Để vượt qua cổng kiểm duyệt email của các công ty lớn là một thách thức, vì các hệ thống này được thiết kế để lọc thư rác, thư lừa đảo và các email độc hại. Tuy nhiên, bạn có thể tăng khả năng email của bạn được gửi đến hộp thư đến bằng cách tuân thủ các phương pháp hay nhất sau:
I. Nền tảng và Cấu hình:
1. Sử dụng dịch vụ email chuyên nghiệp:
Lý do:
Các dịch vụ email miễn phí (Gmail, Yahoo, v.v.) thường bị đánh dấu là nguồn thư rác tiềm năng.
Giải pháp:
Sử dụng dịch vụ email doanh nghiệp trả phí (như Google Workspace, Microsoft 365, hoặc các nhà cung cấp chuyên về email marketing như SendGrid, Mailchimp, v.v.). Điều này đảm bảo bạn có địa chỉ IP đáng tin cậy và kiểm soát tốt hơn danh tiếng email của mình.
2. Cấu hình bản ghi DNS:
SPF (Sender Policy Framework):
Mục đích:
Xác thực rằng email được gửi từ máy chủ được ủy quyền bởi miền của bạn.
Cách thực hiện:
Tạo bản ghi SPF trong DNS của bạn để liệt kê các máy chủ được phép gửi email thay mặt cho miền của bạn. Ví dụ: `”v=spf1 mx include:_spf.google.com ~all”`
DKIM (DomainKeys Identified Mail):
Mục đích:
Thêm chữ ký số vào email của bạn để chứng minh rằng email không bị giả mạo trong quá trình vận chuyển.
Cách thực hiện:
Tạo khóa DKIM và thêm bản ghi DKIM vào DNS của bạn. Nhà cung cấp email của bạn sẽ hướng dẫn bạn cách tạo và cài đặt khóa DKIM.
DMARC (Domain-based Message Authentication, Reporting & Conformance):
Mục đích:
Cho phép bạn chỉ định cách các máy chủ email nhận nên xử lý email từ miền của bạn nếu chúng không vượt qua kiểm tra SPF hoặc DKIM.
Cách thực hiện:
Tạo bản ghi DMARC trong DNS của bạn để chỉ định chính sách (ví dụ: “none”, “quarantine”, “reject”) và địa chỉ email để nhận báo cáo về các email không vượt qua kiểm tra xác thực. Ví dụ: `”v=DMARC1; p=none; rua=mailto:postmaster@example.com; ruf=mailto:forensics@example.com;”`
PTR (Reverse DNS):
Mục đích:
Đảm bảo rằng địa chỉ IP của máy chủ email của bạn trỏ ngược lại tên miền của bạn.
Cách thực hiện:
Liên hệ với nhà cung cấp dịch vụ internet (ISP) của bạn để thiết lập bản ghi PTR cho địa chỉ IP của máy chủ email của bạn.
3. Thiết lập vòng phản hồi (Feedback Loops – FBL):
Mục đích:
Cho phép bạn nhận thông báo khi người dùng đánh dấu email của bạn là thư rác.
Cách thực hiện:
Đăng ký với các nhà cung cấp dịch vụ email lớn (như Gmail, Microsoft, Yahoo) để nhận thông tin phản hồi về thư rác. Điều này giúp bạn xác định và khắc phục các vấn đề tiềm ẩn với chiến dịch email của mình.
II. Nội dung Email:
1. Cá nhân hóa:
Lý do:
Email chung chung có nhiều khả năng bị coi là thư rác.
Giải pháp:
Sử dụng tên người nhận và các thông tin cá nhân khác (nếu có) trong email của bạn. Điều này làm cho email có vẻ ít quảng cáo hơn và tăng khả năng được đọc.
2. Nội dung chất lượng:
Tránh spam trigger words:
Tránh sử dụng các từ ngữ thường được sử dụng trong thư rác (ví dụ: “miễn phí”, “khuyến mãi”, “giảm giá lớn”, “kiếm tiền nhanh chóng”).
Sử dụng ngôn ngữ tự nhiên:
Viết email giống như bạn đang nói chuyện với một người bạn.
Kiểm tra chính tả và ngữ pháp:
Lỗi chính tả và ngữ pháp có thể làm cho email của bạn trông không chuyên nghiệp và đáng ngờ.
Sử dụng liên kết cẩn thận:
Tránh sử dụng quá nhiều liên kết trong email của bạn. Kiểm tra kỹ tất cả các liên kết để đảm bảo chúng hoạt động chính xác và dẫn đến các trang web đáng tin cậy. Rút ngắn các liên kết dài bằng các dịch vụ rút gọn uy tín (như bit.ly).
Tỷ lệ văn bản/hình ảnh hợp lý:
Đảm bảo rằng email của bạn có đủ văn bản. Email chỉ chứa hình ảnh có nhiều khả năng bị coi là thư rác.
Sử dụng HTML sạch:
Sử dụng mã HTML đơn giản và tránh sử dụng các thẻ và thuộc tính lỗi thời.
3. Chủ đề hấp dẫn và liên quan:
Mục đích:
Thu hút sự chú ý của người nhận và khuyến khích họ mở email của bạn.
Lời khuyên:
Sử dụng chủ đề ngắn gọn, rõ ràng và liên quan đến nội dung email. Tránh sử dụng các chủ đề gây hiểu lầm hoặc clickbait.
4. Đính kèm tệp tin cẩn thận:
Lý do:
Các tệp đính kèm có thể chứa virus hoặc phần mềm độc hại.
