Career building TPHCM xin kính chào quý cô chú anh chị đang làm việc tại Hồ Chí Minh đến với cẩm nang tuyển dụng của chúng tôi, Để giúp bạn soạn một email ứng tuyển vừa lòng nhà tuyển dụng (HR) và vượt qua bộ lọc, chúng ta cần đi sâu vào chi tiết. Dưới đây là cấu trúc và các yếu tố quan trọng cần có, cùng với ví dụ cụ thể và các mẹo để tối ưu hóa:
I. Cấu trúc Email Ứng Tuyển Hoàn Hảo:
1. Tiêu đề (Subject):
Mục tiêu:
Ngắn gọn, rõ ràng, chứa từ khóa quan trọng (vị trí ứng tuyển) và có thể thêm tên bạn để tạo sự khác biệt.
Ví dụ:
“Ứng tuyển vị trí Chuyên viên Marketing – Nguyễn Văn A”
“Application for Senior Data Scientist – [Your Name]”
“CV – Ứng tuyển Nhân viên Kinh doanh – [Your Name]”
2. Lời chào (Salutation):
Mục tiêu:
Thể hiện sự tôn trọng và chuyên nghiệp.
Cách viết:
Nếu biết tên người nhận: “Kính gửi Anh/Chị [Tên HR],” hoặc “Dear Mr./Ms. [Last Name],”
Nếu không biết tên: “Kính gửi Phòng Nhân sự,” hoặc “To Whom It May Concern,” (cách này ít được ưa chuộng hơn, nên cố gắng tìm thông tin người liên hệ)
3. Mở đầu (Introduction):
Mục tiêu:
Giới thiệu bản thân, vị trí ứng tuyển, và nguồn thông tin về việc làm.
Cách viết:
“Tôi viết email này để ứng tuyển vào vị trí [Tên vị trí] mà tôi thấy trên [Nguồn thông tin – ví dụ: website công ty, LinkedIn, trang tuyển dụng].”
“Tôi là [Tên của bạn], một [Mô tả ngắn gọn về kinh nghiệm/chuyên môn]. Tôi rất quan tâm đến vị trí [Tên vị trí] được đăng tải trên [Nguồn thông tin].”
Nếu được giới thiệu:
“Tôi là [Tên của bạn], được [Tên người giới thiệu] giới thiệu đến anh/chị cho vị trí [Tên vị trí].”
4. Thân bài (Body):
Mục tiêu:
Nêu bật kinh nghiệm, kỹ năng, và thành tích phù hợp nhất với yêu cầu công việc. Thể hiện sự hiểu biết về công ty và vị trí.
Nội dung:
Đoạn 1: Tóm tắt kinh nghiệm và kỹ năng nổi bật:
Nhấn mạnh những kinh nghiệm, kỹ năng phù hợp nhất với mô tả công việc.
Sử dụng các từ khóa (keywords) từ bản mô tả công việc (job description).
Ví dụ: “Với hơn 3 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực marketing kỹ thuật số, tôi có kiến thức chuyên sâu về SEO, content marketing, và social media advertising. Tôi đã thành công trong việc tăng lưu lượng truy cập website lên 30% trong vòng 6 tháng tại công ty [Tên công ty].”
Đoạn 2: Thành tích cụ thể và định lượng:
Liệt kê các thành tích đã đạt được, sử dụng số liệu cụ thể để chứng minh (ví dụ: tăng doanh số, giảm chi phí, cải thiện hiệu quả).
Sử dụng các động từ mạnh (action verbs) để mô tả hành động của bạn (ví dụ: “quản lý”, “phát triển”, “triển khai”, “tối ưu hóa”).
Ví dụ: “Tại [Tên công ty], tôi đã quản lý một chiến dịch quảng cáo trên Facebook với ngân sách [Số tiền] và đạt được tỷ lệ chuyển đổi [Tỷ lệ]%, vượt quá mục tiêu ban đầu là [Tỷ lệ].”
Đoạn 3: Sự phù hợp với công ty và vị trí:
Thể hiện sự hiểu biết về công ty, văn hóa, và giá trị cốt lõi.
Giải thích lý do tại sao bạn muốn làm việc tại công ty này và vị trí này.
Ví dụ: “Tôi rất ấn tượng với sự đổi mới và sáng tạo của [Tên công ty] trong lĩnh vực [Lĩnh vực hoạt động]. Tôi tin rằng kinh nghiệm và đam mê của tôi trong lĩnh vực [Lĩnh vực liên quan] sẽ đóng góp vào sự phát triển của công ty.”
Đoạn 4 (Tùy chọn): Thể hiện sự chủ động và mong muốn học hỏi:
Nếu bạn có các dự án cá nhân, chứng chỉ, hoặc hoạt động ngoại khóa liên quan, hãy đề cập ngắn gọn.
Thể hiện sự sẵn sàng học hỏi và phát triển bản thân.
