Cẩm nang tuyển dụng Career Building chào đón quý cô chú anh chị đang làm việc tại TP.HCM cùng đến với cẩm nang tuyển dụng và hướng dẫn tìm việc làm phù hợp của chúng tôi, Việc thu thập phản hồi sớm về quá trình onboarding là vô cùng quan trọng để đảm bảo trải nghiệm tốt nhất cho nhân viên mới và liên tục cải thiện chương trình của bạn. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết về cách thiết lập và thực hiện quy trình thu thập phản hồi hiệu quả:
I. Tại Sao Cần Thu Thập Phản Hồi Sớm Về Onboarding?
Cải thiện trải nghiệm nhân viên:
Giúp nhân viên mới cảm thấy được lắng nghe, hỗ trợ và hòa nhập nhanh chóng hơn.
Xác định vấn đề sớm:
Phát hiện các điểm nghẽn, thiếu sót hoặc nội dung không rõ ràng trong chương trình onboarding.
Tối ưu hóa quy trình:
Dựa trên phản hồi, bạn có thể điều chỉnh và cải thiện chương trình onboarding để phù hợp hơn với nhu cầu của nhân viên mới.
Tăng cường gắn kết:
Thể hiện sự quan tâm của công ty đối với sự phát triển của nhân viên, từ đó thúc đẩy tinh thần làm việc và gắn bó lâu dài.
Tiết kiệm chi phí:
Sửa chữa các vấn đề sớm sẽ hiệu quả hơn so với việc khắc phục hậu quả sau này.
II. Thiết Kế Quy Trình Thu Thập Phản Hồi
1. Xác Định Mục Tiêu:
Bạn muốn tìm hiểu điều gì cụ thể về trải nghiệm onboarding?
Những khía cạnh nào của chương trình bạn muốn đánh giá? (Ví dụ: tài liệu, đào tạo, gặp gỡ đồng nghiệp, v.v.)
Phản hồi này sẽ được sử dụng như thế nào? (Ví dụ: cải thiện nội dung, quy trình, hoặc hỗ trợ cá nhân)
2. Xác Định Thời Điểm Thu Thập Phản Hồi:
Tuần đầu tiên:
Thu thập phản hồi chung về ấn tượng ban đầu, sự rõ ràng của thông tin, và những khó khăn gặp phải.
Sau 1 tháng:
Đánh giá về sự hiểu biết về vai trò, trách nhiệm, và sự hỗ trợ từ đồng nghiệp và quản lý.
Sau 3 tháng:
Đánh giá về sự tự tin trong công việc, mức độ hòa nhập vào văn hóa công ty, và những nhu cầu phát triển thêm.
Linh hoạt:
Bất cứ khi nào nhân viên mới có điều muốn chia sẻ.
3. Lựa Chọn Phương Pháp Thu Thập Phản Hồi:
Khảo sát:
Sử dụng các công cụ khảo sát trực tuyến (Google Forms, SurveyMonkey, Typeform) để thu thập phản hồi định lượng và định tính.
Ưu điểm:
Dễ dàng triển khai, thu thập dữ liệu nhanh chóng, phân tích kết quả đơn giản.
Nhược điểm:
Có thể thiếu chiều sâu, tỷ lệ phản hồi có thể thấp.
Phỏng vấn trực tiếp:
Tổ chức các buổi phỏng vấn ngắn (15-30 phút) với nhân viên mới.
Ưu điểm:
Thu được thông tin chi tiết, có thể đặt câu hỏi làm rõ, xây dựng mối quan hệ.
Nhược điểm:
Tốn thời gian, cần người phỏng vấn có kỹ năng.
Họp nhóm:
Tổ chức các buổi họp nhóm nhỏ với các nhân viên mới để thảo luận về trải nghiệm onboarding.
Ưu điểm:
Tạo không gian chia sẻ, khuyến khích sự tham gia, thu được nhiều góc nhìn khác nhau.
Nhược điểm:
Cần người điều phối giỏi, có thể bị ảnh hưởng bởi ý kiến của một số người.
Hộp thư góp ý (ẩn danh):
Cho phép nhân viên mới gửi phản hồi ẩn danh.
Ưu điểm:
Khuyến khích sự trung thực, đặc biệt là khi có vấn đề nhạy cảm.
Nhược điểm:
Khó làm rõ thông tin, khó theo dõi.
Kiểm tra định kỳ 1:1:
Người quản lý nên chủ động có các buổi nói chuyện thường xuyên, có thể hàng tuần trong tháng đầu tiên, để nắm bắt và giải quyết các vấn đề phát sinh.
4. Thiết Kế Câu Hỏi Phản Hồi:
Câu hỏi đóng:
(Ví dụ: Thang điểm đánh giá, lựa chọn đáp án)
“Bạn đánh giá mức độ hữu ích của tài liệu onboarding như thế nào? (1-5)”
“Bạn có cảm thấy mình được cung cấp đầy đủ thông tin về vai trò của mình không? (Có/Không)”
Câu hỏi mở:
(Ví dụ: Câu hỏi tự luận)
“Bạn có đề xuất gì để cải thiện chương trình onboarding?”
“Bạn gặp khó khăn gì trong tuần đầu tiên làm việc?”
“Bạn có cảm thấy mình được chào đón và hòa nhập vào đội nhóm không? Tại sao?”
“Điều gì trong quá trình onboarding khiến bạn ấn tượng nhất?”
Kết hợp cả hai loại câu hỏi
để thu thập thông tin toàn diện.
