Việc email của bạn không đến được hộp thư của HR là một vấn đề khá phổ biến và gây khó chịu cho ứng viên. Dưới đây là một số nguyên nhân có thể xảy ra và cách bạn có thể phản hồi/xử lý tình huống này một cách chi tiết:
1. Các Nguyên Nhân Phổ Biến khiến Email Không Đến Được:
Lỗi Chính Tả Địa Chỉ Email:
Đây là lỗi thường gặp nhất. Hãy kiểm tra kỹ lưỡng từng ký tự của địa chỉ email HR mà bạn đã nhập.
Email Bị Chặn/Đánh Dấu Là Spam:
Bộ Lọc Spam:
Email của bạn có thể bị hệ thống lọc spam của nhà tuyển dụng chặn lại. Điều này có thể xảy ra nếu tiêu đề hoặc nội dung email của bạn chứa các từ khóa nhạy cảm (ví dụ: “khuyến mãi”, “giảm giá”, “gấp”), hoặc nếu bạn gửi email từ một địa chỉ IP bị đánh dấu là spam.
Chính Sách Bảo Mật:
Một số công ty có chính sách bảo mật nghiêm ngặt, chặn các email từ các miền email lạ hoặc không được xác thực.
Hộp Thư Đến của HR Bị Đầy:
Nếu hộp thư đến của HR đã đầy, email của bạn có thể không được gửi đến.
Sự Cố Kỹ Thuật:
Có thể có sự cố kỹ thuật tạm thời với máy chủ email của bạn hoặc của nhà tuyển dụng.
Email Bị Trả Lại (Bounced):
Nếu email của bạn không được gửi thành công, bạn thường sẽ nhận được một email thông báo lỗi (bounce message) cho biết lý do tại sao.
Vấn Đề Về Định Dạng Email:
Sử dụng định dạng email quá phức tạp (ví dụ: HTML phức tạp) có thể gây ra vấn đề.
File Đính Kèm Quá Lớn:
File đính kèm CV hoặc các tài liệu khác quá lớn có thể khiến email không được gửi.
Domain Email Chưa Được Xác Thực:
Domain email của bạn chưa được cấu hình các bản ghi xác thực email như SPF, DKIM, DMARC.
2. Các Bước Phản Hồi/Xử Lý Khi Email Không Đến Được:
Bước 1: Kiểm Tra Lại Thông Tin và Đợi Chờ
Kiểm Tra Lỗi Chính Tả:
Hãy kiểm tra kỹ lưỡng địa chỉ email của HR mà bạn đã sử dụng. Đảm bảo không có bất kỳ lỗi chính tả nào.
Kiểm Tra Hộp Thư “Đã Gửi”:
Xác nhận rằng email thực sự đã được gửi đi từ hộp thư của bạn.
Kiểm Tra Hộp Thư Spam/Rác của Bạn:
Đôi khi, email phản hồi từ HR có thể bị lọc vào hộp thư spam của bạn.
Đợi Ít Nhất 2-3 Ngày Làm Việc:
HR có thể bận rộn. Hãy kiên nhẫn chờ đợi phản hồi trong ít nhất 2-3 ngày làm việc trước khi thực hiện các bước tiếp theo.
Bước 2: Gửi Lại Email (Với Điều Chỉnh)
Thay Đổi Tiêu Đề Email:
Sử dụng một tiêu đề email rõ ràng và chuyên nghiệp, ví dụ: “Ứng tuyển vị trí [Tên vị trí] – [Tên của bạn]”. Tránh các từ ngữ mang tính chất spam.
Đơn Giản Hóa Nội Dung Email:
Giữ nội dung email ngắn gọn, súc tích và chuyên nghiệp. Tập trung vào điểm chính: bày tỏ sự quan tâm đến vị trí và tóm tắt ngắn gọn kinh nghiệm của bạn.
Kiểm Tra và Giảm Kích Thước File Đính Kèm:
Đảm bảo file đính kèm CV và các tài liệu khác không quá lớn (tốt nhất là dưới 2MB).
Sử dụng định dạng PDF cho CV và các tài liệu khác để đảm bảo tính tương thích.
Nếu có nhiều file, hãy nén chúng thành một file ZIP.
Sử Dụng Định Dạng Văn Bản Thuần Túy (Plain Text):
Thử gửi email dưới dạng văn bản thuần túy thay vì HTML.
Sử dụng Email Cá Nhân Thay Vì Email Công Ty (nếu có thể):
Đôi khi, email từ các miền email công ty có thể bị chặn do các chính sách bảo mật.
