Career building TPHCM xin kính chào quý cô chú anh chị đang làm việc tại Hồ Chí Minh đến với cẩm nang tuyển dụng của chúng tôi, Bạn muốn tối ưu email để tăng cơ hội nhận phản hồi gấp đôi. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết để bạn thực hiện việc này:
I. HIỂU RÕ VẤN ĐỀ VÀ MỤC TIÊU
Trước khi bắt đầu viết email, hãy tự hỏi:
Mục tiêu của email này là gì?
(Ví dụ: Nhận phản hồi về ý tưởng, xin ý kiến về dự án, yêu cầu thông tin,…)
Ai là người nhận?
(Ví dụ: Đồng nghiệp, cấp trên, khách hàng,…)
Tại sao họ nên dành thời gian để trả lời email này?
(Giá trị họ nhận được là gì?)
II. CẤU TRÚC EMAIL TỐI ƯU ĐỂ NHẬN PHẢN HỒI
Một email hiệu quả cần có cấu trúc rõ ràng và dễ đọc:
1. Tiêu đề (Subject Line):
Ngắn gọn và cụ thể:
Tiêu đề nên tóm tắt nội dung chính của email và lý do bạn cần phản hồi. Tránh những tiêu đề chung chung như “Xin ý kiến” hoặc “Cần giúp đỡ”.
Tạo sự cấp bách (nếu cần):
Sử dụng các từ như “Gấp”, “Quan trọng”, “Cần phản hồi trước [Ngày]”,… một cách cẩn thận và chỉ khi thực sự cần thiết.
Cá nhân hóa (nếu phù hợp):
Nếu có thể, hãy đề cập đến tên người nhận hoặc dự án cụ thể liên quan đến họ.
Ví dụ:
“Xin ý kiến về chiến lược marketing quý 4 – Cần phản hồi trước thứ Sáu”
“Góp ý về bản thiết kế logo mới cho dự án ABC”
“Gấp: Cần xác nhận thông tin liên hệ của đối tác XYZ”
2. Lời chào (Greeting):
Sử dụng tên riêng:
“Chào [Tên người nhận],” luôn tốt hơn “Chào anh/chị,” hoặc “Gửi đến tất cả,”.
Điều chỉnh theo mối quan hệ:
Nếu bạn có mối quan hệ thân thiết với người nhận, có thể sử dụng lời chào thân mật hơn.
Ví dụ:
“Chào chị Lan,”
“Chào anh Minh,”
“Hi John,” (nếu quen thuộc)
3. Mở đầu (Opening):
Nêu rõ mục đích ngay từ đầu:
Giải thích ngắn gọn lý do bạn viết email này.
Nhắc lại bối cảnh (nếu cần):
Nếu email liên quan đến một cuộc trò chuyện trước đó hoặc một dự án cụ thể, hãy nhắc lại để người nhận dễ dàng nắm bắt.
Ví dụ:
“Tôi viết email này để xin ý kiến của chị về bản đề xuất ngân sách cho quý 4.”
“Như chúng ta đã thảo luận trong cuộc họp hôm qua, tôi xin gửi bản nháp đầu tiên của báo cáo…”
“Tôi cần sự giúp đỡ của anh để xác định nguyên nhân sự cố trên hệ thống…”
4. Nội dung chính (Body):
Ngắn gọn và súc tích:
Tránh viết lan man và chỉ tập trung vào những thông tin quan trọng nhất.
Chia nhỏ thành các đoạn văn ngắn:
Sử dụng các đoạn văn ngắn (3-4 dòng) để tăng tính dễ đọc.
Sử dụng gạch đầu dòng (bullet points) hoặc đánh số (numbering):
Để liệt kê các điểm cần phản hồi hoặc các bước cần thực hiện.
Sử dụng ngôn ngữ rõ ràng và dễ hiểu:
Tránh sử dụng thuật ngữ chuyên môn quá nhiều, trừ khi người nhận hiểu rõ về lĩnh vực đó.
Cung cấp đầy đủ thông tin:
Đảm bảo người nhận có đủ thông tin cần thiết để đưa ra phản hồi.
Đặt câu hỏi cụ thể:
Thay vì hỏi chung chung “Anh/chị nghĩ gì?”, hãy đặt câu hỏi cụ thể như “Anh/chị thấy phần nào của chiến lược này cần được cải thiện?”
Ví dụ:
“Tôi đã đính kèm bản đề xuất ngân sách chi tiết. Anh/chị vui lòng cho tôi biết ý kiến về những điểm sau:
Tính khả thi của các mục tiêu doanh thu
Mức độ phù hợp của ngân sách cho từng hoạt động
Các rủi ro tiềm ẩn và biện pháp đối phó”
5. Lời kêu gọi hành động (Call to Action):
Nêu rõ những gì bạn muốn người nhận làm:
Ví dụ: “Vui lòng phản hồi trước [Ngày]”, “Cho tôi biết ý kiến của anh/chị”, “Xác nhận thông tin”,…
Làm cho lời kêu gọi hành động nổi bật:
Sử dụng in đậm, gạch chân hoặc màu sắc để thu hút sự chú ý.
Cung cấp thời hạn (deadline):
Nếu cần phản hồi trong một thời gian nhất định, hãy nêu rõ thời hạn.
Ví dụ:
“Vui lòng phản hồi cho tôi trước thứ Sáu tuần này để chúng ta có thể kịp thời điều chỉnh chiến lược.”
