Cẩm nang tuyển dụng Career Building chào đón quý cô chú anh chị đang làm việc tại TP.HCM cùng đến với cẩm nang tuyển dụng và hướng dẫn tìm việc làm phù hợp của chúng tôi, Tổ chức ngày hội tuyển dụng/phỏng vấn mở (Open House/Walk-in Interview) là một cách hiệu quả để thu hút nhiều ứng viên tiềm năng trong thời gian ngắn. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết để bạn có thể tổ chức một sự kiện thành công:
I. Giai đoạn Chuẩn Bị (Trước Ngày Hội Ít Nhất 4-6 Tuần)
1. Xác định Mục Tiêu và Phạm Vi:
Mục tiêu chính:
Bạn muốn tuyển dụng bao nhiêu vị trí? Cấp bậc nào? Bạn đang tìm kiếm những kỹ năng và kinh nghiệm cụ thể nào?
Đối tượng mục tiêu:
Xác định rõ chân dung ứng viên lý tưởng (ví dụ: sinh viên mới tốt nghiệp, người có kinh nghiệm trong ngành X, người muốn thay đổi công việc).
Ngân sách:
Phân bổ ngân sách cho địa điểm, quảng bá, vật phẩm, nhân sự, v.v.
Thời gian và địa điểm:
Chọn ngày giờ phù hợp (tránh ngày lễ, sự kiện lớn khác). Ưu tiên ngày cuối tuần hoặc buổi chiều tối để thu hút nhiều ứng viên hơn.
Địa điểm:
Trong công ty:
Tiết kiệm chi phí, thể hiện văn hóa công ty. Đảm bảo không gian đủ rộng, thoải mái, có khu vực chờ, phỏng vấn riêng tư.
Địa điểm bên ngoài:
Trung tâm hội nghị, khách sạn, trường đại học. Tạo sự chuyên nghiệp, thu hút.
Lưu ý:
Vị trí dễ tìm, giao thông thuận tiện, có chỗ đậu xe.
2. Xây Dựng Kế Hoạch Tuyển Dụng:
Các vị trí cần tuyển:
Mô tả công việc chi tiết (JD), yêu cầu kỹ năng, kinh nghiệm, mức lương, phúc lợi.
Quy trình phỏng vấn:
Vòng 1:
Sơ yếu lý lịch, phỏng vấn nhanh (10-15 phút) để sàng lọc.
Vòng 2 (nếu cần):
Phỏng vấn chuyên sâu hơn với quản lý bộ phận.
Chuẩn bị sẵn bảng câu hỏi phỏng vấn
cho từng vị trí.
Chuẩn bị nhân sự:
Tuyển dụng:
HR, quản lý các bộ phận liên quan.
Hỗ trợ:
Lễ tân, IT, bảo vệ, tình nguyện viên.
Phân công công việc rõ ràng:
Ai phụ trách tiếp đón, hướng dẫn, phỏng vấn, ghi chép, v.v.
Chuẩn bị tài liệu:
Mẫu đơn ứng tuyển (bản cứng và bản mềm).
Thông tin về công ty, văn hóa, cơ hội phát triển.
Brochure, tờ rơi giới thiệu các vị trí tuyển dụng.
Bảng đánh giá ứng viên.
3. Marketing và Quảng Bá:
Xây dựng thông điệp:
Tập trung vào giá trị mà ứng viên nhận được (cơ hội phát triển, môi trường làm việc, lương thưởng, phúc lợi).
Sử dụng hình ảnh, video hấp dẫn.
Các kênh quảng bá:
Mạng xã hội:
Facebook, LinkedIn, Instagram (chạy quảng cáo nhắm mục tiêu).
Website công ty, trang tuyển dụng:
Đăng thông báo nổi bật.
Các trang web việc làm:
VietnamWorks, CareerBuilder, TopCV, v.v.
Báo chí, tạp chí (nếu có ngân sách).
Email marketing:
Gửi thông báo đến database ứng viên tiềm năng.
Hợp tác với trường đại học, cao đẳng:
Thông báo đến sinh viên, cựu sinh viên.
Treo banner, poster tại các địa điểm phù hợp.
Tạo sự kiện trên Facebook, LinkedIn:
Mời bạn bè, đồng nghiệp chia sẻ.
Sử dụng hashtag liên quan:
ngayhoituyendung, tuyendung, vieclam, openhouse, walkininterview, v.v.
Lưu ý:
Quảng bá rộng rãi, liên tục, và nhất quán.
Cung cấp đầy đủ thông tin: thời gian, địa điểm, vị trí tuyển dụng, yêu cầu, cách thức ứng tuyển.
Tạo sự tò mò, hấp dẫn để thu hút ứng viên.
II. Giai đoạn Triển Khai (Ngày Hội Tuyển Dụng)
1. Chuẩn Bị Địa Điểm:
Bảng chỉ dẫn:
Rõ ràng, dễ nhìn, hướng dẫn ứng viên đến các khu vực khác nhau (lễ tân, khu vực chờ, khu vực phỏng vấn, khu vực ăn uống, v.v.).
Khu vực lễ tân:
Đón tiếp, hướng dẫn, phát tài liệu, thu hồ sơ.
Khu vực chờ:
Bố trí ghế ngồi thoải mái, nước uống, wifi.
Khu vực phỏng vấn:
Phòng riêng tư, yên tĩnh, đủ ánh sáng.
Khu vực giới thiệu công ty (nếu có):
Trưng bày sản phẩm, dịch vụ, hình ảnh hoạt động, v.v.