Đảm bảo câu hỏi rõ ràng, dễ hiểu, không gây hiểu lầm.
Tập trung vào các khía cạnh quan trọng của chương trình onboarding.
Tránh các câu hỏi mang tính chất phán xét hoặc đổ lỗi.
III. Triển Khai Thu Thập Phản Hồi
1. Thông Báo Cho Nhân Viên Mới:
Giải thích rõ mục đích của việc thu thập phản hồi.
Nhấn mạnh rằng phản hồi của họ rất quan trọng và sẽ được sử dụng để cải thiện chương trình onboarding.
Đảm bảo tính bảo mật của thông tin (đặc biệt là khi thu thập phản hồi ẩn danh).
Thông báo về thời gian và phương pháp thu thập phản hồi.
2. Gửi Khảo Sát/Mời Phỏng Vấn:
Gửi khảo sát/mời phỏng vấn đúng thời điểm đã định.
Sử dụng lời nhắn thân thiện, khuyến khích sự tham gia.
Cung cấp hướng dẫn rõ ràng về cách hoàn thành khảo sát/tham gia phỏng vấn.
3. Tiến Hành Phỏng Vấn/Họp Nhóm:
Tạo không khí thoải mái, cởi mở.
Lắng nghe cẩn thận, đặt câu hỏi làm rõ khi cần thiết.
Ghi chép đầy đủ thông tin.
Thể hiện sự trân trọng đối với thời gian và ý kiến của nhân viên mới.
4. Thu Thập Phản Hồi Liên Tục:
Tạo kênh liên lạc mở để nhân viên mới có thể chia sẻ phản hồi bất cứ khi nào.
Khuyến khích họ đặt câu hỏi và đưa ra ý kiến đóng góp.
IV. Phân Tích và Hành Động Dựa Trên Phản Hồi
1. Tổng Hợp và Phân Tích Dữ Liệu:
Tổng hợp tất cả các phản hồi thu thập được từ các phương pháp khác nhau.
Tìm kiếm các xu hướng, điểm chung và điểm khác biệt.
Xác định các vấn đề cần giải quyết và các cơ hội để cải thiện.
2. Ưu Tiên Các Hành Động:
Dựa trên mức độ ảnh hưởng và tính khả thi, ưu tiên các hành động cần thực hiện.
Tập trung vào các vấn đề quan trọng nhất ảnh hưởng đến trải nghiệm của nhân viên mới.
3. Thực Hiện Các Thay Đổi:
Thực hiện các thay đổi cần thiết để cải thiện chương trình onboarding.
Đảm bảo các thay đổi được thông báo rõ ràng cho tất cả các bên liên quan.
4. Theo Dõi và Đánh Giá:
Theo dõi hiệu quả của các thay đổi đã thực hiện.
Tiếp tục thu thập phản hồi để đảm bảo chương trình onboarding luôn được cải thiện.
V. Mẫu Câu Hỏi Khảo Sát (Ví dụ)
Giai đoạn: Tuần đầu tiên
Bạn đánh giá mức độ rõ ràng của thông tin được cung cấp trong tuần đầu tiên như thế nào? (1-5)
Bạn có cảm thấy mình được chào đón và hỗ trợ bởi đồng nghiệp không? (Có/Không/Một phần)
Bạn có gặp khó khăn gì trong việc tìm hiểu về công ty và văn hóa làm việc không? Nếu có, vui lòng mô tả.
Bạn có đề xuất gì để cải thiện trải nghiệm onboarding trong tuần đầu tiên?
Giai đoạn: Sau 1 tháng
Bạn đánh giá mức độ hiểu biết của mình về vai trò và trách nhiệm công việc hiện tại như thế nào? (1-5)
Bạn có cảm thấy mình được cung cấp đủ công cụ và tài nguyên để thực hiện công việc không? (Có/Không)
Bạn có nhận được sự hỗ trợ đầy đủ từ người quản lý của mình không? (Có/Không)
Bạn có câu hỏi hoặc lo ngại nào về công việc hoặc công ty mà bạn muốn được giải đáp không?
Bạn có đề xuất gì để cải thiện chương trình onboarding trong tháng đầu tiên?
Giai đoạn: Sau 3 tháng
Bạn đánh giá mức độ tự tin của mình trong việc thực hiện công việc hiện tại như thế nào? (1-5)
Bạn có cảm thấy mình đã hòa nhập vào đội nhóm và văn hóa công ty không? (Có/Không)
Bạn có nhu cầu đào tạo hoặc phát triển kỹ năng nào để hỗ trợ công việc của mình không?
Bạn có hài lòng với trải nghiệm onboarding của mình không? Nếu không, vui lòng cho biết lý do.
Bạn có đề xuất gì để cải thiện chương trình onboarding trong 3 tháng đầu tiên?
Lưu Ý Quan Trọng:
Tính bảo mật:
Luôn đảm bảo tính bảo mật và ẩn danh (nếu cần) cho nhân viên mới khi thu thập phản hồi.
Phản hồi là một món quà:
Hãy trân trọng mọi phản hồi, dù tích cực hay tiêu cực.
Hành động nhanh chóng:
Đừng trì hoãn việc giải quyết các vấn đề được nêu ra.
Liên tục cải tiến:
Quy trình thu thập phản hồi và chương trình onboarding cần được xem xét và cải tiến thường xuyên.
Hy vọng hướng dẫn này sẽ giúp bạn xây dựng một quy trình thu thập phản hồi hiệu quả và cải thiện chương trình onboarding của bạn! Chúc bạn thành công!