Cẩm nang tuyển dụng Career Building chào đón quý cô chú anh chị đang làm việc tại TP.HCM cùng đến với cẩm nang tuyển dụng và hướng dẫn tìm việc làm phù hợp của chúng tôi, Stay Interview là một công cụ vô cùng giá trị để giữ chân nhân viên. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết để thực hiện Stay Interview hiệu quả:
Hướng Dẫn Chi Tiết Thực Hiện Stay Interview
1. Hiểu Rõ Mục Tiêu và Lợi Ích của Stay Interview
Mục Tiêu:
Xác định lý do nhân viên gắn bó với công ty.
Phát hiện sớm các vấn đề tiềm ẩn có thể dẫn đến sự ra đi của nhân viên.
Xây dựng mối quan hệ tốt đẹp hơn giữa quản lý và nhân viên.
Cải thiện môi trường làm việc và văn hóa công ty.
Tăng cường sự gắn kết và động lực làm việc của nhân viên.
Lợi Ích:
Giảm tỷ lệ nghỉ việc.
Tiết kiệm chi phí tuyển dụng và đào tạo.
Nâng cao năng suất và hiệu quả làm việc.
Cải thiện tinh thần đồng đội.
Xây dựng thương hiệu nhà tuyển dụng mạnh mẽ.
2. Chuẩn Bị Kỹ Lưỡng
Xác định đối tượng:
Ưu tiên những nhân viên giỏi, có tiềm năng phát triển, hoặc những người có vai trò quan trọng trong công ty.
Xem xét cả những nhân viên có biểu hiện bất thường gần đây (ví dụ: giảm hiệu suất, ít tương tác hơn).
Đảm bảo tính đa dạng về vị trí, thâm niên, và bộ phận.
Lựa chọn người phỏng vấn:
Nên là quản lý trực tiếp của nhân viên (người có mối quan hệ tốt và hiểu rõ về công việc của họ).
Đảm bảo người phỏng vấn được đào tạo về kỹ năng lắng nghe, đặt câu hỏi, và xử lý thông tin.
Xây dựng bộ câu hỏi:
Câu hỏi nên mở, khuyến khích nhân viên chia sẻ chi tiết.
Tránh các câu hỏi đóng (chỉ có thể trả lời “có” hoặc “không”).
Tập trung vào trải nghiệm hiện tại của nhân viên, những điều họ thích và không thích, và những gì có thể khiến họ rời đi.
3. Bộ Câu Hỏi Mẫu Cho Stay Interview
Dưới đây là một số câu hỏi gợi ý, bạn có thể điều chỉnh cho phù hợp với từng vị trí và công ty:
Về công việc hiện tại:
Điều gì khiến bạn hào hứng nhất khi đến làm việc mỗi ngày?
Bạn thích nhất điều gì về công việc hiện tại của mình?
Bạn cảm thấy mình đóng góp giá trị gì cho đội nhóm và công ty?
Có những khó khăn hoặc thách thức nào bạn đang gặp phải trong công việc?
Bạn có cơ hội được sử dụng và phát triển các kỹ năng của mình trong công việc hiện tại không?
Về môi trường làm việc và văn hóa công ty:
Bạn cảm thấy thế nào về môi trường làm việc ở đây?
Bạn có cảm thấy được công nhận và đánh giá cao những đóng góp của mình không?
Bạn có mối quan hệ tốt với đồng nghiệp và quản lý của mình không?
Bạn có cảm thấy công ty tạo điều kiện cho sự phát triển cá nhân và nghề nghiệp của bạn không?
Bạn có điều gì muốn thay đổi về văn hóa công ty không?
Về sự gắn bó và động lực:
Điều gì khiến bạn tiếp tục làm việc tại công ty?
Bạn có dự định gì về sự nghiệp của mình trong tương lai?
Bạn có điều gì lo lắng về công việc hoặc công ty không?
Nếu bạn có thể thay đổi một điều gì đó để công việc của bạn trở nên tốt hơn, thì đó là gì?
Bạn cần gì từ tôi (người quản lý) để bạn có thể làm việc tốt nhất?
Câu hỏi kết thúc:
Bạn còn điều gì muốn chia sẻ mà chúng ta chưa đề cập đến không?
Bạn có bất kỳ đề xuất nào để cải thiện môi trường làm việc hoặc quy trình làm việc không?
4. Tiến Hành Stay Interview
Lên lịch hẹn:
Thông báo trước cho nhân viên về mục đích của buổi phỏng vấn và đảm bảo rằng đây là một cuộc trò chuyện cởi mở và thân thiện.
Chọn thời điểm và địa điểm thích hợp, đảm bảo sự riêng tư và thoải mái.
Tạo không khí thoải mái:
Bắt đầu bằng một vài câu hỏi mở để làm quen và tạo sự tin tưởng.
Nhấn mạnh rằng mục đích của cuộc phỏng vấn là để lắng nghe ý kiến của nhân viên và cải thiện môi trường làm việc.
Lắng nghe chủ động:
Tập trung hoàn toàn vào những gì nhân viên đang nói.
Sử dụng ngôn ngữ cơ thể để thể hiện sự quan tâm và lắng nghe (ví dụ: gật đầu, giao tiếp bằng mắt).
Đặt câu hỏi làm rõ để hiểu sâu hơn về những gì nhân viên đang chia sẻ.
