Văn hóa gửi email ứng tuyển ở Việt Nam: Những điều cần lưu ý (Chi tiết)
Gửi email ứng tuyển là bước đầu tiên quan trọng trong quá trình xin việc tại Việt Nam. Một email chuyên nghiệp, được viết cẩn thận và phù hợp với văn hóa Việt Nam sẽ giúp bạn tạo ấn tượng tốt với nhà tuyển dụng và tăng cơ hội được gọi phỏng vấn. Dưới đây là những điều cần lưu ý để viết một email ứng tuyển hiệu quả:
1. Tiêu đề email (Subject Line):
Quan trọng nhất:
Tiêu đề phải ngắn gọn, rõ ràng, và nêu bật vị trí ứng tuyển. Điều này giúp nhà tuyển dụng dễ dàng quản lý và tìm kiếm email của bạn.
Công thức chung:
`Ứng tuyển [Vị trí ứng tuyển] – [Họ và tên]`
Ví dụ: `Ứng tuyển Nhân viên Marketing – Nguyễn Văn A`
Nếu tin tuyển dụng có yêu cầu cụ thể về tiêu đề, hãy tuân thủ theo.
Tránh:
Tiêu đề chung chung như “Ứng tuyển” hoặc “CV của tôi”.
Tiêu đề quá dài dòng và khó hiểu.
Sử dụng biểu tượng cảm xúc hoặc ký tự đặc biệt.
2. Lời chào hỏi (Salutation):
Thể hiện sự tôn trọng:
Sử dụng lời chào trang trọng và phù hợp với đối tượng nhận.
Nếu biết tên người nhận:
`Kính gửi anh/chị [Tên người nhận],` (Đây là lựa chọn tốt nhất)
Ví dụ: `Kính gửi anh/chị Lan Anh,`
Nếu không biết tên người nhận:
`Kính gửi Phòng Nhân sự,`
`Kính gửi Ban Tuyển dụng,`
`Kính gửi Quý công ty,` (Sử dụng khi không rõ phòng ban)
Tránh:
Sử dụng “Chào bạn” hoặc “Hi” trong email ứng tuyển (trừ khi bạn đã có mối quan hệ thân thiết với người nhận).
Viết sai chính tả tên người nhận.
3. Nội dung email (Body):
Ngắn gọn, súc tích:
Tập trung vào những thông tin quan trọng nhất.
Cấu trúc rõ ràng:
Chia thành các đoạn văn ngắn, mỗi đoạn tập trung vào một ý chính.
Nêu rõ mục đích:
Ngay từ đầu email, hãy nói rõ bạn đang ứng tuyển vào vị trí nào và bạn tìm thấy thông tin tuyển dụng ở đâu.
Ví dụ: “Tôi viết email này để ứng tuyển vào vị trí Nhân viên Marketing được đăng tải trên [Nguồn tin tuyển dụng] vào ngày [Ngày].”
Tóm tắt kinh nghiệm và kỹ năng phù hợp:
Nêu bật những kinh nghiệm và kỹ năng liên quan trực tiếp đến vị trí ứng tuyển.
Ví dụ: “Với [Số năm] kinh nghiệm trong lĩnh vực [Lĩnh vực], tôi có kinh nghiệm trong [Liệt kê các công việc/dự án liên quan]. Tôi tin rằng kỹ năng [Kỹ năng 1], [Kỹ năng 2] và [Kỹ năng 3] của tôi sẽ đóng góp vào thành công của công ty.”
Thể hiện sự quan tâm đến công ty:
Nghiên cứu về công ty và nêu bật những điểm bạn ấn tượng, đồng thời giải thích lý do bạn muốn làm việc tại công ty.
Ví dụ: “Tôi rất ngưỡng mộ [Tên công ty] vì [Lý do 1] và [Lý do 2]. Tôi tin rằng với kinh nghiệm và đam mê của mình, tôi có thể đóng góp vào sự phát triển của công ty.”
Mời xem hồ sơ đính kèm:
Nhắc nhở người nhận về các tài liệu bạn đã đính kèm (CV, thư xin việc, portfolio,…).
