Để tạo ấn tượng tốt ban đầu với nhà tuyển dụng qua email chuyên nghiệp, bạn cần chú trọng đến từng chi tiết nhỏ. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết:
1. Địa chỉ email chuyên nghiệp:
Sử dụng địa chỉ email có tên thật của bạn:
Ví dụ: ten.ho@gmail.com, tenho@domain.com (nếu có email công ty cũ).
Tránh các địa chỉ email thiếu chuyên nghiệp:
Như “cutiepie9x@gmail.com” hoặc “rockstar123@yahoo.com”.
Nếu cần thiết, tạo một địa chỉ email mới chỉ dành cho việc tìm việc:
Đảm bảo địa chỉ email này chuyên nghiệp và dễ nhớ.
2. Tiêu đề email rõ ràng, súc tích:
Nêu rõ mục đích của email:
Ví dụ: “Ứng tuyển vị trí [tên vị trí] – [Tên của bạn]”.
Nếu được yêu cầu cụ thể, hãy tuân thủ hướng dẫn:
Ví dụ, nếu nhà tuyển dụng yêu cầu tiêu đề “CV – [Tên của bạn] – [Mã số vị trí]”, hãy làm theo chính xác.
Tránh các tiêu đề chung chung:
Ví dụ: “Xin chào”, “Ứng tuyển”, “CV của tôi”.
3. Lời chào hỏi trang trọng:
Tìm hiểu tên người liên hệ (nếu có thể):
“Kính gửi Ông/Bà [Tên người liên hệ],” sẽ thể hiện sự quan tâm và chu đáo.
Nếu không biết tên người liên hệ:
Sử dụng “Kính gửi Phòng Tuyển dụng,” hoặc “Kính gửi Nhà tuyển dụng,”.
Tránh sử dụng các lời chào quá thân mật:
Như “Chào bạn” hoặc “Hi”.
4. Nội dung email ngắn gọn, súc tích và chuyên nghiệp:
Giới thiệu bản thân ngắn gọn:
Nêu rõ tên của bạn và vị trí bạn đang ứng tuyển.
Nêu lý do bạn quan tâm đến vị trí:
Giải thích tại sao bạn lại muốn làm việc cho công ty này và vị trí này phù hợp với bạn như thế nào.
Tóm tắt ngắn gọn các kỹ năng và kinh nghiệm phù hợp:
Nhấn mạnh những kỹ năng và kinh nghiệm liên quan trực tiếp đến yêu cầu công việc.
Thể hiện sự nhiệt tình và mong muốn được phỏng vấn:
“Tôi rất mong có cơ hội được thảo luận chi tiết hơn về kinh nghiệm và kỹ năng của mình trong buổi phỏng vấn.”
Đề cập đến hồ sơ đính kèm:
“Tôi đã đính kèm CV và thư xin việc để Quý công ty tham khảo.”
Kiểm tra kỹ lỗi chính tả và ngữ pháp:
Sử dụng các công cụ kiểm tra chính tả và nhờ người khác đọc lại email của bạn để đảm bảo không có lỗi.
Sử dụng ngôn ngữ trang trọng, lịch sự:
Tránh sử dụng tiếng lóng, từ ngữ viết tắt không phổ biến hoặc biểu tượng cảm xúc.
Định dạng văn bản rõ ràng:
Sử dụng font chữ dễ đọc (ví dụ: Arial, Times New Roman), kích thước chữ vừa phải, và chia đoạn hợp lý.
Giữ email ngắn gọn, không quá dài:
Tập trung vào những thông tin quan trọng nhất và tránh lan man.
5. Lời cảm ơn và kết thúc email chuyên nghiệp:
Cảm ơn nhà tuyển dụng đã dành thời gian xem xét hồ sơ của bạn:
“Xin chân thành cảm ơn Quý công ty đã dành thời gian xem xét hồ sơ của tôi.”
Kết thúc email bằng lời chúc tốt đẹp:
“Chúc Quý công ty một ngày làm việc hiệu quả.”
Sử dụng các lời chào kết thúc trang trọng:
Ví dụ: “Trân trọng,” hoặc “Kính thư,”.
Ký tên đầy đủ:
[Tên đầy đủ của bạn] – [Số điện thoại liên hệ] – [Địa chỉ email] – [Liên kết đến LinkedIn (nếu có)].
6. Đính kèm hồ sơ cẩn thận:
Định dạng file phù hợp:
Sử dụng định dạng PDF cho CV và thư xin việc để đảm bảo tính nhất quán và chuyên nghiệp.
Đặt tên file rõ ràng:
Ví dụ: “CV_NguyenVanA.pdf” hoặc “ThuXinViec_NguyenVanA.pdf”.
Kiểm tra kỹ dung lượng file:
Đảm bảo dung lượng file không quá lớn, gây khó khăn cho nhà tuyển dụng khi tải xuống.
7. Một số lưu ý quan trọng khác:
Trả lời email nhanh chóng:
Nếu bạn nhận được email từ nhà tuyển dụng, hãy cố gắng trả lời trong vòng 24-48 giờ.
Luôn giữ thái độ chuyên nghiệp và lịch sự:
Ngay cả khi bạn không được chọn cho vị trí này, hãy cảm ơn nhà tuyển dụng và thể hiện sự trân trọng đối với thời gian của họ.
Nghiên cứu kỹ về công ty và vị trí ứng tuyển:
Thể hiện sự hiểu biết của bạn về công ty và vị trí trong email để gây ấn tượng với nhà tuyển dụng.
Tùy chỉnh email cho từng vị trí ứng tuyển:
Tránh gửi một email chung chung cho tất cả các nhà tuyển dụng. Thay vào đó, hãy tùy chỉnh email của bạn để phù hợp với từng vị trí cụ thể.
Ví dụ mẫu email:
Tiêu đề:
Ứng tuyển vị trí Chuyên viên Marketing – Nguyễn Văn A
Nội dung:
Kính gửi Phòng Tuyển dụng,
Tôi là Nguyễn Văn A, và tôi viết email này để bày tỏ sự quan tâm đến vị trí Chuyên viên Marketing được đăng tải trên [Nguồn thông tin việc làm].
Với hơn 3 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực Marketing, đặc biệt là trong [Lĩnh vực cụ thể], tôi tin rằng kỹ năng và kinh nghiệm của mình phù hợp với yêu cầu của vị trí này. Trong quá trình làm việc tại [Công ty cũ], tôi đã đạt được những thành công nhất định trong việc [Kể một vài thành tích cụ thể].
Tôi rất ấn tượng với [Một vài điểm nổi bật của công ty] và mong muốn được đóng góp vào sự phát triển của công ty.
Tôi đã đính kèm CV và thư xin việc để Quý công ty tham khảo. Rất mong nhận được phản hồi từ Quý công ty.
Xin chân thành cảm ơn Quý công ty đã dành thời gian xem xét hồ sơ của tôi.
Kính thư,
Nguyễn Văn A
[Số điện thoại liên hệ]
[Địa chỉ email]
[Liên kết đến LinkedIn (nếu có)]
Bằng cách tuân thủ các hướng dẫn trên, bạn có thể tạo ấn tượng tốt ban đầu với nhà tuyển dụng qua email và tăng cơ hội được mời phỏng vấn. Chúc bạn thành công!
https://login.proxy-um.researchport.umd.edu/login?url=https://careerbuilding.net/career-builder/