Ví dụ: “Tôi luôn chủ động tìm hiểu các xu hướng mới nhất trong ngành và tham gia các khóa học trực tuyến để nâng cao kỹ năng của mình.”
5. Kết luận (Conclusion):
Mục tiêu:
Thể hiện sự mong muốn được phỏng vấn, cung cấp thông tin liên hệ, và cảm ơn nhà tuyển dụng.
Cách viết:
“Tôi rất mong có cơ hội được trao đổi trực tiếp với anh/chị về kinh nghiệm và kỹ năng của mình. Tôi đã đính kèm CV và portfolio để anh/chị tham khảo thêm. Xin cảm ơn anh/chị đã dành thời gian xem xét. Tôi có thể liên hệ qua email này hoặc số điện thoại [Số điện thoại].”
“Cảm ơn anh/chị đã xem xét hồ sơ của tôi. Tôi rất mong nhận được phản hồi sớm và có cơ hội thảo luận chi tiết hơn về vị trí này. Xin vui lòng liên hệ với tôi nếu anh/chị cần thêm thông tin.”
6. Lời chào kết (Closing):
Mục tiêu:
Thể hiện sự chuyên nghiệp và tôn trọng.
Cách viết:
“Trân trọng,”
“Kính thư,”
“Sincerely,”
“Best regards,”
7. Chữ ký (Signature):
Mục tiêu:
Cung cấp thông tin liên hệ đầy đủ và chuyên nghiệp.
Nội dung:
Họ và tên
Số điện thoại
Địa chỉ email
LinkedIn (nếu có)
Website/Portfolio (nếu có)
II. Ví dụ Email Ứng Tuyển:
“`
Subject: Ứng tuyển vị trí Chuyên viên Marketing – Nguyễn Văn A
Kính gửi Anh/Chị [Tên HR],
Tôi viết email này để ứng tuyển vào vị trí Chuyên viên Marketing mà tôi thấy trên website công ty [Tên công ty]. Tôi là Nguyễn Văn A, một chuyên gia marketing với hơn 3 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực digital marketing.
Trong quá trình làm việc tại [Tên công ty cũ], tôi đã chịu trách nhiệm xây dựng và triển khai các chiến dịch marketing đa kênh, bao gồm SEO, content marketing, social media, và email marketing. Tôi đã thành công trong việc tăng lưu lượng truy cập website lên 40% và tăng doanh số bán hàng trực tuyến lên 25% trong vòng một năm.
Một trong những thành tích đáng tự hào của tôi là việc xây dựng và quản lý một cộng đồng trực tuyến trên Facebook với hơn 10.000 thành viên, giúp tăng cường tương tác với khách hàng và quảng bá thương hiệu. Tôi cũng có kinh nghiệm trong việc sử dụng các công cụ phân tích dữ liệu như Google Analytics và Facebook Insights để theo dõi hiệu quả chiến dịch và đưa ra các điều chỉnh phù hợp.
Tôi rất ấn tượng với sự sáng tạo và đổi mới của [Tên công ty] trong lĩnh vực [Lĩnh vực hoạt động]. Tôi tin rằng kinh nghiệm và kỹ năng của tôi sẽ đóng góp vào sự phát triển của công ty và giúp [Tên công ty] đạt được các mục tiêu marketing.
Tôi đã đính kèm CV và portfolio để anh/chị tham khảo thêm. Tôi rất mong có cơ hội được trao đổi trực tiếp với anh/chị về kinh nghiệm và kỹ năng của mình. Xin cảm ơn anh/chị đã dành thời gian xem xét. Tôi có thể liên hệ qua email này hoặc số điện thoại 090xxxxxxx.
Trân trọng,
Nguyễn Văn A
090xxxxxxx
nguyenvana@email.com
linkedin.com/in/nguyenvana
“`
III. Bí quyết vượt qua bộ lọc và gây ấn tượng với HR:
1. Nghiên cứu kỹ lưỡng:
Công ty:
Tìm hiểu về lịch sử, văn hóa, giá trị, sản phẩm/dịch vụ, đối thủ cạnh tranh, và các tin tức gần đây của công ty.
Vị trí:
Đọc kỹ mô tả công việc (job description) để hiểu rõ yêu cầu, trách nhiệm, và kỹ năng cần thiết.
HR:
Tìm hiểu thông tin về người phụ trách tuyển dụng (nếu có thể) trên LinkedIn hoặc website công ty.
2. Tối ưu hóa từ khóa (Keywords):
Tìm kiếm:
Xác định các từ khóa quan trọng trong mô tả công việc và sử dụng chúng một cách tự nhiên trong email và CV của bạn.
Ví dụ:
Nếu mô tả công việc yêu cầu “kinh nghiệm SEO”, hãy đảm bảo rằng bạn đề cập đến kinh nghiệm SEO của mình một cách rõ ràng và cụ thể.
