Khi email trả lời của HR (Human Resources – Bộ phận Nhân sự) bị vào hộp thư spam của bạn, đây là một tình huống phổ biến và có thể được giải quyết bằng các bước sau:
1. Kiểm tra kỹ lưỡng hộp thư spam (thư rác):
Đừng bỏ qua bất kỳ email nào:
Mở hộp thư spam và xem xét cẩn thận từng email. Đôi khi, tiêu đề email có thể không rõ ràng hoặc bị ẩn đi một phần, khiến bạn bỏ lỡ email quan trọng.
Tìm kiếm theo từ khóa:
Sử dụng chức năng tìm kiếm trong hộp thư spam với các từ khóa liên quan đến công việc bạn ứng tuyển, tên công ty, “HR,” “tuyển dụng,” “phỏng vấn,” hoặc tên người liên hệ mà bạn biết từ công ty đó.
2. Đánh dấu email là “Không phải spam” và chuyển vào hộp thư đến:
Chọn email:
Nếu bạn tìm thấy email từ HR trong hộp thư spam, hãy chọn email đó.
Đánh dấu “Not Spam” hoặc “Không phải thư rác”:
Tìm nút hoặc tùy chọn có nhãn “Not Spam,” “Not Junk,” “Không phải thư rác,” hoặc biểu tượng tương tự. Nhấp vào nút này.
Chuyển email vào hộp thư đến:
Sau khi đánh dấu là “Không phải spam,” email sẽ tự động được chuyển vào hộp thư đến của bạn.
3. Thêm địa chỉ email của HR vào danh sách người gửi an toàn (Safe Senders List) hoặc danh bạ:
Tìm địa chỉ email của HR:
Xác định địa chỉ email chính xác mà HR đã sử dụng để gửi email (ví dụ: recruitment@company.com, hr@company.com).
Thêm vào danh sách người gửi an toàn:
Gmail:
Mở email từ HR.
Nhấp vào biểu tượng ba chấm dọc (More) ở góc trên bên phải của email.
Chọn “Add [email address] to Contacts” (Thêm [địa chỉ email] vào Danh bạ).
Hoặc, bạn có thể vào Settings (Cài đặt) > Filters and Blocked Addresses (Bộ lọc và địa chỉ bị chặn) > Create a new filter (Tạo bộ lọc mới) và nhập địa chỉ email của HR vào trường “From” (Từ). Sau đó, chọn “Never send it to Spam” (Không bao giờ gửi đến Spam).
Outlook:
Mở email từ HR.
Nhấp chuột phải vào địa chỉ email của người gửi.
Chọn “Junk” (Rác) > “Never Block Sender” (Không bao giờ chặn người gửi).
Hoặc, vào Settings (Cài đặt) > Junk Email (Email rác) và thêm địa chỉ email của HR vào danh sách “Safe senders and domains” (Người gửi và miền an toàn).
Các nhà cung cấp email khác:
Tìm kiếm hướng dẫn trực tuyến về cách thêm địa chỉ email vào danh sách người gửi an toàn trên nền tảng email bạn đang sử dụng.
4. Kiểm tra cài đặt bộ lọc spam của bạn:
Đánh giá bộ lọc:
Đôi khi, bộ lọc spam của bạn có thể quá nghiêm ngặt. Kiểm tra cài đặt bộ lọc spam để đảm bảo rằng nó không chặn nhầm các email quan trọng.
Điều chỉnh mức độ lọc:
Nếu có thể, hãy điều chỉnh mức độ lọc spam để giảm khả năng email từ HR bị chặn. Tuy nhiên, hãy cẩn thận để không làm giảm hiệu quả bảo vệ khỏi spam.
5. Liên hệ với HR (nếu cần):
Nếu bạn không tìm thấy email:
Sau khi đã thực hiện tất cả các bước trên mà vẫn không tìm thấy email trả lời của HR, hãy liên hệ trực tiếp với họ.
Gọi điện hoặc gửi email:
Tìm số điện thoại hoặc địa chỉ email liên hệ của bộ phận tuyển dụng trên trang web của công ty hoặc trong thông tin liên lạc trước đó.
Giải thích tình huống:
Khi liên hệ, hãy lịch sự giải thích rằng bạn đang chờ đợi phản hồi và lo ngại rằng email của họ có thể đã bị chuyển vào hộp thư spam.
Yêu cầu gửi lại email:
Đề nghị họ gửi lại email và cung cấp cho họ một địa chỉ email thay thế (nếu có) để đảm bảo bạn nhận được thông tin.
6. Ngăn chặn trong tương lai:
Theo dõi (Follow-up) sau khi nộp đơn:
Sau khi nộp đơn xin việc, hãy gửi một email ngắn gọn để xác nhận rằng bạn đã nộp đơn và thể hiện sự quan tâm đến vị trí đó. Điều này có thể giúp email của HR dễ dàng được nhận diện hơn.
Kiểm tra hộp thư spam thường xuyên:
Duy trì thói quen kiểm tra hộp thư spam của bạn ít nhất một lần mỗi ngày trong quá trình tìm kiếm việc làm.
Sử dụng địa chỉ email chuyên nghiệp:
Đảm bảo bạn sử dụng một địa chỉ email chuyên nghiệp (ví dụ: ten.ho@example.com) khi ứng tuyển việc làm. Tránh sử dụng các địa chỉ email không nghiêm túc hoặc chứa biệt danh.
Ví dụ email liên hệ với HR (nếu cần):
“`
Subject: Inquiry Regarding Application for [Tên vị trí] – [Tên của bạn]
Dear [Tên người liên hệ HR, nếu biết, hoặc “To Whom It May Concern”],
I am writing to follow up on my application for the [Tên vị trí] position, which I submitted on [Ngày nộp đơn]. I am very interested in this opportunity and eager to learn more about the next steps in the hiring process.
I understand that you may have already sent a response, but I am concerned that it may have been inadvertently filtered into my spam folder. I have checked my spam folder thoroughly but have not yet located your email.
Would it be possible for you to resend the email to [Địa chỉ email của bạn]?
Thank you for your time and consideration. I look forward to hearing from you soon.
Sincerely,
[Tên của bạn]
[Số điện thoại của bạn]
“`
Bằng cách thực hiện các bước trên, bạn có thể tăng khả năng tìm thấy email quan trọng từ HR và đảm bảo bạn không bỏ lỡ bất kỳ cơ hội việc làm nào.
http://tunghia2.edu.vn/index.php?language=vi&nv=news&nvvithemever=t&nv_redirect=aHR0cHM6Ly9jYXJlZXJidWlsZGluZy5uZXQvY2FyZWVyLWJ1aWxkZXIv