Sự kiên nhẫn là chìa khóa khi chờ phản hồi email vì nhiều lý do, xuất phát từ cả yếu tố kỹ thuật, yếu tố con người và cả những kỳ vọng thực tế. Dưới đây là phân tích chi tiết:
1. Hiểu rõ thời gian phản hồi hợp lý:
Không có quy tắc chung:
Không có một quy tắc vàng nào quy định thời gian phản hồi email là bao lâu. Kỳ vọng về thời gian phản hồi phụ thuộc rất nhiều vào ngữ cảnh, mối quan hệ giữa người gửi và người nhận, và nội dung của email.
Email trang trọng và chuyên nghiệp:
Email gửi cho đồng nghiệp, đối tác kinh doanh, nhà tuyển dụng tiềm năng thường cần thời gian phản hồi lâu hơn so với email trao đổi thông tin nhanh giữa bạn bè. Thông thường, nên chờ ít nhất 24-48 giờ làm việc trước khi gửi email nhắc nhở.
Email thông thường:
Email giữa bạn bè và gia đình có thể có thời gian phản hồi linh hoạt hơn, tùy thuộc vào mức độ khẩn cấp và thói quen của mỗi người.
Xem xét múi giờ:
Nếu bạn gửi email cho ai đó ở múi giờ khác, hãy tính đến sự chênh lệch thời gian. Có thể người nhận đang ngủ hoặc đang trong giờ làm việc của họ.
Ngày cuối tuần và ngày lễ:
Rất nhiều người không kiểm tra email thường xuyên vào cuối tuần hoặc ngày lễ. Đừng mong đợi phản hồi nhanh chóng trong những khoảng thời gian này.
2. Lý do khách quan khiến email không được phản hồi ngay lập tức:
Quá tải email:
Hầu hết mọi người đều phải vật lộn với lượng email khổng lồ trong hộp thư đến của mình. Email của bạn có thể bị chôn vùi trong số rất nhiều email khác.
Ưu tiên:
Người nhận có thể đang tập trung vào các nhiệm vụ quan trọng hơn hoặc đang ưu tiên phản hồi các email khẩn cấp hơn.
Bận rộn:
Đơn giản là người nhận có thể đang rất bận rộn với công việc, cuộc họp, hoặc các hoạt động cá nhân khác và chưa có thời gian để đọc và trả lời email của bạn.
Cần thời gian để xử lý thông tin:
Email của bạn có thể yêu cầu người nhận phải suy nghĩ, tìm kiếm thông tin, hoặc tham khảo ý kiến của người khác trước khi có thể đưa ra phản hồi phù hợp.
Vấn đề kỹ thuật:
Email có thể bị lạc trong thư mục spam, hoặc người nhận có thể gặp sự cố kỹ thuật với hệ thống email của họ.
3. Lợi ích của sự kiên nhẫn:
Tránh gây áp lực:
Việc liên tục gửi email nhắc nhở có thể gây áp lực cho người nhận và khiến họ cảm thấy khó chịu, thậm chí là ác cảm.
Duy trì mối quan hệ tốt đẹp:
Thể hiện sự kiên nhẫn cho thấy bạn tôn trọng thời gian và công việc của người khác, từ đó xây dựng được mối quan hệ chuyên nghiệp và tích cực.
Cơ hội để email được chú ý:
Bằng cách chờ đợi một khoảng thời gian hợp lý, bạn tạo cơ hội cho email của mình được “nổi” lên trong hộp thư đến của người nhận, đặc biệt nếu họ đang dọn dẹp hoặc sắp xếp lại email.
Phản hồi chất lượng hơn:
Khi không bị áp lực về thời gian, người nhận có thể dành nhiều thời gian hơn để suy nghĩ và đưa ra phản hồi chi tiết và chính xác hơn.
Tránh hiểu lầm:
Gửi email nhắc nhở quá sớm có thể bị hiểu lầm là bạn đang nghi ngờ khả năng hoặc sự quan tâm của người nhận, đặc biệt trong môi trường chuyên nghiệp.
4. Khi nào nên gửi email nhắc nhở (sau sự kiên nhẫn):
Sau khoảng thời gian hợp lý (24-48 giờ làm việc cho email chuyên nghiệp):
Nếu bạn vẫn chưa nhận được phản hồi sau một khoảng thời gian hợp lý, hãy cân nhắc gửi một email nhắc nhở lịch sự.
Sử dụng giọng văn lịch sự và tôn trọng:
Nhắc nhở một cách nhẹ nhàng và thể hiện sự thông cảm với sự bận rộn của người nhận. Ví dụ: “Chào [Tên người nhận], tôi chỉ muốn nhắc lại email tôi đã gửi vào ngày [Ngày gửi] về [Chủ đề]. Tôi hiểu rằng bạn có thể rất bận rộn, nhưng tôi rất mong nhận được phản hồi của bạn khi bạn có thời gian.”
Đính kèm lại email gốc:
Điều này giúp người nhận dễ dàng tìm lại email ban đầu và nắm bắt lại thông tin.
Kiểm tra thư mục spam:
Trước khi gửi email nhắc nhở, hãy kiểm tra thư mục spam của bạn để đảm bảo rằng bạn không bỏ lỡ phản hồi nào.
Cân nhắc các kênh liên lạc khác:
Nếu bạn cần phản hồi gấp, hãy cân nhắc liên lạc với người nhận qua điện thoại hoặc các kênh liên lạc khác.
Tóm lại,
sự kiên nhẫn là một đức tính quan trọng khi chờ phản hồi email. Nó giúp bạn duy trì các mối quan hệ tốt đẹp, tránh gây áp lực cho người nhận và tạo cơ hội cho phản hồi chất lượng hơn. Hãy hiểu rõ thời gian phản hồi hợp lý, xem xét các lý do khách quan khiến email không được phản hồi ngay lập tức, và chỉ gửi email nhắc nhở sau khi đã chờ đợi một khoảng thời gian hợp lý và bằng giọng văn lịch sự, tôn trọng.
http://proxy-bl.researchport.umd.edu/login?url=https://careerbuilding.net/career-builder/