“Tôi rất mong nhận được ý kiến của anh/chị về bản thiết kế này. Xin vui lòng gửi phản hồi cho tôi trước ngày 15 tháng 10.”
“Xin vui lòng xác nhận thông tin liên hệ của đối tác XYZ trong file đính kèm.”
6. Lời cảm ơn (Gratitude):
Thể hiện sự biết ơn:
Cảm ơn người nhận vì đã dành thời gian xem xét email của bạn.
Ví dụ:
“Cảm ơn anh/chị đã dành thời gian xem xét email này.”
“Tôi rất cảm kích sự giúp đỡ của anh/chị.”
7. Lời chào kết (Closing):
Sử dụng lời chào phù hợp:
“Trân trọng,” “Thân ái,” “Regards,”…
Ví dụ:
“Trân trọng,”
“Thân ái,”
“Best regards,”
8. Chữ ký (Signature):
Cung cấp thông tin liên hệ:
Tên, chức danh, số điện thoại, email,…
Thêm liên kết đến trang web hoặc mạng xã hội (nếu phù hợp).
III. CÁC MẸO KHÁC ĐỂ TĂNG CƠ HỘI NHẬN PHẢN HỒI
Kiểm tra kỹ lưỡng:
Đảm bảo email không có lỗi chính tả, ngữ pháp hoặc định dạng.
Đính kèm tài liệu (nếu cần):
Đảm bảo các tài liệu đính kèm đầy đủ và dễ đọc.
Gửi email vào thời điểm thích hợp:
Tránh gửi email vào cuối tuần hoặc ngoài giờ làm việc.
Theo dõi (Follow-up):
Nếu bạn không nhận được phản hồi sau một vài ngày, hãy gửi một email nhắc nhở ngắn gọn.
Cá nhân hóa:
Tìm hiểu về người nhận và điều chỉnh email cho phù hợp với họ.
Tạo mối quan hệ:
Xây dựng mối quan hệ tốt đẹp với người nhận để họ sẵn sàng giúp đỡ bạn.
Đừng ngại gọi điện:
Nếu email không hiệu quả, hãy thử gọi điện thoại trực tiếp cho người nhận.
IV. VÍ DỤ CỤ THỂ
Ví dụ 1: Xin ý kiến về kế hoạch marketing
Tiêu đề:
Xin ý kiến về Kế hoạch Marketing cho chiến dịch ra mắt sản phẩm mới – Cần phản hồi trước 15/10
Lời chào:
Chào anh Nam,
Mở đầu:
Em viết email này để xin ý kiến của anh về bản Kế hoạch Marketing chi tiết cho chiến dịch ra mắt sản phẩm ABC mà em đã chuẩn bị.
Nội dung:
Em đã đính kèm bản kế hoạch chi tiết trong email này. Em rất mong nhận được phản hồi của anh về những điểm sau:
Tính khả thi của các mục tiêu doanh số đề ra.
Sự phù hợp của các kênh truyền thông được lựa chọn.
Ngân sách phân bổ cho từng hoạt động có hợp lý không?
Anh có gợi ý nào để cải thiện kế hoạch này không?
Lời kêu gọi hành động:
Xin anh vui lòng dành thời gian xem qua và cho em phản hồi trước ngày 15/10 để em có thể kịp thời điều chỉnh kế hoạch.
Lời cảm ơn:
Em rất cảm ơn sự giúp đỡ của anh.
Lời chào kết:
Trân trọng,
Chữ ký:
[Tên của bạn]
[Chức danh]
[Số điện thoại]
[Email]
Ví dụ 2: Yêu cầu xác nhận thông tin liên hệ
Tiêu đề:
Gấp: Xác nhận thông tin liên hệ của đối tác XYZ
Lời chào:
Chào chị Hà,
Mở đầu:
Em cần chị giúp xác nhận thông tin liên hệ của đối tác XYZ để em có thể liên hệ với họ trong tuần này.
Nội dung:
Em đã đính kèm file excel chứa thông tin liên hệ hiện tại của đối tác XYZ. Chị vui lòng kiểm tra và xác nhận xem thông tin này còn chính xác không. Nếu có bất kỳ thay đổi nào, chị vui lòng cập nhật lại vào file excel và gửi lại cho em.
Lời kêu gọi hành động:
Em rất mong nhận được phản hồi của chị trước trưa mai (10/10) để em có thể kịp thời liên hệ với đối tác.
Lời cảm ơn:
Em cảm ơn sự giúp đỡ nhanh chóng của chị.
Lời chào kết:
Thân ái,
Chữ ký:
[Tên của bạn]
[Chức danh]
[Số điện thoại]
[Email]
LƯU Ý QUAN TRỌNG:
Thực hành thường xuyên:
Càng thực hành viết email nhiều, bạn càng trở nên thành thạo hơn.
Học hỏi từ những người khác:
Quan sát cách những người khác viết email và học hỏi những điều hay từ họ.
Xin phản hồi từ người khác:
Yêu cầu đồng nghiệp hoặc bạn bè đọc và cho bạn phản hồi về email của bạn.
Sử dụng công cụ hỗ trợ:
Có rất nhiều công cụ hỗ trợ viết email có thể giúp bạn cải thiện kỹ năng viết email của mình.
Chúc bạn thành công trong việc tối ưu email và tăng cơ hội nhận phản hồi!
https://e-imamu.edu.sa:443/cas/logout?url=https://careerbuilding.net/career-builder/