Cẩm nang tuyển dụng Career Building chào đón quý cô chú anh chị đang làm việc tại TP.HCM cùng đến với cẩm nang tuyển dụng và hướng dẫn tìm việc làm phù hợp của chúng tôi, Dưới đây là một mô tả chi tiết cho vị trí Quản lý Văn phòng Từ xa (Remote Office Manager), bao gồm các khía cạnh quan trọng và có thể điều chỉnh để phù hợp với nhu cầu cụ thể của công ty bạn:
Mô tả Công việc: Quản lý Văn phòng Từ xa
Tổng quan:
Chúng tôi đang tìm kiếm một Quản lý Văn phòng Từ xa năng động, có tổ chức và giàu kinh nghiệm để đảm bảo hoạt động trơn tru và hiệu quả của đội ngũ nhân viên làm việc từ xa của chúng tôi. Ứng viên lý tưởng sẽ là một chuyên gia về giao tiếp, giải quyết vấn đề và có khả năng làm việc độc lập cũng như phối hợp với các thành viên khác trong nhóm để hỗ trợ môi trường làm việc từ xa hiệu quả và gắn kết. Bạn sẽ đóng vai trò quan trọng trong việc xây dựng văn hóa công ty mạnh mẽ, duy trì sự hài lòng của nhân viên và đảm bảo tất cả nhân viên đều có các nguồn lực cần thiết để thành công.
Trách nhiệm chính:
Hỗ trợ Nhân viên Từ xa:
Cung cấp hỗ trợ kỹ thuật cơ bản cho nhân viên từ xa, bao gồm khắc phục sự cố phần cứng/phần mềm, kết nối mạng và các vấn đề liên quan đến thiết bị.
Quản lý và giải quyết các yêu cầu, thắc mắc của nhân viên liên quan đến các chính sách, quy trình và phúc lợi của công ty.
Điều phối và hỗ trợ quá trình giới thiệu nhân viên mới (onboarding) từ xa, đảm bảo họ có đầy đủ thông tin và công cụ cần thiết.
Đóng vai trò là đầu mối liên lạc chính giữa nhân viên từ xa và các bộ phận khác trong công ty (Nhân sự, IT, Kế toán…).
Quản lý Công cụ và Nguồn lực:
Quản lý và theo dõi việc cung cấp thiết bị làm việc (máy tính, điện thoại, phần mềm…) cho nhân viên từ xa.
Đảm bảo tất cả nhân viên từ xa đều có quyền truy cập vào các công cụ và nền tảng trực tuyến cần thiết (email, phần mềm cộng tác, hệ thống quản lý dự án…).
Nghiên cứu và đề xuất các công cụ và giải pháp mới để cải thiện hiệu quả làm việc và sự cộng tác của nhân viên từ xa.
Xây dựng Văn hóa Công ty Từ xa:
Tổ chức các hoạt động gắn kết đội nhóm trực tuyến (ví dụ: trò chơi trực tuyến, giờ cà phê ảo, buổi chia sẻ kinh nghiệm…) để thúc đẩy tinh thần đồng đội và giao tiếp giữa các nhân viên.
Phát triển và thực hiện các chương trình công nhận và khen thưởng nhân viên để ghi nhận những đóng góp của họ.
Đóng góp vào việc xây dựng và duy trì một môi trường làm việc tích cực, hòa nhập và hỗ trợ lẫn nhau.
Quản lý Hành chính và Hậu cần:
Xử lý các hóa đơn và chi phí liên quan đến hoạt động của văn phòng từ xa.
Hỗ trợ quản lý tài liệu và hồ sơ trực tuyến.
Phối hợp các chuyến công tác hoặc sự kiện gặp mặt trực tiếp (nếu có).
Đảm bảo tuân thủ các chính sách và quy định của công ty.
Cải tiến Quy trình:
Xác định các lĩnh vực cần cải thiện trong hoạt động của văn phòng từ xa và đề xuất các giải pháp.
Phát triển và tài liệu hóa các quy trình và hướng dẫn cho nhân viên từ xa.
Theo dõi và đánh giá hiệu quả của các quy trình và đề xuất các điều chỉnh khi cần thiết.
Yêu cầu:
Kinh nghiệm:
Ít nhất 2 năm kinh nghiệm làm việc trong vai trò quản lý văn phòng, trợ lý hành chính hoặc vị trí tương tự.
Kinh nghiệm làm việc trong môi trường làm việc từ xa hoặc hỗ trợ đội ngũ nhân viên từ xa là một lợi thế lớn.
Kỹ năng:
Kỹ năng giao tiếp xuất sắc (viết và nói), có khả năng giao tiếp hiệu quả với mọi người ở các cấp độ khác nhau.
Kỹ năng tổ chức và quản lý thời gian vượt trội, có khả năng ưu tiên các nhiệm vụ và đáp ứng thời hạn.
Kỹ năng giải quyết vấn đề mạnh mẽ, có khả năng xác định và giải quyết các vấn đề một cách nhanh chóng và hiệu quả.
Thành thạo các công cụ và phần mềm cộng tác trực tuyến (ví dụ: Zoom, Slack, Google Workspace, Microsoft Teams…).
Khả năng làm việc độc lập và chủ động, đồng thời có khả năng hợp tác hiệu quả với các thành viên khác trong nhóm.
Khả năng thích ứng với sự thay đổi và làm việc trong môi trường năng động.
Hiểu biết về các nguyên tắc cơ bản về quản lý dự án.
Học vấn:
Bằng Cao đẳng hoặc Đại học (ưu tiên).
Phẩm chất cá nhân:
Chủ động, có trách nhiệm và đáng tin cậy.
Nhiệt tình, thân thiện và có tinh thần phục vụ.
Tận tâm, tỉ mỉ và chú ý đến chi tiết.
Có khả năng giữ bí mật thông tin.
Sẵn sàng học hỏi và phát triển.
Quyền lợi:
Mức lương cạnh tranh, tương xứng với kinh nghiệm và năng lực.
Các chế độ phúc lợi hấp dẫn (bảo hiểm y tế, bảo hiểm xã hội, ngày nghỉ phép…).
Cơ hội phát triển nghề nghiệp trong một công ty đang phát triển.
Môi trường làm việc linh hoạt và thân thiện.
Cơ hội đóng góp vào việc xây dựng văn hóa công ty từ xa mạnh mẽ.
Cách thức ứng tuyển:
Ứng viên quan tâm vui lòng gửi hồ sơ (CV và thư xin việc) đến [địa chỉ email] với tiêu đề “Ứng tuyển Quản lý Văn phòng Từ xa – [Tên của bạn]”.
Lưu ý:
Điều chỉnh các yêu cầu và quyền lợi cụ thể để phù hợp với công ty của bạn.
Nêu rõ các công cụ và phần mềm cụ thể mà ứng viên cần thành thạo.
Thêm thông tin về văn hóa công ty và các giá trị cốt lõi để thu hút ứng viên phù hợp.
Chúc bạn tìm được ứng viên phù hợp!