CV/Resume:
Đảm bảo CV của bạn được cập nhật, chỉnh sửa cẩn thận, phù hợp với vị trí ứng tuyển.
Cover Letter (Thư xin việc):
Viết một cover letter riêng biệt cho từng vị trí. Cover letter không phải là bản sao của CV, mà là cơ hội để bạn thể hiện cá tính, kết nối kinh nghiệm của bạn với yêu cầu của công việc, và giải thích lý do bạn muốn làm việc cho công ty đó.
Portfolio/Các dự án liên quan (nếu có):
Chuẩn bị sẵn các tài liệu này để gửi kèm hoặc cung cấp đường dẫn nếu cần thiết.
II. Cấu Trúc Email Xin Việc “Đỉnh Cao”:
1. Tiêu Đề (Subject Line):
Quan trọng nhất:
Tiêu đề cần rõ ràng, cụ thể và thu hút sự chú ý.
Ví dụ:
“Ứng tuyển vị trí [Tên vị trí] – [Tên của bạn]”
“[Tên của bạn] – Ứng tuyển vị trí [Tên vị trí] – [Số năm kinh nghiệm] kinh nghiệm”
“[Tên của bạn] – Ứng viên tiềm năng cho vị trí [Tên vị trí]”
(Nếu được giới thiệu) “Giới thiệu ứng viên: [Tên của bạn] – [Tên người giới thiệu]”
2. Lời Chào (Salutation):
Lý tưởng:
“Kính gửi [Ông/Bà] [Họ của người nhận]” (Nếu biết tên người nhận).
Nếu không biết tên:
“Kính gửi Phòng Tuyển dụng,” hoặc “Kính gửi [Bộ phận]…” (Ví dụ: Kính gửi Bộ phận Nhân sự, Kính gửi Bộ phận Marketing).
Tránh:
“Kính gửi Quý Công ty” (quá chung chung).
3. Mở Đầu (Opening Paragraph):
Ngắn gọn, súc tích và thu hút:
Nêu rõ mục đích của email.
Ví dụ:
“Tôi viết email này để bày tỏ sự quan tâm sâu sắc đến vị trí [Tên vị trí] được đăng tải trên [Nguồn tin].”
“Tôi là [Tên của bạn], một [Chức danh/Ngành nghề] với [Số năm kinh nghiệm] kinh nghiệm trong lĩnh vực [Lĩnh vực].”
“Tôi được [Tên người giới thiệu] giới thiệu để ứng tuyển vào vị trí [Tên vị trí] tại [Tên công ty].”
Điểm cộng:
Nếu bạn biết về một thành tựu gần đây của công ty, hãy đề cập đến nó để thể hiện sự quan tâm của bạn.
4. Thân Bài (Body Paragraphs):
Tập trung vào giá trị bạn mang lại:
Nêu bật những kỹ năng, kinh nghiệm và thành tích liên quan đến vị trí ứng tuyển.
Sử dụng ngôn ngữ hành động:
Thay vì nói “Tôi có kinh nghiệm trong…”, hãy nói “Tôi đã thành công trong việc…”.
Định lượng thành tích:
Sử dụng số liệu, phần trăm, hoặc các con số cụ thể để chứng minh kết quả bạn đã đạt được.
Kết nối với yêu cầu công việc:
Liên hệ những kinh nghiệm của bạn với các yêu cầu được nêu trong mô tả công việc.
Thể hiện sự hiểu biết về công ty:
Nêu lý do bạn muốn làm việc cho công ty này, thể hiện sự hiểu biết về văn hóa, giá trị và mục tiêu của công ty.
Ngắn gọn và dễ đọc:
Chia thành các đoạn văn ngắn, sử dụng gạch đầu dòng (bullet points) khi cần thiết.
Ví dụ:
“Trong vai trò [Chức danh] tại [Công ty], tôi đã [Thành tích 1 – có số liệu minh chứng], [Thành tích 2 – có số liệu minh chứng], và [Thành tích 3 – có số liệu minh chứng]. Tôi tin rằng những kinh nghiệm này sẽ giúp tôi đóng góp vào sự thành công của [Tên công ty] trong việc [Mục tiêu của công ty].”
“Tôi đặc biệt ấn tượng với [Sản phẩm/Dịch vụ/Thành tựu] của [Tên công ty] và tin rằng kỹ năng [Kỹ năng 1] và [Kỹ năng 2] của tôi sẽ giúp tôi đóng góp vào sự phát triển của [Bộ phận].”
5. Kết Thúc (Closing Paragraph):
Tái khẳng định sự quan tâm:
Thể hiện lại mong muốn được phỏng vấn.
Cung cấp thông tin liên hệ:
Đảm bảo thông tin liên hệ của bạn dễ tìm thấy.
Lời cảm ơn:
Cảm ơn người đọc đã dành thời gian xem xét hồ sơ của bạn.
