Cẩm nang tuyển dụng Career Building chào đón quý cô chú anh chị đang làm việc tại TP.HCM cùng đến với cẩm nang tuyển dụng và hướng dẫn tìm việc làm phù hợp của chúng tôi, Việc sử dụng phần mềm/nền tảng onboarding để theo dõi tiến độ là một cách thông minh để đảm bảo quy trình onboarding diễn ra suôn sẻ và hiệu quả. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết, bao gồm các bước chung và một số ví dụ cụ thể:
I. Tổng quan về quy trình:
1. Chọn phần mềm/nền tảng onboarding phù hợp:
Điều này quan trọng nhất!
2. Thiết lập tài khoản và cấu hình:
Tùy chỉnh cài đặt phù hợp với nhu cầu công ty bạn.
3. Nhập dữ liệu nhân viên mới:
Tạo hồ sơ cho từng nhân viên.
4. Tạo hoặc tùy chỉnh quy trình onboarding:
Thiết kế các bước, nhiệm vụ, tài liệu cần thiết.
5. Gán nhiệm vụ và thời hạn:
Phân công công việc cho nhân viên mới và những người liên quan.
6. Theo dõi tiến độ:
Sử dụng các công cụ theo dõi của nền tảng để biết ai đang ở giai đoạn nào.
7. Đánh giá và cải tiến:
Thu thập phản hồi và điều chỉnh quy trình cho phù hợp.
II. Hướng dẫn chi tiết (ví dụ với một số nền tảng phổ biến):
A. Các bước chung (áp dụng cho hầu hết các nền tảng):
1. Chọn nền tảng onboarding:
Nghiên cứu và so sánh:
Xem xét các yếu tố như tính năng, giá cả, khả năng tích hợp, đánh giá của người dùng.
Một số nền tảng phổ biến:
BambooHR:
(Tính năng quản lý nhân sự toàn diện, bao gồm cả onboarding)
Workday:
(Hệ thống quản lý nguồn nhân lực lớn, phù hợp với doanh nghiệp lớn)
Lessonly:
(Tập trung vào đào tạo và phát triển, có thể dùng cho onboarding)
Talmundo:
(Nền tảng onboarding chuyên biệt)
Enboarder:
(Nền tảng onboarding tập trung vào trải nghiệm)
Kiểm tra các tùy chọn miễn phí hoặc bản dùng thử:
Để đánh giá trước khi cam kết.
2. Thiết lập tài khoản và cấu hình:
Tạo tài khoản quản trị:
Thường là người quản lý nhân sự hoặc người phụ trách onboarding.
Cấu hình cài đặt chung:
Thương hiệu:
Tải logo công ty, chọn màu sắc.
Thông báo:
Thiết lập thông báo tự động cho nhân viên và người quản lý.
Tích hợp:
Kết nối với các hệ thống khác như HRIS, email, Slack, v.v. (nếu có).
3. Nhập dữ liệu nhân viên mới:
Nhập thủ công:
Nhập thông tin cơ bản như tên, email, chức danh, phòng ban.
Tải lên hàng loạt:
Sử dụng file CSV hoặc Excel để nhập nhiều nhân viên cùng lúc.
Tích hợp HRIS:
Nếu có, tự động đồng bộ dữ liệu từ hệ thống HRIS.
4. Tạo hoặc tùy chỉnh quy trình onboarding:
Sử dụng mẫu có sẵn:
Hầu hết các nền tảng đều cung cấp các mẫu quy trình onboarding cho các vị trí khác nhau.
Tạo quy trình tùy chỉnh:
Thiết kế quy trình theo nhu cầu cụ thể của công ty bạn.
Xác định các giai đoạn:
Ví dụ: Trước khi bắt đầu, Ngày đầu tiên, Tuần đầu tiên, Tháng đầu tiên.
Thêm nhiệm vụ:
Hoàn thành giấy tờ (ví dụ: hợp đồng lao động, thông tin thuế).
Xem video giới thiệu về công ty.
Đọc tài liệu hướng dẫn về văn hóa công ty.
Gặp gỡ đồng nghiệp.
Tham gia đào tạo.
Thiết lập tài khoản và quyền truy cập.
Hoàn thành mục tiêu cụ thể trong 30/60/90 ngày đầu tiên.
Thêm tài liệu:
Tải lên các tài liệu cần thiết cho nhân viên mới.
5. Gán nhiệm vụ và thời hạn:
Chỉ định người chịu trách nhiệm:
Gán nhiệm vụ cho nhân viên mới, người quản lý, đồng nghiệp, v.v.
Đặt thời hạn hoàn thành:
Đặt thời gian cụ thể để hoàn thành từng nhiệm vụ.
Gửi thông báo nhắc nhở:
Thiết lập thông báo tự động để nhắc nhở mọi người về các nhiệm vụ sắp đến hạn.
