Để huấn luyện bộ lọc email nhận diện email của bạn là quan trọng, bạn cần thực hiện một số bước kết hợp cả về nội dung email bạn gửi và cách người nhận tương tác với email của bạn. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết:
I. Về phía người gửi (bạn): Tối ưu hóa email bạn gửi
1. Xây dựng danh tiếng người gửi tốt:
Sử dụng địa chỉ email chuyên nghiệp:
Tránh sử dụng địa chỉ email cá nhân (ví dụ: hotmail, gmail) cho các hoạt động chuyên nghiệp. Sử dụng địa chỉ email theo tên miền của bạn (ví dụ: tenban@congty.com) sẽ tăng độ tin cậy.
Xác thực email của bạn:
SPF (Sender Policy Framework):
Thiết lập bản ghi SPF để xác nhận rằng máy chủ email của bạn được phép gửi email thay mặt cho tên miền của bạn.
DKIM (DomainKeys Identified Mail):
Triển khai DKIM để ký điện tử cho email của bạn, xác minh rằng email không bị giả mạo trong quá trình truyền.
DMARC (Domain-based Message Authentication, Reporting & Conformance):
Sử dụng DMARC để cho các nhà cung cấp email biết cách xử lý các email không vượt qua kiểm tra SPF và DKIM.
Kiểm tra danh sách chặn:
Đảm bảo địa chỉ IP và tên miền của bạn không nằm trong danh sách chặn (blacklist) email. Bạn có thể sử dụng các công cụ trực tuyến để kiểm tra.
2. Nội dung email chất lượng và phù hợp:
Tiêu đề email hấp dẫn và rõ ràng:
Tiêu đề nên ngắn gọn, chính xác và khơi gợi sự tò mò để người nhận muốn mở email. Tránh sử dụng các từ ngữ spam như “MIỄN PHÍ”, “KHUYẾN MÃI LỚN”, “CƠ HỘI DUY NHẤT”.
Nội dung email giá trị và liên quan:
Cung cấp thông tin hữu ích, giải quyết vấn đề hoặc đáp ứng nhu cầu của người nhận. Cá nhân hóa nội dung email dựa trên sở thích và hành vi của họ (nếu có thể).
Ngôn ngữ chuyên nghiệp và lịch sự:
Sử dụng ngôn ngữ trang trọng, tránh lỗi chính tả và ngữ pháp.
Thiết kế email thân thiện:
Dễ đọc:
Sử dụng font chữ dễ đọc, kích thước phù hợp, khoảng cách dòng và đoạn văn hợp lý.
Tương thích thiết bị:
Đảm bảo email hiển thị tốt trên cả máy tính và thiết bị di động.
Hình ảnh chất lượng:
Sử dụng hình ảnh sắc nét, liên quan đến nội dung và có kích thước tối ưu để tránh làm chậm thời gian tải email.
Kêu gọi hành động (Call to Action – CTA) rõ ràng:
Hướng dẫn người nhận thực hiện hành động cụ thể, ví dụ: “Đọc thêm”, “Tìm hiểu ngay”, “Liên hệ với chúng tôi”.
3. Tần suất gửi email hợp lý:
Tránh gửi quá nhiều email:
Gửi quá nhiều email có thể khiến người nhận cảm thấy phiền và đánh dấu email của bạn là spam.
Gửi vào thời điểm phù hợp:
Nghiên cứu thời điểm mà người nhận có khả năng đọc email cao nhất.
4. Quản lý danh sách email cẩn thận:
Chỉ gửi email cho những người đã đồng ý nhận:
Sử dụng phương pháp “double opt-in” (yêu cầu người dùng xác nhận lại địa chỉ email của họ sau khi đăng ký) để đảm bảo họ thực sự muốn nhận email của bạn.
Cung cấp tùy chọn hủy đăng ký dễ dàng:
Cho phép người nhận dễ dàng hủy đăng ký khỏi danh sách email của bạn. Tôn trọng yêu cầu hủy đăng ký của họ.
Loại bỏ các địa chỉ email không hoạt động:
Định kỳ kiểm tra và loại bỏ các địa chỉ email không hoạt động để cải thiện tỷ lệ gửi thành công và giảm nguy cơ bị đánh dấu là spam.
II. Về phía người nhận: Hướng dẫn người nhận tương tác với email của bạn
Đây là phần quan trọng nhất vì chính hành vi của người nhận mới tác động trực tiếp đến bộ lọc email.
1. Yêu cầu người nhận thêm bạn vào danh bạ:
Lời nhắc trực tiếp:
Trong email đầu tiên, hãy yêu cầu người nhận thêm địa chỉ email của bạn vào danh bạ của họ. Ví dụ: “Để đảm bảo bạn không bỏ lỡ bất kỳ thông tin quan trọng nào từ [Tên công ty/tổ chức], vui lòng thêm địa chỉ email này vào danh bạ của bạn.”
Hướng dẫn cụ thể:
Nếu có thể, cung cấp hướng dẫn từng bước cụ thể cho các nhà cung cấp email phổ biến (ví dụ: Gmail, Outlook).
2. Khuyến khích người nhận tương tác với email của bạn:
Yêu cầu phản hồi:
Đặt câu hỏi trong email để khuyến khích người nhận trả lời.
Khuyến khích nhấp vào liên kết:
Thêm các liên kết hữu ích và thú vị trong email để khuyến khích người nhận nhấp vào.
Yêu cầu đánh dấu email là “Quan trọng” hoặc “Không phải spam”:
Nếu người nhận vô tình đánh dấu email của bạn là spam, hãy yêu cầu họ bỏ đánh dấu và đánh dấu email là “Không phải spam”. Nếu email bị chuyển vào tab “Quảng cáo” trong Gmail, hãy hướng dẫn họ kéo email vào tab “Chính”.
Khuyến khích chuyển tiếp email:
Nếu email có nội dung hữu ích cho người khác, hãy khuyến khích người nhận chuyển tiếp email cho bạn bè và đồng nghiệp của họ.
3. Giải thích lý do họ nhận được email của bạn:
Nhắc nhở họ về việc đăng ký:
Nhắc nhở người nhận về việc họ đã đăng ký nhận email từ bạn (ví dụ: “Bạn nhận được email này vì bạn đã đăng ký nhận bản tin từ [Tên công ty/tổ chức] trên trang web của chúng tôi.”).
Nêu rõ giá trị mà họ nhận được:
Nhấn mạnh những lợi ích mà người nhận nhận được khi tiếp tục nhận email của bạn (ví dụ: “Chúng tôi gửi cho bạn những mẹo hữu ích về [chủ đề] hàng tuần để giúp bạn [lợi ích].”).
Tóm lại:
Việc huấn luyện bộ lọc email nhận diện email của bạn là quan trọng là một quá trình liên tục và cần sự kiên nhẫn. Bằng cách kết hợp các biện pháp tối ưu hóa email từ phía người gửi và khuyến khích người nhận tương tác tích cực với email của bạn, bạn có thể tăng khả năng email của bạn được gửi đến hộp thư đến và được coi là quan trọng. Hãy luôn tập trung vào việc cung cấp giá trị cho người nhận và tôn trọng quyền riêng tư của họ. Chúc bạn thành công!
http://www.hmtu.edu.vn/Transfer.aspx?url=https://careerbuilding.net/career-builder/