Cẩm nang tuyển dụng Career Building chào đón quý cô chú anh chị đang làm việc tại TP.HCM cùng đến với cẩm nang tuyển dụng và hướng dẫn tìm việc làm phù hợp của chúng tôi, Lên lịch các buổi gặp mặt 1-1 hiệu quả là một bước quan trọng để xây dựng mối quan hệ tốt, cải thiện giao tiếp và thúc đẩy sự phát triển. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết để bạn thực hiện việc này một cách hiệu quả:
Bước 1: Xác định Mục Tiêu và Đối Tượng
Mục tiêu của buổi gặp mặt 1-1:
Với quản lý trực tiếp:
Thảo luận về tiến độ công việc, phản hồi, mục tiêu, thách thức, nhu cầu hỗ trợ, phát triển nghề nghiệp.
Với đồng nghiệp chủ chốt:
Chia sẻ thông tin, cộng tác, giải quyết vấn đề, xây dựng mối quan hệ, học hỏi kinh nghiệm.
Đối tượng:
Lập danh sách những người bạn cần gặp mặt 1-1 thường xuyên. Ưu tiên quản lý trực tiếp và những đồng nghiệp bạn làm việc chặt chẽ nhất.
Xem xét những người bạn muốn xây dựng mối quan hệ hoặc cần hợp tác trong tương lai.
Bước 2: Lựa Chọn Nền Tảng Lịch và Công Cụ
Lịch:
Sử dụng lịch công ty (ví dụ: Google Calendar, Outlook Calendar) để dễ dàng xem lịch trống của mọi người và tránh trùng lịch.
Nếu không có lịch chung, hãy sử dụng các công cụ lên lịch như Calendly, Doodle hoặc SimplyBook.me.
Công cụ liên lạc:
Chọn nền tảng phù hợp với văn hóa công ty (ví dụ: Zoom, Microsoft Teams, Google Meet, Slack Huddles).
Bước 3: Thiết Lập Cuộc Hẹn
Gửi lời mời:
Tiêu đề:
Rõ ràng và dễ hiểu (ví dụ: “Gặp mặt 1-1 – [Tên bạn]”, “Thảo luận dự án [Tên dự án]”)
Thời gian:
Chọn thời điểm phù hợp với cả hai bên.
Thời lượng: 30-60 phút thường là đủ. Điều chỉnh tùy thuộc vào mục tiêu cuộc họp.
Lên lịch định kỳ (ví dụ: hàng tuần, hai tuần một lần, hàng tháng) để tạo sự nhất quán.
Địa điểm/Liên kết cuộc gọi video:
Đặt phòng họp nếu gặp trực tiếp hoặc bao gồm liên kết cuộc gọi video.
Mô tả/Nội dung:
Nêu rõ mục tiêu của cuộc họp.
Gợi ý các chủ đề thảo luận (ví dụ: “Tiến độ dự án X”, “Phản hồi về quý vừa qua”, “Thảo luận về [Chủ đề cụ thể]”).
Yêu cầu người tham gia chuẩn bị trước (ví dụ: “Vui lòng chuẩn bị danh sách các câu hỏi/vấn đề cần thảo luận”).
Gửi lời nhắc:
Gửi lời nhắc 1-2 ngày trước cuộc họp để đảm bảo mọi người không quên.
Sử dụng tính năng nhắc nhở tự động của lịch hoặc gửi email/tin nhắn.
Bước 4: Chuẩn Bị Cho Cuộc Họp
Xây dựng chương trình nghị sự:
Liệt kê các chủ đề cần thảo luận theo thứ tự ưu tiên.
Phân bổ thời gian hợp lý cho từng chủ đề.
Gửi chương trình nghị sự cho người tham gia trước để họ có thể chuẩn bị.
Chuẩn bị tài liệu:
Thu thập thông tin liên quan đến các chủ đề thảo luận (ví dụ: báo cáo tiến độ, số liệu thống kê, tài liệu tham khảo).
Chuẩn bị câu hỏi và ghi chú.
Tạo không gian thoải mái:
Chọn địa điểm yên tĩnh, không bị làm phiền.
Đảm bảo kết nối internet ổn định nếu họp trực tuyến.
Bước 5: Tiến Hành Cuộc Họp
Bắt đầu đúng giờ:
Thể hiện sự tôn trọng thời gian của người khác.
Chào hỏi và tạo không khí thân thiện:
Bắt đầu bằng những câu hỏi thăm xã giao để tạo sự thoải mái.
Tuân thủ chương trình nghị sự:
Điều phối cuộc thảo luận để đảm bảo tất cả các chủ đề được đề cập.
Lắng nghe chủ động:
Tập trung vào những gì người khác đang nói, đặt câu hỏi làm rõ và thể hiện sự đồng cảm.
Giao tiếp rõ ràng và hiệu quả:
Sử dụng ngôn ngữ đơn giản, tránh thuật ngữ chuyên môn khó hiểu.
Đưa ra phản hồi mang tính xây dựng:
Tập trung vào hành vi và kết quả, không chỉ trích cá nhân.
Ghi lại hành động cần thực hiện:
Xác định rõ ai chịu trách nhiệm cho việc gì và thời hạn hoàn thành.
Kết thúc đúng giờ:
Tóm tắt các điểm chính và hành động cần thực hiện.
Bước 6: Theo Dõi Sau Cuộc Họp
Gửi email tóm tắt:
Nhắc lại các điểm chính, quyết định và hành động cần thực hiện.
Gửi các tài liệu liên quan (nếu có).
Cảm ơn người tham gia vì thời gian của họ.
Thực hiện các hành động đã thống nhất:
Hoàn thành các nhiệm vụ được giao đúng thời hạn.
Theo dõi tiến độ:
Kiểm tra xem các hành động có được thực hiện đúng cách hay không.
Đánh giá và cải thiện:
Suy ngẫm về những gì đã diễn ra tốt và những gì có thể cải thiện trong các cuộc họp tiếp theo.
Hỏi ý kiến phản hồi từ người tham gia.
Mẹo Bổ Sung:
Linh hoạt:
Sẵn sàng điều chỉnh lịch trình hoặc nội dung cuộc họp nếu cần thiết.
Chủ động:
Đừng ngại yêu cầu gặp mặt 1-1 nếu bạn cảm thấy cần thiết.
Tận dụng tối đa thời gian:
Chuẩn bị kỹ lưỡng và tập trung vào các chủ đề quan trọng nhất.
Xây dựng mối quan hệ:
Sử dụng các buổi gặp mặt 1-1 để xây dựng lòng tin và sự hiểu biết lẫn nhau.
Thực hành nhất quán:
Duy trì lịch trình gặp mặt 1-1 đều đặn để tạo ra một thói quen hiệu quả.
Chúc bạn thành công trong việc lên lịch và thực hiện các buổi gặp mặt 1-1 hiệu quả!