Cẩm nang tuyển dụng Career Building chào đón quý cô chú anh chị đang làm việc tại TP.HCM cùng đến với cẩm nang tuyển dụng và hướng dẫn tìm việc làm phù hợp của chúng tôi, Việc thu thập phản hồi từ ứng viên là một phần quan trọng để cải thiện quy trình tuyển dụng của bạn. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết để tạo và thực hiện một khảo sát phản hồi từ ứng viên hiệu quả:
Bước 1: Xác định Mục Tiêu và Phạm Vi
Tại sao bạn thu thập phản hồi?
Xác định điểm mạnh và điểm yếu của quy trình tuyển dụng hiện tại.
Cải thiện trải nghiệm ứng viên.
Nâng cao hình ảnh thương hiệu nhà tuyển dụng.
Thu hút và giữ chân nhân tài.
Giai đoạn nào của quy trình tuyển dụng bạn muốn khảo sát?
Sau khi ứng viên nộp hồ sơ.
Sau vòng phỏng vấn đầu tiên.
Sau vòng phỏng vấn cuối cùng.
Cho ứng viên không được chọn.
Toàn bộ quy trình (khảo sát nhiều lần).
Bạn muốn thu thập loại thông tin nào?
Về thông tin tuyển dụng (mô tả công việc, thông tin về công ty).
Về quy trình nộp hồ sơ.
Về trải nghiệm phỏng vấn.
Về giao tiếp từ nhà tuyển dụng.
Về sự công bằng và minh bạch.
Bước 2: Thiết Kế Khảo Sát
Chọn Loại Câu Hỏi:
Câu hỏi đóng:
Đánh giá theo thang điểm:
(Ví dụ: “Bạn đánh giá mức độ hài lòng của bạn với quy trình phỏng vấn như thế nào? (1 – Rất không hài lòng đến 5 – Rất hài lòng)”)
Câu hỏi trắc nghiệm:
(Ví dụ: “Bạn tìm thấy thông tin tuyển dụng này ở đâu? (Website công ty, LinkedIn, v.v.)”)
Câu hỏi Đúng/Sai:
(Ví dụ: “Bạn có nhận được phản hồi từ nhà tuyển dụng sau khi nộp hồ sơ không?”)
Câu hỏi mở:
Cho phép ứng viên chia sẻ ý kiến chi tiết và sâu sắc hơn. (Ví dụ: “Bạn có đề xuất nào để cải thiện quy trình tuyển dụng của chúng tôi không?”)
Cấu Trúc Khảo Sát:
Lời giới thiệu:
Giải thích mục đích của khảo sát.
Đảm bảo tính bảo mật của thông tin.
Ước tính thời gian hoàn thành.
Cảm ơn ứng viên trước vì sự tham gia của họ.
Các phần chính:
Sắp xếp câu hỏi theo chủ đề logic (ví dụ: thông tin chung, quy trình nộp hồ sơ, phỏng vấn, v.v.).
Bắt đầu với các câu hỏi dễ trả lời để tạo động lực.
Đặt câu hỏi quan trọng nhất ở giữa.
Lời kết:
Cảm ơn ứng viên một lần nữa.
Cung cấp thông tin liên hệ nếu họ có bất kỳ câu hỏi nào.
Ngôn Ngữ:
Sử dụng ngôn ngữ rõ ràng, dễ hiểu, tránh thuật ngữ chuyên ngành.
Đảm bảo tính trung lập và khách quan.
Kiểm tra lỗi chính tả và ngữ pháp.
Độ Dài:
Giữ khảo sát ngắn gọn và tập trung (tối đa 10-15 phút).
Ưu tiên các câu hỏi quan trọng nhất.
Bước 3: Tạo Khảo Sát (Sử Dụng Công Cụ)
Chọn nền tảng khảo sát:
Google Forms:
Miễn phí, dễ sử dụng, tích hợp tốt với Google Sheets.
SurveyMonkey:
Nhiều tính năng nâng cao, báo cáo chi tiết.
Typeform:
Giao diện đẹp, trải nghiệm người dùng tốt.
Qualtrics:
Công cụ mạnh mẽ cho các khảo sát phức tạp.
Các phần mềm quản lý tuyển dụng (ATS) có tích hợp sẵn chức năng khảo sát.
Thiết lập khảo sát trên nền tảng đã chọn:
Tạo câu hỏi và chọn loại câu trả lời phù hợp.
Thiết kế giao diện khảo sát (màu sắc, logo).
Cấu hình các tùy chọn (ví dụ: bắt buộc trả lời, cho phép xem lại câu trả lời).
Kiểm tra khảo sát kỹ lưỡng trước khi gửi.
Bước 4: Gửi Khảo Sát
Thời điểm gửi:
Ngay sau khi ứng viên hoàn thành một giai đoạn cụ thể của quy trình tuyển dụng (ví dụ: sau phỏng vấn).
Trong vòng 24-48 giờ để đảm bảo thông tin còn tươi mới.
Cách thức gửi:
Email:
Sử dụng email chuyên nghiệp, cá nhân hóa (ví dụ: “Gửi [Tên ứng viên],”)
Liên kết trực tiếp:
Tạo liên kết khảo sát và chia sẻ qua email hoặc tin nhắn.
Nhúng vào trang web:
Nếu có trang web dành cho ứng viên.