Ví dụ: “Tôi đã đính kèm CV và thư xin việc chi tiết để Quý công ty tham khảo.”
Kết thúc email chuyên nghiệp:
Thể hiện mong muốn được phỏng vấn và cảm ơn người nhận.
Ví dụ: “Tôi rất mong có cơ hội được tham gia phỏng vấn để trao đổi chi tiết hơn về kinh nghiệm và kỹ năng của mình. Xin chân thành cảm ơn Quý công ty đã dành thời gian xem xét hồ sơ của tôi.”
4. Chữ ký email (Email Signature):
Đầy đủ thông tin liên hệ:
Họ tên, số điện thoại, email, LinkedIn (nếu có).
Thiết kế chuyên nghiệp:
Sử dụng font chữ dễ đọc, màu sắc hài hòa.
Ví dụ:
“`
Trân trọng,
Nguyễn Văn A
Điện thoại: 090-XXXX-XXX
Email: nguyenvanA@email.com
LinkedIn: linkedin.com/in/nguyenvanA
“`
5. Tài liệu đính kèm (Attachments):
CV (Sơ yếu lý lịch):
Bắt buộc.
Thư xin việc (Cover Letter):
Nên có.
Portfolio (nếu có):
Đối với các ngành thiết kế, sáng tạo.
Bằng cấp, chứng chỉ (nếu được yêu cầu):
Đặt tên file rõ ràng:
`CV_NguyenVanA.pdf`, `CoverLetter_NguyenVanA.pdf`.
Định dạng PDF:
Đảm bảo tính tương thích và bảo toàn định dạng.
Kiểm tra kỹ trước khi gửi:
Đảm bảo không có lỗi chính tả, định dạng sai.
Dung lượng file:
Không quá lớn để tránh làm chậm quá trình tải xuống của nhà tuyển dụng.
6. Lưu ý về ngôn ngữ và văn phong:
Sử dụng tiếng Việt chuẩn:
Kiểm tra kỹ lỗi chính tả, ngữ pháp.
Văn phong lịch sự, trang trọng:
Thể hiện sự tôn trọng với nhà tuyển dụng.
Tránh sử dụng tiếng lóng, từ ngữ suồng sã.
Sử dụng ngôn ngữ tích cực, chủ động.
Điều chỉnh ngôn ngữ phù hợp với văn hóa công ty:
Một số công ty có văn hóa trẻ trung, năng động hơn, bạn có thể sử dụng ngôn ngữ thoải mái hơn một chút, nhưng vẫn phải đảm bảo tính chuyên nghiệp.
7. Những điều nên tránh:
Gửi email hàng loạt:
Điều này thể hiện sự thiếu chuyên nghiệp và thiếu quan tâm đến công ty.
Nói xấu công ty cũ:
Yêu cầu lương quá cao so với kinh nghiệm và vị trí.
Gửi email vào giờ nghỉ trưa hoặc ngoài giờ hành chính (trừ khi có yêu cầu đặc biệt).
Không trả lời email của nhà tuyển dụng (kể cả khi bạn không còn quan tâm đến vị trí).
Hỏi những câu hỏi đã có câu trả lời trên website của công ty hoặc trong tin tuyển dụng.
Sử dụng email không chuyên nghiệp (ví dụ: hotboy9x@gmail.com).
8. Kiểm tra kỹ trước khi gửi:
Đọc lại toàn bộ email và các tài liệu đính kèm.
Kiểm tra chính tả và ngữ pháp.
Kiểm tra thông tin liên hệ.
Gửi thử email cho chính mình để đảm bảo mọi thứ hiển thị đúng cách.
Tóm lại,
việc gửi một email ứng tuyển chuyên nghiệp, được trau chuốt kỹ lưỡng là yếu tố quan trọng để tạo ấn tượng tốt với nhà tuyển dụng và tăng cơ hội được gọi phỏng vấn. Hãy dành thời gian nghiên cứu kỹ về công ty, vị trí ứng tuyển và áp dụng những lưu ý trên để viết một email ứng tuyển hiệu quả. Chúc bạn thành công!
http://proxy-um.researchport.umd.edu/login?url=https://careerbuilding.net/career-builder/