Giải pháp:
Chỉ đính kèm các tệp tin cần thiết và sử dụng các định dạng phổ biến (ví dụ: PDF, DOCX, XLSX). Quét tất cả các tệp đính kèm bằng phần mềm diệt virus trước khi gửi.
5. Hủy đăng ký dễ dàng:
Mục đích:
Cho phép người nhận dễ dàng hủy đăng ký khỏi danh sách email của bạn.
Cách thực hiện:
Thêm liên kết hủy đăng ký rõ ràng và dễ thấy vào cuối mỗi email. Xử lý các yêu cầu hủy đăng ký ngay lập tức.
III. Thực hành gửi email:
1. Xây dựng danh sách email chất lượng:
Mục đích:
Chỉ gửi email cho những người đã đồng ý nhận chúng.
Cách thực hiện:
Sử dụng biểu mẫu đăng ký double opt-in (người dùng phải xác nhận địa chỉ email của họ trước khi được thêm vào danh sách). Tránh mua danh sách email, vì chúng thường chứa các địa chỉ không hợp lệ hoặc thư rác.
2. Phân đoạn danh sách email:
Mục đích:
Gửi các email phù hợp hơn cho từng nhóm người nhận.
Cách thực hiện:
Phân đoạn danh sách email của bạn dựa trên các yếu tố như nhân khẩu học, sở thích và hành vi. Điều này cho phép bạn gửi các email được cá nhân hóa hơn và tăng tỷ lệ tương tác.
3. Tần suất gửi email hợp lý:
Mục đích:
Tránh làm phiền người nhận bằng quá nhiều email.
Lời khuyên:
Gửi email đều đặn, nhưng không quá thường xuyên. Thử nghiệm với các tần suất khác nhau để tìm ra tần suất phù hợp nhất cho khán giả của bạn.
4. Theo dõi và phân tích hiệu suất:
Mục đích:
Theo dõi tỷ lệ mở, tỷ lệ nhấp và tỷ lệ hủy đăng ký để đánh giá hiệu quả của chiến dịch email của bạn.
Cách thực hiện:
Sử dụng các công cụ phân tích email để theo dõi hiệu suất và xác định các lĩnh vực cần cải thiện.
5. Làm ấm địa chỉ IP:
Mục đích:
Xây dựng danh tiếng tốt cho địa chỉ IP của bạn bằng cách bắt đầu gửi email với số lượng nhỏ và tăng dần theo thời gian.
Cách thực hiện:
Bắt đầu bằng cách gửi email cho những người đăng ký gần đây nhất của bạn và những người có tỷ lệ tương tác cao nhất. Tăng dần số lượng email bạn gửi mỗi ngày, đồng thời theo dõi chặt chẽ tỷ lệ giao hàng và tỷ lệ thư rác.
6. Tuân thủ luật pháp:
GDPR (General Data Protection Regulation):
Luật bảo vệ dữ liệu của Liên minh Châu Âu.
CAN-SPAM Act (Controlling the Assault of Non-Solicited Pornography And Marketing Act):
Luật chống thư rác của Hoa Kỳ.
Lời khuyên:
Đảm bảo rằng bạn tuân thủ tất cả các luật và quy định liên quan đến việc gửi email.
IV. Giám sát và điều chỉnh:
1. Kiểm tra danh tiếng IP và miền:
Mục đích:
Đảm bảo rằng địa chỉ IP và miền của bạn không bị đưa vào danh sách đen.
Cách thực hiện:
Sử dụng các công cụ trực tuyến để kiểm tra danh tiếng IP và miền của bạn. Nếu bạn bị đưa vào danh sách đen, hãy làm theo hướng dẫn để loại bỏ mình khỏi danh sách.
2. Theo dõi các khiếu nại về thư rác:
Mục đích:
Phát hiện và giải quyết các vấn đề tiềm ẩn với chiến dịch email của bạn.
Cách thực hiện:
Theo dõi các báo cáo về thư rác và tìm hiểu lý do tại sao người dùng đánh dấu email của bạn là thư rác.
3. Điều chỉnh chiến lược:
Mục đích:
Liên tục cải thiện chiến dịch email của bạn để tối đa hóa tỷ lệ giao hàng và tỷ lệ tương tác.
Cách thực hiện:
Dựa trên dữ liệu bạn thu thập được, hãy điều chỉnh nội dung email, tần suất gửi và các yếu tố khác để cải thiện hiệu quả của chiến dịch email của bạn.
Tóm lại:
Vượt qua cổng kiểm duyệt email của các công ty lớn đòi hỏi một cách tiếp cận toàn diện, bao gồm cấu hình kỹ thuật chính xác, nội dung email chất lượng cao, thực hành gửi email tốt và giám sát liên tục. Bằng cách tuân thủ các phương pháp hay nhất này, bạn có thể tăng đáng kể khả năng email của bạn được gửi đến hộp thư đến và đạt được mục tiêu tiếp thị của mình.
Lưu ý quan trọng:
Không có phương pháp nào đảm bảo 100% email của bạn sẽ đến được hộp thư đến. Tuy nhiên, việc tuân thủ các hướng dẫn trên sẽ giúp bạn tối ưu hóa khả năng và tránh bị coi là thư rác. Hãy nhớ rằng, việc xây dựng danh tiếng tốt và duy trì các mối quan hệ tốt với người đăng ký là chìa khóa thành công lâu dài.
https://alumni.skema.edu/global/redirect.php?url=https://careerbuilding.net/career-builder/