Nội dung email/tin nhắn:
Lời chào và cảm ơn ứng viên vì đã tham gia quy trình tuyển dụng.
Giải thích mục đích của khảo sát và tầm quan trọng của phản hồi.
Đảm bảo tính bảo mật của thông tin.
Cung cấp liên kết đến khảo sát.
Nêu rõ thời hạn hoàn thành khảo sát.
Bước 5: Phân Tích và Báo Cáo
Thu thập dữ liệu:
Theo dõi số lượng phản hồi nhận được.
Đảm bảo dữ liệu được lưu trữ an toàn.
Phân tích dữ liệu:
Sử dụng các công cụ phân tích có sẵn trên nền tảng khảo sát (ví dụ: biểu đồ, thống kê).
Tìm kiếm các xu hướng và mẫu trong phản hồi.
Phân tích cả câu trả lời định lượng và định tính.
Báo cáo:
Tóm tắt các kết quả chính.
Xác định các điểm mạnh và điểm yếu của quy trình tuyển dụng.
Đưa ra các đề xuất cải thiện cụ thể.
Chia sẻ báo cáo với các bên liên quan (ví dụ: bộ phận nhân sự, quản lý tuyển dụng).
Bước 6: Hành Động Dựa Trên Phản Hồi
Lập kế hoạch hành động:
Xác định các hành động cụ thể để giải quyết các vấn đề được chỉ ra trong khảo sát.
Ưu tiên các hành động dựa trên mức độ ảnh hưởng và tính khả thi.
Phân công trách nhiệm và thời hạn thực hiện.
Thực hiện các thay đổi:
Cải thiện mô tả công việc.
Tối ưu hóa quy trình nộp hồ sơ.
Đào tạo người phỏng vấn.
Cải thiện giao tiếp với ứng viên.
Đảm bảo tính công bằng và minh bạch.
Thông báo cho ứng viên (nếu có thể):
Cho ứng viên biết rằng bạn đã lắng nghe phản hồi của họ và đang thực hiện các thay đổi.
Điều này thể hiện sự tôn trọng và giúp xây dựng mối quan hệ tốt đẹp.
Đánh giá hiệu quả:
Theo dõi các chỉ số tuyển dụng (ví dụ: tỷ lệ chấp nhận lời mời làm việc, thời gian tuyển dụng).
Thực hiện khảo sát định kỳ để đánh giá hiệu quả của các thay đổi và tiếp tục cải thiện quy trình.
Mẫu Câu Hỏi Khảo Sát (Tham Khảo)
Thông tin chung:
Bạn có sẵn lòng giới thiệu công ty chúng tôi cho bạn bè hoặc đồng nghiệp không? (Có/Không/Có thể)
Bạn tìm thấy thông tin tuyển dụng này ở đâu? (Website công ty, LinkedIn, v.v.)
Bạn có kinh nghiệm tìm việc trước đây không? (Có/Không)
Quy trình nộp hồ sơ:
Bạn đánh giá mức độ dễ dàng của quy trình nộp hồ sơ như thế nào? (1-5 sao)
Bạn có gặp bất kỳ khó khăn nào trong quá trình nộp hồ sơ không? (Có/Không – Nếu có, vui lòng nêu rõ)
Bạn có đề xuất nào để cải thiện quy trình nộp hồ sơ không?
Phỏng vấn:
Bạn đánh giá mức độ chuyên nghiệp của người phỏng vấn như thế nào? (1-5 sao)
Bạn có cảm thấy thoải mái khi chia sẻ thông tin về bản thân trong buổi phỏng vấn không? (Có/Không)
Bạn có nhận được thông tin đầy đủ về vị trí công việc và công ty trong buổi phỏng vấn không? (Có/Không)
Bạn có đề xuất nào để cải thiện quy trình phỏng vấn không?
Giao tiếp:
Bạn đánh giá mức độ thường xuyên của giao tiếp từ nhà tuyển dụng như thế nào? (1-5 sao)
Bạn có nhận được phản hồi từ nhà tuyển dụng sau khi nộp hồ sơ không? (Có/Không)
Bạn có nhận được thông báo về kết quả tuyển dụng không? (Có/Không)
Bạn có đề xuất nào để cải thiện giao tiếp từ nhà tuyển dụng không?
Nhận xét chung:
Bạn có bất kỳ nhận xét nào khác về quy trình tuyển dụng của chúng tôi không?
Bạn có đề xuất nào để chúng tôi có thể cải thiện trải nghiệm ứng viên không?
Lưu ý Quan Trọng:
Bảo mật:
Đảm bảo với ứng viên rằng thông tin của họ sẽ được giữ bí mật và chỉ được sử dụng để cải thiện quy trình tuyển dụng.
Ẩn danh:
Cân nhắc việc cho phép ứng viên trả lời ẩn danh để khuyến khích họ chia sẻ những phản hồi trung thực.
Chân thành:
Thể hiện sự quan tâm chân thành đến phản hồi của ứng viên và cam kết thực hiện các thay đổi cần thiết.
Thử nghiệm:
Thử nghiệm khảo sát với một nhóm nhỏ trước khi triển khai rộng rãi để đảm bảo tính rõ ràng và hiệu quả.
Chúc bạn thành công trong việc thu thập và sử dụng phản hồi từ ứng viên để xây dựng một quy trình tuyển dụng tốt hơn!