Cẩm nang tuyển dụng Career Building chào đón quý cô chú anh chị đang làm việc tại TP.HCM cùng đến với cẩm nang tuyển dụng và hướng dẫn tìm việc làm phù hợp của chúng tôi, Việc chuẩn bị sẵn các kịch bản ứng phó khi có biến động nhân sự đột ngột là một việc làm hết sức cần thiết để đảm bảo hoạt động của tổ chức không bị gián đoạn. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết để xây dựng các kịch bản này:
I. Tầm Quan Trọng của Việc Xây Dựng Kịch Bản Ứng Phó
Giảm thiểu gián đoạn:
Đảm bảo hoạt động kinh doanh không bị ảnh hưởng nhiều khi có nhân sự rời đi bất ngờ.
Duy trì năng suất:
Giúp các nhân viên còn lại tiếp tục làm việc hiệu quả.
Bảo vệ kiến thức và thông tin:
Ngăn chặn việc mất mát thông tin quan trọng khi nhân viên rời đi.
Nâng cao tinh thần:
Giảm bớt lo lắng và hoang mang cho nhân viên.
Tiết kiệm thời gian và chi phí:
Có sẵn kế hoạch giúp ứng phó nhanh chóng và hiệu quả hơn.
Xây dựng văn hóa doanh nghiệp mạnh mẽ:
Thể hiện sự quan tâm đến nhân viên và sự ổn định của tổ chức.
II. Các Bước Xây Dựng Kịch Bản Ứng Phó
1. Xác định Các Vị Trí Chốt Yếu:
Liệt kê:
Lập danh sách tất cả các vị trí quan trọng trong tổ chức.
Đánh giá:
Xác định những vị trí mà nếu bị bỏ trống đột ngột sẽ gây ảnh hưởng lớn nhất đến hoạt động.
Ưu tiên:
Tập trung xây dựng kịch bản cho những vị trí ưu tiên này trước.
2. Phân Tích Rủi Ro:
Nguyên nhân:
Xác định các nguyên nhân có thể dẫn đến biến động nhân sự (nghỉ việc, ốm đau, tai nạn, sa thải,…).
Khả năng xảy ra:
Đánh giá khả năng xảy ra của từng nguyên nhân.
Mức độ ảnh hưởng:
Đánh giá mức độ ảnh hưởng của từng nguyên nhân đến hoạt động của tổ chức.
3. Xây Dựng Các Kịch Bản Ứng Phó Chi Tiết:
Mỗi kịch bản cần bao gồm:
Tên kịch bản:
(Ví dụ: “Ứng phó khi Trưởng phòng Kinh doanh nghỉ việc đột ngột”)
Mô tả tình huống:
(Ví dụ: “Trưởng phòng Kinh doanh thông báo nghỉ việc ngay lập tức vì lý do gia đình”)
Mục tiêu:
(Ví dụ: “Đảm bảo hoạt động kinh doanh không bị gián đoạn, duy trì doanh số, giữ chân khách hàng”)
Các bước thực hiện:
Bước 1: Thông báo và xác nhận:
Thông báo cho các bên liên quan (Ban Giám đốc, trưởng các phòng ban liên quan, nhân viên trong phòng).
Xác nhận lý do nghỉ việc và ngày nghỉ chính thức.
Gửi lời cảm ơn và chúc tốt đẹp đến nhân viên.
Bước 2: Thu thập và bảo mật thông tin:
Yêu cầu nhân viên bàn giao toàn bộ công việc, tài liệu, dự án đang thực hiện.
Đảm bảo thu hồi tài sản của công ty (máy tính, điện thoại, thẻ,…).
Thay đổi mật khẩu các tài khoản liên quan (email, phần mềm,…).
Bước 3: Phân công công việc tạm thời:
Xác định những công việc cần được ưu tiên thực hiện ngay.
Phân công công việc cho các nhân viên khác trong phòng hoặc các phòng ban liên quan.
Cung cấp hướng dẫn và hỗ trợ cần thiết cho người được giao việc.
Bước 4: Tìm kiếm người thay thế:
Xác định yêu cầu công việc và tiêu chí tuyển dụng.
Đăng tin tuyển dụng trên các kênh phù hợp.
Sàng lọc hồ sơ, phỏng vấn ứng viên.
Đánh giá và lựa chọn ứng viên phù hợp nhất.
Đàm phán và ký hợp đồng lao động.
Bước 5: Đào tạo và bàn giao:
Lên kế hoạch đào tạo và bàn giao công việc cho nhân viên mới.
Cung cấp đầy đủ thông tin, tài liệu, quy trình làm việc.
Hướng dẫn và hỗ trợ nhân viên mới trong quá trình làm quen công việc.
Bước 6: Đánh giá và điều chỉnh:
Theo dõi hiệu quả của các biện pháp ứng phó.
Thu thập phản hồi từ các bên liên quan.
Điều chỉnh kế hoạch khi cần thiết.
Người chịu trách nhiệm:
Xác định rõ ai là người chịu trách nhiệm cho từng bước trong kịch bản.
