Phản hồi tự động Out of Office (OOF): Ý nghĩa, Cách Xử Lý Chi Tiết và Mẫu
Phản hồi tự động “Out of Office” (OOF), hay còn gọi là “Away Message” hoặc “Vacation Responder”, là một tính năng vô cùng hữu ích trong email, cho phép bạn thông báo cho người gửi email rằng bạn hiện không có mặt để trả lời ngay lập tức. Bài viết này sẽ cung cấp một cái nhìn chi tiết về ý nghĩa, cách xử lý, và cách viết một phản hồi OOF hiệu quả.
1. Ý nghĩa của Phản hồi tự động Out of Office (OOF):
Thông báo sự vắng mặt:
Chức năng chính của OOF là thông báo cho người gửi email rằng bạn hiện không có mặt tại văn phòng, đang đi nghỉ, hoặc đang không thể truy cập email của mình.
Thiết lập kỳ vọng:
OOF giúp quản lý kỳ vọng của người gửi bằng cách thông báo thời gian bạn sẽ quay lại và có thể trả lời email.
Cung cấp thông tin liên hệ thay thế:
OOF thường bao gồm thông tin liên hệ của một đồng nghiệp hoặc người thay thế có thể hỗ trợ trong thời gian bạn vắng mặt.
Duy trì giao tiếp chuyên nghiệp:
OOF thể hiện sự chuyên nghiệp bằng cách cung cấp thông tin rõ ràng và tránh để người gửi email phải chờ đợi không cần thiết.
2. Khi nào nên sử dụng Phản hồi tự động OOF:
Bạn nên bật OOF khi:
Nghỉ phép:
Đi nghỉ mát, nghỉ lễ, hoặc nghỉ phép dài ngày.
Công tác:
Tham gia hội nghị, đào tạo, hoặc đi công tác xa.
Bệnh:
Nghỉ ốm và không thể truy cập email.
Nghỉ việc:
Trong thời gian chuyển giao công việc trước khi chính thức nghỉ việc.
Bất kỳ thời gian nào không thể truy cập email thường xuyên:
Khi biết trước sẽ không thể trả lời email trong một khoảng thời gian nhất định.
3. Cách xử lý và cài đặt Phản hồi tự động OOF:
Các bước cài đặt OOF sẽ khác nhau tùy thuộc vào nhà cung cấp dịch vụ email bạn sử dụng. Dưới đây là hướng dẫn chung cho một số nền tảng phổ biến:
a. Microsoft Outlook:
1.
File > Automatic Replies (Out of Office)
2.
Chọn “Send automatic replies”
3.
(Tùy chọn) Chọn “Only send during this time range” để chỉ kích hoạt trong một khoảng thời gian cụ thể.
4.
Nhập nội dung cho tab “Inside My Organization” (dành cho đồng nghiệp) và “Outside My Organization” (dành cho người ngoài công ty).
5.
(Tùy chọn) Chọn “Auto-reply to people outside my organization” để gửi phản hồi cho người ngoài công ty và tùy chỉnh nội dung.
6.
Nhấn “OK”
b. Gmail:
1.
Settings (biểu tượng bánh răng) > See all settings
2.
Kéo xuống phần “Vacation responder”
3.
Chọn “Vacation responder on”
4.
Nhập “First day” và “Last day” (tùy chọn).
5.
Nhập “Subject” và “Message”.
6.
(Tùy chọn) Chọn “Only send a response to people in my Contacts” hoặc “Only send a response to people in my domain” để giới hạn người nhận.
7.
Nhấn “Save Changes”
c. Các nền tảng khác:
Hầu hết các nền tảng email khác (ví dụ: Yahoo Mail, Zoho Mail) đều có chức năng OOF tương tự. Hãy tìm kiếm trong cài đặt email của bạn với các từ khóa như “Automatic Replies”, “Out of Office”, “Vacation Responder” hoặc “Away Message”.
4. Nội dung Phản hồi tự động OOF hiệu quả:
Một phản hồi OOF hiệu quả cần bao gồm các yếu tố sau:
Lời chào:
Bắt đầu bằng một lời chào thân thiện (ví dụ: “Chào bạn,” “Cảm ơn vì đã liên hệ,”).
Thông báo vắng mặt:
Rõ ràng thông báo rằng bạn hiện không có mặt tại văn phòng.
Thời gian quay lại:
Cho biết ngày bạn sẽ quay lại và có thể trả lời email.
Thông tin liên hệ thay thế:
Cung cấp thông tin liên hệ của một đồng nghiệp hoặc người thay thế có thể hỗ trợ trong thời gian bạn vắng mặt. Bao gồm tên, chức danh và địa chỉ email/số điện thoại.
Lời cảm ơn:
Cảm ơn người gửi email vì đã liên hệ.
(Tùy chọn) Giải thích ngắn gọn:
Bạn có thể cung cấp một giải thích ngắn gọn về lý do vắng mặt, nhưng điều này không bắt buộc.