3. Cá nhân hóa (Personalization):
Tránh sao chép:
Không sử dụng mẫu email chung chung. Hãy viết một email riêng cho từng vị trí và công ty.
Tham khảo:
Đề cập đến các dự án, sản phẩm, hoặc thành tựu cụ thể của công ty mà bạn ấn tượng.
Kết nối:
Nếu bạn có điểm chung với người liên hệ (ví dụ: cùng trường đại học, cùng tham gia một sự kiện), hãy đề cập đến nó một cách khéo léo.
4. Thể hiện sự phù hợp (Fit):
Kỹ năng mềm:
Nhấn mạnh các kỹ năng mềm quan trọng như giao tiếp, làm việc nhóm, giải quyết vấn đề, tư duy sáng tạo, và khả năng thích ứng.
Văn hóa:
Thể hiện sự phù hợp với văn hóa công ty bằng cách sử dụng ngôn ngữ và giọng văn phù hợp.
Giá trị:
Chia sẻ những giá trị cá nhân của bạn và giải thích lý do tại sao chúng phù hợp với giá trị của công ty.
5. Ngắn gọn và súc tích:
Tập trung:
Chỉ tập trung vào những thông tin quan trọng nhất và liên quan đến vị trí ứng tuyển.
Độ dài:
Giữ email của bạn ngắn gọn, lý tưởng là không quá 3-4 đoạn văn.
Dễ đọc:
Sử dụng gạch đầu dòng (bullet points) để liệt kê các kỹ năng và thành tích.
6. Chính tả và ngữ pháp:
Kiểm tra kỹ lưỡng:
Đọc kỹ email của bạn nhiều lần để đảm bảo không có lỗi chính tả, ngữ pháp, hoặc dấu câu.
Sử dụng công cụ:
Sử dụng các công cụ kiểm tra chính tả và ngữ pháp trực tuyến (ví dụ: Grammarly) để phát hiện và sửa lỗi.
Nhờ người khác:
Nhờ một người bạn hoặc đồng nghiệp đọc và góp ý cho email của bạn.
7. Định dạng chuyên nghiệp:
Font chữ:
Sử dụng font chữ dễ đọc như Arial, Times New Roman, hoặc Calibri.
Kích thước chữ:
Sử dụng kích thước chữ phù hợp (ví dụ: 11 hoặc 12).
Căn chỉnh:
Căn chỉnh văn bản đều hai bên (justify) để tạo sự gọn gàng và chuyên nghiệp.
8. Tệp đính kèm (Attachments):
CV/Resume:
Đảm bảo rằng CV của bạn được cập nhật, chuyên nghiệp, và phù hợp với vị trí ứng tuyển.
Portfolio (nếu có):
Nếu bạn có portfolio, hãy đính kèm nó để展示 các dự án và thành tích của bạn.
Tên tệp:
Đặt tên tệp rõ ràng và dễ hiểu (ví dụ: NguyenVanA\_CV.pdf, NguyenVanA\_Portfolio.pdf).
Định dạng:
Sử dụng định dạng PDF để đảm bảo rằng tệp của bạn hiển thị đúng trên mọi thiết bị.
9. Thời điểm gửi email:
Nghiên cứu:
Tìm hiểu thời điểm tốt nhất để gửi email cho nhà tuyển dụng (ví dụ: vào các ngày trong tuần, tránh cuối tuần).
Thời gian:
Gửi email vào buổi sáng sớm hoặc chiều muộn để tăng khả năng được đọc.
10.
Theo dõi (Follow-up):
Kiên nhẫn:
Đừng mong đợi phản hồi ngay lập tức. Hãy kiên nhẫn chờ đợi ít nhất một tuần.
Gửi email nhắc nhở:
Nếu bạn không nhận được phản hồi sau một tuần, hãy gửi một email nhắc nhở lịch sự.
Kết nối trên LinkedIn:
Kết nối với người phụ trách tuyển dụng trên LinkedIn và gửi một tin nhắn ngắn gọn để nhắc lại sự quan tâm của bạn đến vị trí ứng tuyển.
Lưu ý quan trọng:
Trung thực:
Luôn trung thực về kinh nghiệm, kỹ năng, và thành tích của bạn.
Tự tin:
Thể hiện sự tự tin vào khả năng của bản thân, nhưng đừng quá kiêu ngạo.
Nhiệt tình:
Thể hiện sự nhiệt tình và đam mê với công việc và công ty.
Chúc bạn thành công với email ứng tuyển của mình! Nếu bạn có bất kỳ câu hỏi nào khác, đừng ngần ngại hỏi nhé!
http://nguyenkhuyen-nuithanh.edu.vn/index.php?language=vi&nv=news&nvvithemever=d&nv_redirect=aHR0cHM6Ly9jYXJlZXJidWlsZGluZy5uZXQvY2FyZWVyLWJ1aWxkZXIv