Tránh ngắt lời hoặc phán xét.
Ghi chép cẩn thận:
Ghi lại những điểm quan trọng trong cuộc trò chuyện.
Lưu ý cả những tín hiệu phi ngôn ngữ (ví dụ: biểu cảm, giọng điệu).
Cảm ơn và kết thúc:
Cảm ơn nhân viên vì đã dành thời gian chia sẻ ý kiến.
Nhấn mạnh rằng những thông tin họ cung cấp rất có giá trị và sẽ được sử dụng để cải thiện công ty.
Thông báo cho nhân viên về các bước tiếp theo (ví dụ: khi nào họ sẽ nhận được phản hồi hoặc khi nào các thay đổi sẽ được thực hiện).
5. Phân Tích và Hành Động
Tổng hợp thông tin:
Sau mỗi buổi phỏng vấn, hãy dành thời gian để xem lại ghi chú và tổng hợp những điểm quan trọng.
Tìm kiếm các chủ đề chung và các vấn đề lặp đi lặp lại.
Chia sẻ thông tin (một cách bảo mật):
Chia sẻ những thông tin quan trọng với các quản lý cấp cao hơn hoặc bộ phận nhân sự (HR).
Đảm bảo rằng thông tin được chia sẻ một cách bảo mật và không ảnh hưởng đến mối quan hệ giữa quản lý và nhân viên.
Lập kế hoạch hành động:
Dựa trên những thông tin thu thập được, hãy lập kế hoạch hành động cụ thể để giải quyết các vấn đề và cải thiện môi trường làm việc.
Ưu tiên những vấn đề quan trọng nhất và có tác động lớn nhất đến sự gắn kết của nhân viên.
Thực hiện và theo dõi:
Thực hiện các hành động đã lên kế hoạch một cách kịp thời và hiệu quả.
Theo dõi tiến độ và đánh giá kết quả.
Thông báo cho nhân viên về những thay đổi đã được thực hiện và những kết quả đạt được.
Đánh giá và cải tiến:
Định kỳ đánh giá hiệu quả của quy trình Stay Interview và thực hiện các điều chỉnh cần thiết.
Hỏi ý kiến của cả người phỏng vấn và nhân viên để cải thiện quy trình.
6. Những Lưu Ý Quan Trọng
Tính bảo mật:
Đảm bảo với nhân viên rằng thông tin họ chia sẻ sẽ được giữ bí mật và chỉ được sử dụng để cải thiện công ty.
Sự chân thành:
Hãy thể hiện sự quan tâm chân thành đến nhân viên và lắng nghe ý kiến của họ một cách cởi mở.
Hành động:
Quan trọng nhất là phải hành động dựa trên những thông tin thu thập được. Nếu không, Stay Interview sẽ trở nên vô nghĩa và có thể làm giảm lòng tin của nhân viên.
Tính liên tục:
Stay Interview không phải là một hoạt động một lần. Hãy thực hiện chúng một cách thường xuyên để duy trì sự gắn kết của nhân viên và phát hiện sớm các vấn đề tiềm ẩn.
Đào tạo:
Đảm bảo rằng người phỏng vấn được đào tạo về kỹ năng phỏng vấn, lắng nghe, và xử lý thông tin.
Ví dụ về Kịch Bản Stay Interview:
(Quản lý mời nhân viên vào phòng)
Quản lý:
“Chào [Tên nhân viên], cảm ơn bạn đã dành thời gian cho buổi trò chuyện hôm nay. Tôi muốn có một cuộc trò chuyện cởi mở với bạn để hiểu rõ hơn về trải nghiệm của bạn tại công ty và những gì chúng ta có thể làm để cải thiện môi trường làm việc. Đây không phải là buổi đánh giá hiệu suất, mà là cơ hội để tôi lắng nghe ý kiến của bạn.”
Quản lý:
(Sau khi tạo không khí thoải mái) “Bạn có thể chia sẻ điều gì khiến bạn hào hứng nhất khi đến làm việc mỗi ngày không?”
(Sau khi nhân viên trả lời, quản lý lắng nghe và đặt câu hỏi làm rõ nếu cần)
Quản lý:
“Cảm ơn bạn đã chia sẻ. Vậy bạn có thể cho tôi biết bạn thích nhất điều gì về công việc hiện tại của mình không?”
(Tiếp tục đặt các câu hỏi khác trong bộ câu hỏi mẫu, lắng nghe và ghi chép cẩn thận)
Quản lý:
(Kết thúc buổi phỏng vấn) “Cảm ơn bạn rất nhiều vì đã chia sẻ những ý kiến quý báu. Tôi đánh giá cao sự thẳng thắn và chân thành của bạn. Chúng tôi sẽ xem xét những thông tin này và sẽ có những hành động cụ thể để cải thiện. Tôi sẽ thông báo cho bạn về những thay đổi sẽ được thực hiện trong thời gian tới. Bạn có bất kỳ câu hỏi nào cho tôi không?”
Kết luận:
Stay Interview là một công cụ mạnh mẽ để giữ chân nhân viên và xây dựng một môi trường làm việc tích cực. Bằng cách chuẩn bị kỹ lưỡng, lắng nghe chân thành và hành động dựa trên những thông tin thu thập được, bạn có thể tạo ra sự khác biệt lớn trong việc giữ chân nhân tài và nâng cao hiệu quả hoạt động của công ty. Chúc bạn thành công!