Để viết mô tả chi tiết về công việc của người làm Chứng từ Xuất nhập khẩu, chúng ta cần đi sâu vào các nhiệm vụ, kỹ năng và trách nhiệm liên quan đến vị trí này. Dưới đây là một mô tả chi tiết:
I. Tên công việc:
Nhân viên/Chuyên viên Chứng từ Xuất Nhập Khẩu (Import/Export Documentation Specialist)
II. Mục tiêu công việc:
Đảm bảo quá trình xuất nhập khẩu hàng hóa diễn ra suôn sẻ, tuân thủ luật pháp và quy định của Việt Nam và quốc tế.
Xử lý chính xác và kịp thời các chứng từ, thủ tục liên quan đến xuất nhập khẩu để giảm thiểu rủi ro, chi phí và thời gian.
Hỗ trợ các bộ phận liên quan trong việc lập kế hoạch và thực hiện các hoạt động xuất nhập khẩu.
III. Nhiệm vụ và trách nhiệm chính:
1. Chuẩn bị và kiểm tra chứng từ:
Thu thập, kiểm tra tính hợp lệ và đầy đủ của các chứng từ cần thiết cho quá trình xuất nhập khẩu (Hợp đồng mua bán, Hóa đơn thương mại, Phiếu đóng gói, Vận đơn, Giấy chứng nhận xuất xứ, Giấy chứng nhận kiểm dịch, Giấy phép nhập khẩu/xuất khẩu, Tờ khai hải quan, các chứng từ khác theo yêu cầu của lô hàng).
Lập bộ chứng từ xuất nhập khẩu hoàn chỉnh theo yêu cầu của ngân hàng, cơ quan hải quan và đối tác nước ngoài.
Chịu trách nhiệm về tính chính xác và hợp pháp của các chứng từ.
2. Thực hiện thủ tục hải quan:
Khai báo hải quan điện tử trên hệ thống VNACCS/VCIS.
Theo dõi quá trình khai báo, thông quan hàng hóa.
Giải quyết các vấn đề phát sinh liên quan đến thủ tục hải quan.
Cập nhật các quy định mới của hải quan và các cơ quan quản lý nhà nước.
3. Làm việc với các đối tác:
Liên hệ và làm việc với các hãng tàu, hãng hàng không, công ty logistics để đặt chỗ, theo dõi lịch trình vận chuyển.
Làm việc với các ngân hàng để thực hiện các giao dịch thanh toán quốc tế (L/C, T/T,…).
Trao đổi thông tin với khách hàng, nhà cung cấp để đảm bảo hàng hóa được giao nhận đúng thời gian và địa điểm.
4. Quản lý hồ sơ, chứng từ:
Lưu trữ, sắp xếp chứng từ xuất nhập khẩu một cách khoa học, dễ dàng tra cứu.
Quản lý, theo dõi các hợp đồng, đơn hàng xuất nhập khẩu.
Báo cáo định kỳ về tình hình xuất nhập khẩu.
5. Các công việc khác:
Nghiên cứu thị trường, tìm kiếm nhà cung cấp, khách hàng tiềm năng.
Tham gia vào quá trình đàm phán, ký kết hợp đồng.
Hỗ trợ các bộ phận khác trong công ty (kế toán, kinh doanh,…) trong các vấn đề liên quan đến xuất nhập khẩu.
Thực hiện các công việc khác theo sự phân công của cấp trên.
IV. Yêu cầu về kỹ năng và kiến thức:
Kiến thức chuyên môn:
Hiểu biết sâu sắc về nghiệp vụ xuất nhập khẩu, thương mại quốc tế.
Nắm vững các quy định pháp luật về hải quan, thuế, xuất nhập khẩu.
Hiểu biết về các điều kiện thương mại quốc tế (Incoterms).
Có kiến thức về thanh toán quốc tế (L/C, T/T,…).
Kỹ năng:
Thành thạo tin học văn phòng (Word, Excel,…).
Sử dụng thành thạo các phần mềm khai báo hải quan (VNACCS/VCIS,…).
Kỹ năng giao tiếp, đàm phán tốt.
Kỹ năng giải quyết vấn đề.
Kỹ năng làm việc nhóm.
Khả năng làm việc dưới áp lực cao.
Ngoại ngữ: Tiếng Anh (nghe, nói, đọc, viết) thành thạo.
Kinh nghiệm:
Ưu tiên ứng viên có kinh nghiệm làm việc trong lĩnh vực xuất nhập khẩu.
V. Yêu cầu về phẩm chất cá nhân:
Cẩn thận, tỉ mỉ, trung thực.
Năng động, nhiệt tình, có trách nhiệm cao trong công việc.
Chịu được áp lực công việc cao.
Khả năng học hỏi, cập nhật kiến thức mới.
VI. Mối quan hệ công việc:
Báo cáo cho:
Trưởng phòng/Giám đốc Xuất nhập khẩu
Phối hợp với:
Phòng Kinh doanh
Phòng Kế toán
Phòng Kho vận
Các đối tác (hãng tàu, hãng hàng không, công ty logistics, ngân hàng, cơ quan hải quan,…)
VII. Thách thức trong công việc:
Luôn phải cập nhật các quy định pháp luật thay đổi liên tục.
Áp lực về thời gian để đảm bảo tiến độ giao hàng.
Giải quyết các vấn đề phát sinh trong quá trình xuất nhập khẩu.
Làm việc với nhiều đối tác khác nhau với các yêu cầu khác nhau.
VIII. Cơ hội phát triển:
Cơ hội nâng cao kiến thức và kỹ năng chuyên môn.
Cơ hội tiếp xúc và làm việc với các đối tác quốc tế.
Cơ hội thăng tiến lên các vị trí cao hơn trong phòng ban hoặc công ty.
Mô tả công việc này có thể được điều chỉnh tùy theo quy mô, ngành nghề và yêu cầu cụ thể của từng công ty. Tuy nhiên, nó cung cấp một cái nhìn tổng quan và chi tiết về những gì mà một người làm Chứng từ Xuất nhập khẩu cần phải biết và làm. Hy vọng điều này hữu ích!