(Tùy chọn) Hành động bạn sẽ thực hiện:
Nếu bạn có thể kiểm tra email không thường xuyên, hãy thông báo. Nếu bạn sẽ trả lời email khi quay lại, hãy cho biết.
Lời chào tạm biệt:
Kết thúc bằng một lời chào tạm biệt lịch sự.
Ví dụ về Phản hồi tự động OOF (cho đồng nghiệp – Internal):
“`
Chào bạn,
Cảm ơn bạn đã liên hệ với tôi. Hiện tại, tôi đang đi nghỉ phép và sẽ quay lại văn phòng vào ngày 15 tháng 7 năm 2024.
Trong thời gian này, nếu cần hỗ trợ gấp, vui lòng liên hệ với [Tên đồng nghiệp] qua email [Địa chỉ email] hoặc số điện thoại [Số điện thoại].
Tôi sẽ trả lời email của bạn ngay khi trở lại.
Trân trọng,
[Tên của bạn]
“`
Ví dụ về Phản hồi tự động OOF (cho người ngoài công ty – External):
“`
Chào bạn,
Cảm ơn bạn đã liên hệ với tôi. Hiện tại, tôi đang không có mặt tại văn phòng và sẽ quay lại vào ngày 15 tháng 7 năm 2024.
Trong thời gian này, nếu bạn cần hỗ trợ khẩn cấp, vui lòng liên hệ với bộ phận hỗ trợ khách hàng của chúng tôi qua email [Địa chỉ email] hoặc truy cập trang web [Địa chỉ website].
Tôi sẽ trả lời email của bạn khi trở lại làm việc.
Trân trọng,
[Tên của bạn]
“`
Mẫu Phản hồi tự động OOF linh hoạt:
“`
Chào [Tên],
Cảm ơn bạn đã liên hệ. Tôi hiện đang [Lý do vắng mặt, ví dụ: đi nghỉ phép/tham gia hội nghị] và sẽ quay lại vào ngày [Ngày quay lại].
Trong thời gian này, [Mô tả tình huống, ví dụ: tôi sẽ không thể truy cập email thường xuyên/email của bạn sẽ không được đọc cho đến khi tôi quay lại].
Đối với các vấn đề khẩn cấp, vui lòng liên hệ với [Tên đồng nghiệp/Bộ phận] tại [Địa chỉ email/Số điện thoại].
Tôi sẽ cố gắng trả lời email của bạn ngay khi có thể sau khi trở lại.
Trân trọng,
[Tên của bạn]
“`
5. Mẹo để viết Phản hồi tự động OOF hiệu quả:
Ngắn gọn và dễ hiểu:
Tránh sử dụng ngôn ngữ phức tạp hoặc thông tin không cần thiết.
Chính xác:
Đảm bảo thông tin về thời gian quay lại và thông tin liên hệ thay thế là chính xác.
Chuyên nghiệp:
Sử dụng giọng văn lịch sự và chuyên nghiệp.
Cân nhắc đối tượng:
Điều chỉnh nội dung phù hợp với người nhận (đồng nghiệp, khách hàng, đối tác).
Kiểm tra lỗi chính tả và ngữ pháp:
Trước khi bật OOF, hãy kiểm tra kỹ lưỡng để đảm bảo không có lỗi.
Cập nhật thường xuyên:
Nếu thời gian quay lại thay đổi, hãy cập nhật phản hồi OOF của bạn.
Tắt khi quay lại:
Đừng quên tắt OOF khi bạn quay lại làm việc để tránh gây nhầm lẫn cho người khác.
6. Những điều cần tránh khi viết Phản hồi tự động OOF:
Tiết lộ thông tin cá nhân quá nhiều:
Tránh tiết lộ thông tin cá nhân nhạy cảm như địa chỉ nhà, số điện thoại cá nhân (trừ khi thực sự cần thiết).
Sử dụng ngôn ngữ không phù hợp:
Tránh sử dụng ngôn ngữ suồng sã, thiếu tôn trọng hoặc không phù hợp với môi trường làm việc.
Không cung cấp thông tin liên hệ thay thế:
Điều này có thể khiến người gửi email cảm thấy bị bỏ rơi và không được hỗ trợ.
Để OOF hoạt động quá lâu sau khi quay lại:
Điều này có thể gây nhầm lẫn và khiến bạn bỏ lỡ những email quan trọng.
7. Tổng kết:
Phản hồi tự động “Out of Office” là một công cụ quan trọng giúp bạn quản lý giao tiếp hiệu quả trong thời gian vắng mặt. Bằng cách viết một phản hồi OOF rõ ràng, chính xác và chuyên nghiệp, bạn có thể duy trì mối quan hệ tốt với đồng nghiệp, khách hàng và đối tác, đồng thời đảm bảo rằng các yêu cầu của họ được giải quyết kịp thời. Hãy nhớ kiểm tra và tắt OOF ngay khi bạn quay lại làm việc để tiếp tục xử lý email một cách hiệu quả.
https://cas.rec.unicen.edu.ar/cas/login?service=https%3A%2F%2Fcareerbuilding.net/career-builder/&gateway=true