B. Theo dõi tiến độ (quan trọng nhất):
1. Bảng điều khiển (Dashboard):
Tổng quan:
Hiển thị số lượng nhân viên đang trong quá trình onboarding, số nhiệm vụ đã hoàn thành, số nhiệm vụ quá hạn, v.v.
Trạng thái từng nhân viên:
Xem chi tiết tiến độ của từng nhân viên, biết họ đang ở giai đoạn nào, nhiệm vụ nào đã hoàn thành, nhiệm vụ nào chưa.
2. Báo cáo:
Tạo báo cáo tùy chỉnh:
Lọc theo phòng ban, vị trí, ngày bắt đầu, v.v.
Xuất báo cáo:
Xuất dữ liệu ra file CSV hoặc Excel để phân tích thêm.
3. Thông báo:
Nhận thông báo khi có nhiệm vụ mới được tạo, khi nhiệm vụ hoàn thành, khi nhiệm vụ quá hạn.
Cấu hình thông báo theo vai trò:
Người quản lý nhận thông báo khác với nhân viên mới.
4. Liên lạc:
Sử dụng tính năng nhắn tin hoặc bình luận:
Để trao đổi trực tiếp với nhân viên mới hoặc người quản lý.
Tích hợp với các công cụ giao tiếp khác:
Slack, Microsoft Teams, v.v.
C. Ví dụ cụ thể (giả sử bạn dùng BambooHR):
1. Đăng nhập vào BambooHR:
Với tài khoản quản trị.
2. Chọn tab “Onboarding”:
(Hoặc “New Hires” tùy theo phiên bản).
3. Chọn “Add New Hire”:
Nhập thông tin nhân viên mới.
4. Chọn “Onboarding Workflow”:
Chọn mẫu hoặc tạo quy trình onboarding tùy chỉnh.
5. Gán nhiệm vụ:
Ví dụ:
Nhiệm vụ:
“Hoàn thành hồ sơ nhân viên trực tuyến.”
Người nhận:
[Tên nhân viên mới]
Thời hạn:
3 ngày.
Nhiệm vụ:
“Gặp gỡ người quản lý (Jane Doe).”
Người nhận:
[Tên nhân viên mới], Jane Doe
Thời hạn:
Ngày đầu tiên.
6. Theo dõi tiến độ:
Xem bảng điều khiển:
Để biết tổng quan về tiến độ của tất cả nhân viên mới.
Nhấp vào tên nhân viên:
Để xem chi tiết tiến độ của từng người.
Sử dụng bộ lọc:
Để xem tất cả các nhiệm vụ chưa hoàn thành, quá hạn, v.v.
7. Gửi tin nhắn:
Sử dụng tính năng “Conversation” để liên lạc với nhân viên mới hoặc người quản lý.
III. Đánh giá và cải tiến:
Thu thập phản hồi:
Gửi khảo sát:
Hỏi nhân viên mới và người quản lý về trải nghiệm onboarding.
Tổ chức phỏng vấn:
Thu thập phản hồi chi tiết hơn.
Phân tích dữ liệu:
Xem xét các báo cáo:
Xác định các điểm nghẽn trong quy trình.
So sánh kết quả:
Theo dõi hiệu quả của quy trình onboarding theo thời gian.
Cải tiến quy trình:
Điều chỉnh nhiệm vụ:
Thêm, xóa hoặc sửa đổi nhiệm vụ dựa trên phản hồi và dữ liệu.
Cập nhật tài liệu:
Đảm bảo tài liệu luôn chính xác và hữu ích.
Tối ưu hóa thông báo:
Đảm bảo thông báo được gửi đúng thời điểm và đến đúng người.
IV. Lời khuyên:
Đơn giản hóa quy trình:
Tránh làm quá tải nhân viên mới với quá nhiều thông tin và nhiệm vụ.
Cá nhân hóa trải nghiệm:
Tùy chỉnh quy trình onboarding cho phù hợp với từng vị trí và cá nhân.
Tập trung vào kết nối:
Tạo cơ hội cho nhân viên mới kết nối với đồng nghiệp và xây dựng mối quan hệ.
Sử dụng tự động hóa:
Tự động hóa các tác vụ lặp đi lặp lại để tiết kiệm thời gian.
Đào tạo người quản lý:
Đảm bảo người quản lý được đào tạo về cách sử dụng nền tảng onboarding và hỗ trợ nhân viên mới.
Quan trọng:
Hướng dẫn này mang tính chất tổng quát. Các bước cụ thể có thể khác nhau tùy thuộc vào phần mềm/nền tảng onboarding bạn sử dụng. Hãy tham khảo tài liệu hướng dẫn và hỗ trợ của nhà cung cấp phần mềm để có thông tin chi tiết nhất.
Chúc bạn thành công trong việc xây dựng một quy trình onboarding hiệu quả!