Ví dụ:
“Tôi rất mong có cơ hội được thảo luận chi tiết hơn về kinh nghiệm và kỹ năng của mình trong một buổi phỏng vấn. Xin vui lòng liên hệ với tôi qua email này hoặc số điện thoại [Số điện thoại].”
“Cảm ơn bạn đã dành thời gian xem xét hồ sơ của tôi. Tôi rất mong nhận được phản hồi từ bạn.”
6. Lời Chào Cuối (Closing Salutation):
Trân trọng,
Kính thư,
Thân ái,
7. Chữ Ký (Signature):
Đầy đủ thông tin:
[Tên đầy đủ của bạn]
[Chức danh (nếu có)]
[Số điện thoại]
[Địa chỉ email]
[Liên kết đến LinkedIn (nếu có)]
[Website/Portfolio (nếu có)]
III. Lưu Ý Quan Trọng:
Ngữ pháp và Chính tả:
Kiểm tra kỹ lưỡng lỗi ngữ pháp và chính tả trước khi gửi. Sử dụng các công cụ kiểm tra chính tả trực tuyến hoặc nhờ người khác đọc lại.
Định dạng:
Sử dụng font chữ dễ đọc (ví dụ: Arial, Times New Roman), cỡ chữ vừa phải (11-12pt), và căn chỉnh hợp lý.
Đính kèm:
Đặt tên file đính kèm một cách chuyên nghiệp (ví dụ: CV\_[Tên của bạn]\_[Tên vị trí].pdf, CoverLetter\_[Tên của bạn]\_[Tên vị trí].pdf).
Kiểm tra trước khi gửi:
Gửi một bản thử cho chính bạn để đảm bảo mọi thứ hiển thị chính xác.
Thời điểm gửi:
Nên gửi email vào các ngày trong tuần (Thứ Ba, Tư, Năm) và vào buổi sáng hoặc chiều. Tránh gửi vào cuối tuần hoặc vào giờ nghỉ trưa.
IV. Theo Dõi (Follow-Up):
Nếu không nhận được phản hồi:
Sau khoảng 1 tuần, bạn có thể gửi một email theo dõi ngắn gọn để nhắc lại sự quan tâm của bạn.
Ví dụ:
“Kính gửi [Ông/Bà] [Họ của người nhận],
Tôi xin phép được theo dõi email tôi đã gửi vào ngày [Ngày gửi] về vị trí [Tên vị trí]. Tôi rất mong có cơ hội được thảo luận chi tiết hơn về kinh nghiệm và kỹ năng của mình.
Cảm ơn bạn đã dành thời gian.
Trân trọng,
[Tên của bạn]”
V. Mẫu Email Tham Khảo:
(Đây chỉ là một mẫu, bạn cần điều chỉnh cho phù hợp với từng tình huống cụ thể)
Subject: Ứng tuyển vị trí Marketing Executive – Nguyễn Văn A
Kính gửi [Ông/Bà] [Họ của người nhận],
Tôi viết email này để bày tỏ sự quan tâm sâu sắc đến vị trí Marketing Executive được đăng tải trên [Nguồn tin]. Với [Số năm kinh nghiệm] năm kinh nghiệm trong lĩnh vực marketing và thành tích đã được chứng minh trong việc [Thành tích 1] và [Thành tích 2], tôi tin rằng mình có đủ năng lực để đóng góp vào sự thành công của [Tên công ty].
Trong vai trò Marketing Manager tại [Công ty], tôi đã thành công trong việc tăng [Số phần trăm] doanh số bán hàng thông qua việc triển khai chiến dịch marketing [Tên chiến dịch]. Tôi cũng có kinh nghiệm trong việc quản lý ngân sách, phân tích thị trường, và xây dựng mối quan hệ với khách hàng.
Tôi đặc biệt ấn tượng với chiến dịch [Tên chiến dịch] gần đây của [Tên công ty] và tin rằng kỹ năng phân tích thị trường và sáng tạo nội dung của tôi sẽ giúp tôi đóng góp vào sự phát triển của các chiến dịch marketing trong tương lai.
Tôi đã đính kèm CV và cover letter để bạn tiện theo dõi. Tôi rất mong có cơ hội được thảo luận chi tiết hơn về kinh nghiệm và kỹ năng của mình trong một buổi phỏng vấn. Xin vui lòng liên hệ với tôi qua email này hoặc số điện thoại [Số điện thoại].
Cảm ơn bạn đã dành thời gian xem xét hồ sơ của tôi. Tôi rất mong nhận được phản hồi từ bạn.
Trân trọng,
Nguyễn Văn A
[Chức danh (nếu có)]
[Số điện thoại]
[Địa chỉ email]
[Liên kết đến LinkedIn (nếu có)]
Lời khuyên cuối cùng:
Hãy luôn giữ thái độ chuyên nghiệp, tự tin và thể hiện sự nhiệt tình của bạn trong email. Chúc bạn thành công!
http://ezproxy.bucknell.edu/login?url=https://careerbuilding.net/career-builder/