Khu vực ăn uống, nghỉ ngơi (nếu có):
Bố trí đồ ăn nhẹ, nước uống.
Đảm bảo vệ sinh sạch sẽ.
2. Tiếp Đón và Hướng Dẫn:
Đội ngũ lễ tân chuyên nghiệp, thân thiện.
Hướng dẫn ứng viên điền đơn đăng ký (nếu cần).
Giải đáp thắc mắc của ứng viên.
Phát số thứ tự, thông báo thời gian phỏng vấn dự kiến.
Giữ trật tự, đảm bảo không gian yên tĩnh.
3. Phỏng Vấn:
Đảm bảo quy trình phỏng vấn diễn ra suôn sẻ.
Chào đón ứng viên bằng thái độ tích cực, chuyên nghiệp.
Giới thiệu về công ty, vị trí tuyển dụng.
Đặt câu hỏi phù hợp với vị trí ứng tuyển.
Lắng nghe câu trả lời của ứng viên.
Ghi chép đầy đủ thông tin.
Thông báo cho ứng viên về các bước tiếp theo (thời gian phản hồi, vòng phỏng vấn tiếp theo).
Cảm ơn ứng viên đã tham gia.
4. Hoạt Động Hỗ Trợ (Tăng Tính Hấp Dẫn):
Tư vấn nghề nghiệp:
Mời chuyên gia tư vấn, giúp ứng viên định hướng.
Chụp ảnh CV:
Cung cấp dịch vụ chụp ảnh chuyên nghiệp cho CV.
Workshop, seminar:
Tổ chức các buổi chia sẻ kiến thức, kỹ năng liên quan đến ngành nghề.
Mini games, bốc thăm trúng thưởng:
Tạo không khí vui vẻ, sôi động.
Quà tặng:
Tặng ứng viên những món quà nhỏ (ví dụ: bút, sổ tay, voucher giảm giá).
5. Thu Thập Phản Hồi:
Phiếu khảo sát:
Thu thập ý kiến của ứng viên về sự kiện.
Phỏng vấn nhanh:
Hỏi trực tiếp ứng viên về trải nghiệm của họ.
Phân tích số liệu:
Số lượng ứng viên tham gia, số lượng hồ sơ thu được, tỷ lệ ứng viên đạt yêu cầu, v.v.
III. Giai đoạn Sau Sự Kiện (Hậu Cần)
1. Sàng Lọc và Đánh Giá Hồ Sơ:
Lọc hồ sơ theo tiêu chí đã định.
Đánh giá ứng viên dựa trên bảng điểm, kinh nghiệm, kỹ năng.
Liên hệ với ứng viên tiềm năng để mời tham gia vòng phỏng vấn tiếp theo.
2. Gửi Email Cảm Ơn:
Gửi email cảm ơn đến tất cả ứng viên đã tham gia (kể cả những người không đạt yêu cầu).
Thông báo kết quả sơ bộ cho những ứng viên tiềm năng.
Giữ liên lạc với ứng viên cho các cơ hội khác trong tương lai.
3. Đánh Giá Hiệu Quả Sự Kiện:
So sánh kết quả thực tế với mục tiêu ban đầu.
Phân tích điểm mạnh, điểm yếu của sự kiện.
Rút ra bài học kinh nghiệm cho lần tổ chức sau.
4. Báo Cáo:
Tổng hợp số liệu, thông tin về sự kiện.
Báo cáo kết quả cho ban lãnh đạo.
Đề xuất cải tiến cho các sự kiện tiếp theo.
Các Mẹo và Lưu Ý Quan Trọng:
Tạo ấn tượng tốt ngay từ đầu:
Sự chuyên nghiệp, thân thiện của đội ngũ nhân sự là yếu tố then chốt.
Chuẩn bị kỹ lưỡng về mặt kỹ thuật:
Đảm bảo hệ thống máy tính, internet hoạt động tốt.
Đa dạng hóa hình thức quảng bá:
Kết hợp nhiều kênh để tiếp cận được nhiều ứng viên nhất.
Tạo sự khác biệt:
Tổ chức các hoạt động độc đáo, hấp dẫn để thu hút ứng viên.
Theo dõi và đo lường hiệu quả:
Đánh giá kết quả để cải thiện cho những lần sau.
Phản hồi nhanh chóng:
Trả lời thắc mắc của ứng viên kịp thời.
Tuân thủ luật lao động:
Đảm bảo quy trình tuyển dụng công bằng, minh bạch.
Xây dựng thương hiệu nhà tuyển dụng:
Tạo dựng hình ảnh công ty hấp dẫn, thu hút nhân tài.
Linh hoạt:
Sẵn sàng điều chỉnh kế hoạch khi cần thiết.
Ví dụ về Timeline (4-6 Tuần Trước Ngày Hội):
Tuần 1:
Xác định mục tiêu, lên kế hoạch, phân bổ ngân sách.
Tuần 2:
Chuẩn bị tài liệu, xây dựng thông điệp quảng bá.
Tuần 3:
Bắt đầu quảng bá trên các kênh truyền thông.
Tuần 4:
Xác nhận địa điểm, chuẩn bị nhân sự, vật phẩm.
Ngày hội:
Triển khai sự kiện.
Sau sự kiện:
Sàng lọc hồ sơ, liên hệ ứng viên, đánh giá hiệu quả.
Chúc bạn tổ chức thành công ngày hội tuyển dụng/phỏng vấn mở!