Nguồn lực cần thiết:
Liệt kê các nguồn lực cần thiết (nhân lực, tài chính, công cụ, thiết bị,…).
Thời gian thực hiện:
Ước tính thời gian cần thiết để hoàn thành từng bước.
Các phương án dự phòng:
Xây dựng các phương án dự phòng cho từng bước trong trường hợp có vấn đề phát sinh.
Ví dụ cụ thể:
Kịch bản:
Ứng phó khi Nhân viên Kinh doanh (chuyên trách thị trường X) nghỉ việc đột ngột.
Mô tả:
Nhân viên kinh doanh phụ trách thị trường X (một thị trường quan trọng) đột ngột xin nghỉ việc vì lý do cá nhân.
Mục tiêu:
Duy trì doanh số bán hàng tại thị trường X, giữ liên lạc với khách hàng hiện tại, tìm người thay thế trong thời gian sớm nhất.
Các bước:
1. Thông báo:
Quản lý trực tiếp thông báo cho trưởng phòng, phòng nhân sự.
2. Bàn giao:
Yêu cầu nhân viên bàn giao danh sách khách hàng, thông tin liên hệ, các dự án đang triển khai, báo cáo bán hàng gần nhất.
Thu hồi các thiết bị, tài sản của công ty.
3. Phân công tạm thời:
Quản lý trực tiếp tạm thời liên hệ, chăm sóc các khách hàng quan trọng.
Các nhân viên kinh doanh khác hỗ trợ liên lạc với các khách hàng còn lại.
4. Tuyển dụng:
Phòng nhân sự đăng tuyển vị trí nhân viên kinh doanh (ưu tiên có kinh nghiệm tại thị trường X).
Phỏng vấn, chọn ứng viên phù hợp.
5. Đào tạo:
Nhân viên kinh doanh cũ (nếu có thể) hoặc quản lý trực tiếp đào tạo nhân viên mới về sản phẩm, quy trình, khách hàng.
Cung cấp tài liệu, thông tin cần thiết.
4. Lưu Trữ và Cập Nhật:
Lưu trữ:
Lưu trữ các kịch bản ở nơi dễ dàng truy cập (ví dụ: trên hệ thống quản lý tài liệu của công ty).
Cập nhật:
Định kỳ xem xét và cập nhật các kịch bản để đảm bảo chúng phù hợp với tình hình thực tế của tổ chức.
5. Đào Tạo và Diễn Tập:
Đào tạo:
Tổ chức đào tạo cho các nhân viên liên quan về các kịch bản ứng phó.
Diễn tập:
Thực hiện diễn tập các kịch bản để kiểm tra tính hiệu quả và khả năng ứng phó của nhân viên.
III. Các Yếu Tố Quan Trọng Khác
Giao Tiếp:
Đảm bảo giao tiếp rõ ràng và kịp thời với tất cả các bên liên quan trong quá trình ứng phó.
Linh Hoạt:
Sẵn sàng điều chỉnh kế hoạch khi cần thiết để phù hợp với tình hình thực tế.
Hỗ Trợ:
Cung cấp sự hỗ trợ cần thiết cho các nhân viên bị ảnh hưởng bởi biến động nhân sự.
Pháp lý:
Đảm bảo tuân thủ các quy định của pháp luật về lao động trong quá trình xử lý các vấn đề liên quan đến nhân sự.
Công nghệ:
Sử dụng các công cụ công nghệ để hỗ trợ quản lý thông tin, giao tiếp và phối hợp công việc.
IV. Mẫu Kịch Bản Ứng Phó (Ví dụ)
|
Kịch Bản
| Nhân viên [Chức danh] nghỉ đột ngột |
| :——————– | :——————————————————- |
|
Mô tả
| Nhân viên [Chức danh] thông báo nghỉ việc ngay lập tức. |
|
Mục tiêu
| Đảm bảo công việc không bị gián đoạn. |
|
Bước thực hiện
| |
| 1. Thông báo | Quản lý trực tiếp thông báo cho các bên liên quan. |
| 2. Bàn giao | Thu thập tài liệu, thông tin, tài sản công ty. |
| 3. Phân công tạm thời | Phân công công việc cho người khác. |
| 4. Tuyển dụng | Tìm kiếm và tuyển dụng người thay thế. |
|
Người chịu trách nhiệm
| [Tên người/chức danh] |
|
Nguồn lực
| Ngân sách tuyển dụng, nhân sự hỗ trợ. |
V. Lưu Ý Thêm:
Văn hóa doanh nghiệp:
Một văn hóa doanh nghiệp tích cực có thể giúp giảm thiểu tình trạng biến động nhân sự.
Phản hồi của nhân viên:
Lắng nghe phản hồi của nhân viên để cải thiện môi trường làm việc và giảm thiểu nguy cơ nghỉ việc.
Chính sách đãi ngộ:
Xây dựng chính sách đãi ngộ hấp dẫn để thu hút và giữ chân nhân tài.
Chúc bạn thành công trong việc xây dựng các kịch bản ứng phó hiệu quả!