Việc email ứng tuyển của bạn bị gắn cờ spam là một vấn đề phổ biến và gây khó chịu, vì nó có thể khiến bạn bỏ lỡ những cơ hội việc làm tốt. Dưới đây là một số dấu hiệu và lý do chi tiết khiến email của bạn có thể bị coi là spam, cùng với cách khắc phục:
1. Chủ đề Email (Subject Line):
Dấu hiệu:
Chủ đề quá chung chung, mơ hồ (ví dụ: “Ứng viên tiềm năng”, “Hồ sơ xin việc”).
Chủ đề chứa các từ ngữ “spam” như “MIỄN PHÍ”, “GIẢM GIÁ”, “KIẾM TIỀN NHANH CHÓNG” (dù không liên quan đến nội dung ứng tuyển).
Chủ đề viết hoa toàn bộ hoặc chứa quá nhiều dấu chấm than (!!!!).
Chủ đề gây hiểu lầm hoặc không liên quan đến nội dung email.
Tại sao:
Bộ lọc spam thường quét chủ đề để tìm các dấu hiệu của email quảng cáo hoặc lừa đảo.
Khắc phục:
Sử dụng chủ đề rõ ràng, ngắn gọn và chuyên nghiệp, ví dụ: “Ứng tuyển vị trí [Tên vị trí] – [Tên của bạn]”.
Nếu có số tham chiếu công việc (job reference number), hãy thêm vào chủ đề.
Tránh sử dụng các từ ngữ mang tính chất quảng cáo.
2. Nội dung Email (Body):
Dấu hiệu:
Nội dung quá ngắn gọn, sơ sài hoặc chỉ chứa mỗi file đính kèm mà không có lời giới thiệu.
Nội dung chứa quá nhiều lỗi chính tả, ngữ pháp.
Sử dụng phông chữ hoặc màu sắc lòe loẹt, khó đọc.
Sử dụng quá nhiều từ ngữ mang tính chất quảng cáo, phóng đại về bản thân.
Sao chép và dán (copy-paste) một mẫu email chung chung cho tất cả các công ty.
Nội dung không phù hợp với vị trí ứng tuyển hoặc công ty.
Chứa các đường link lạ hoặc đáng ngờ.
Tại sao:
Nội dung email không chuyên nghiệp hoặc mang tính chất “spam” sẽ bị bộ lọc đánh giá thấp.
Khắc phục:
Viết một email giới thiệu bản thân chuyên nghiệp, thể hiện sự quan tâm đến công ty và vị trí ứng tuyển.
Nhấn mạnh những kỹ năng và kinh nghiệm phù hợp với yêu cầu công việc.
Kiểm tra kỹ lỗi chính tả, ngữ pháp trước khi gửi.
Sử dụng phông chữ và định dạng dễ đọc.
Cá nhân hóa email cho từng công ty và vị trí ứng tuyển.
Tránh sử dụng các đường link không cần thiết.
Nếu chèn link, đảm bảo đó là link an toàn và liên quan đến hồ sơ của bạn (ví dụ: LinkedIn, portfolio online).
3. Tệp Đính Kèm (Attachments):
Dấu hiệu:
Tệp đính kèm có định dạng lạ hoặc đáng ngờ (ví dụ: .exe, .zip không rõ nguồn gốc).
Tên tệp không rõ ràng (ví dụ: “CV.doc”, “Document1.pdf”).
Kích thước tệp quá lớn.
Tệp đính kèm chứa virus hoặc phần mềm độc hại.
Tại sao:
Các tệp đính kèm lạ hoặc có khả năng gây hại là một dấu hiệu phổ biến của spam và virus.
Khắc phục:
Sử dụng định dạng phổ biến và an toàn (ví dụ: .pdf cho CV và Cover Letter).
Đặt tên tệp rõ ràng, ví dụ: “CV_NguyenVanA.pdf”, “CoverLetter_NguyenVanA.pdf”.
Giảm kích thước tệp (nếu cần) bằng cách nén ảnh hoặc sử dụng công cụ trực tuyến.
Quét virus trước khi đính kèm tệp.
Nếu có thể, hãy tải CV và Cover Letter lên một dịch vụ lưu trữ đám mây (ví dụ: Google Drive, Dropbox) và chia sẻ liên kết trong email.
4. Địa chỉ Email và Tên Người Gửi:
Dấu hiệu:
Sử dụng địa chỉ email không chuyên nghiệp (ví dụ: hotboy9x@gmail.com).
Tên người gửi không rõ ràng hoặc sử dụng biệt danh.
Địa chỉ IP của máy chủ gửi email bị liệt vào danh sách đen spam.
Sử dụng dịch vụ gửi email hàng loạt không uy tín.
Tại sao:
Địa chỉ email và tên người gửi không chuyên nghiệp có thể khiến nhà tuyển dụng nghi ngờ về tính xác thực của ứng viên.
Khắc phục:
Sử dụng địa chỉ email chuyên nghiệp (ví dụ: ten.ho@gmail.com hoặc sử dụng email tên miền riêng nếu có).
Sử dụng tên thật của bạn trong phần “Tên người gửi”.
Kiểm tra xem địa chỉ IP của máy chủ gửi email có bị liệt vào danh sách đen spam hay không (có thể sử dụng các công cụ trực tuyến).
5. Các Yếu Tố Khác:
Dấu hiệu:
Gửi quá nhiều email trong một khoảng thời gian ngắn.
Không có thông tin liên hệ rõ ràng trong chữ ký email.
Email được gửi từ một địa chỉ IP hoặc quốc gia không phù hợp với thông tin trong CV.
Địa chỉ email của bạn mới được tạo.
Tại sao:
Các hành vi này có thể bị coi là spam hoặc bot.
Khắc phục:
Không gửi quá nhiều email ứng tuyển cùng một lúc.
Thêm thông tin liên hệ đầy đủ (số điện thoại, LinkedIn, portfolio) vào chữ ký email.
Nếu sử dụng VPN, hãy đảm bảo chọn một địa điểm phù hợp với thông tin của bạn.
Sử dụng địa chỉ email đã được sử dụng trong một thời gian dài.
Tóm lại:
Để tránh email ứng tuyển của bạn bị gắn cờ spam, hãy chú ý đến tất cả các yếu tố trên. Viết email chuyên nghiệp, cá nhân hóa cho từng công ty và vị trí ứng tuyển, kiểm tra kỹ lỗi chính tả và ngữ pháp, sử dụng định dạng tệp an toàn, và sử dụng địa chỉ email chuyên nghiệp. Bằng cách này, bạn có thể tăng cơ hội để email của mình được đọc bởi nhà tuyển dụng và nhận được phản hồi.
https://login.proxy1.library.jhu.edu/login?url=https://careerbuilding.net/career-builder/