Bước 3: Tìm Thông Tin Liên Hệ Khác
Tìm Số Điện Thoại của HR:
Truy cập trang web của công ty hoặc LinkedIn để tìm số điện thoại của bộ phận HR hoặc người liên hệ tuyển dụng.
Liên Hệ Qua LinkedIn:
Tìm kiếm HR hoặc người phụ trách tuyển dụng trên LinkedIn và gửi tin nhắn cho họ.
Tìm Email Thay Thế:
Nếu bạn biết tên của HR, bạn có thể thử tìm kiếm địa chỉ email khác của họ bằng cách sử dụng các công cụ tìm kiếm hoặc tiện ích mở rộng của trình duyệt.
Bước 4: Gọi Điện Thoại (Nếu Có Số Liên Hệ)
Gọi Điện Thoại Cho HR:
Nếu bạn đã tìm được số điện thoại của HR, hãy gọi điện thoại để hỏi về tình trạng ứng tuyển của bạn.
Giới Thiệu Bản Thân Rõ Ràng:
Khi gọi điện, hãy giới thiệu bản thân một cách rõ ràng và cho biết bạn đã ứng tuyển vào vị trí nào.
Hỏi Về Việc Xác Nhận Email:
Hỏi xem họ đã nhận được email của bạn hay chưa. Nếu chưa, hãy hỏi địa chỉ email chính xác để bạn có thể gửi lại.
Thể Hiện Sự Chuyên Nghiệp và Lịch Sự:
Luôn giữ thái độ chuyên nghiệp và lịch sự trong suốt cuộc gọi.
Bước 5: Liên Hệ Qua Mạng Xã Hội (LinkedIn)
Tìm Kiếm HR trên LinkedIn:
Tìm HR hoặc người phụ trách tuyển dụng của công ty trên LinkedIn.
Gửi Tin Nhắn Ngắn Gọn:
Gửi một tin nhắn ngắn gọn, lịch sự hỏi xem họ đã nhận được email ứng tuyển của bạn hay chưa.
Đề Nghị Gửi Lại CV:
Nếu họ chưa nhận được, hãy đề nghị gửi lại CV qua LinkedIn.
Mẫu Tin Nhắn/Email Tham Khảo:
Mẫu Email gửi lại (sau khi đã kiểm tra và điều chỉnh):
“`
Subject: Ứng tuyển vị trí [Tên vị trí] – [Tên của bạn] – Gửi lại
Kính gửi [Tên HR],
Tôi là [Tên của bạn] và tôi đã ứng tuyển vào vị trí [Tên vị trí] vào ngày [Ngày gửi email trước]. Tôi muốn xác nhận xem email của tôi có đến được hộp thư của quý công ty hay không.
Tôi rất quan tâm đến cơ hội này và tin rằng kinh nghiệm của mình phù hợp với yêu cầu của vị trí. CV của tôi được đính kèm trong email này.
Nếu quý vị cần thêm thông tin gì, vui lòng cho tôi biết.
Cảm ơn quý vị đã dành thời gian xem xét.
Trân trọng,
[Tên của bạn]
[Số điện thoại]
[Địa chỉ email]
“`
Mẫu Tin Nhắn LinkedIn:
“`
Chào [Tên HR],
Tôi là [Tên của bạn]. Tôi đã ứng tuyển vào vị trí [Tên vị trí] tại [Tên công ty] vào ngày [Ngày gửi email]. Tôi muốn hỏi xem anh/chị đã nhận được email của tôi chưa ạ? Nếu chưa, tôi rất sẵn lòng gửi lại CV của mình qua LinkedIn.
Cảm ơn anh/chị.
“`
Lưu Ý Quan Trọng:
Kiên Nhẫn:
Quá trình tuyển dụng có thể mất thời gian. Hãy kiên nhẫn và tiếp tục tìm kiếm các cơ hội khác trong khi chờ đợi phản hồi.
Chuyên Nghiệp:
Luôn giữ thái độ chuyên nghiệp và lịch sự trong tất cả các tương tác của bạn với nhà tuyển dụng.
Ghi Lại Mọi Tương Tác:
Ghi lại ngày, giờ và nội dung của tất cả các email, cuộc gọi điện thoại và tin nhắn bạn đã gửi.
Tìm Cơ Hội Khác:
Đừng chỉ tập trung vào một cơ hội duy nhất. Hãy tiếp tục tìm kiếm và ứng tuyển vào các vị trí khác phù hợp với kỹ năng và kinh nghiệm của bạn.
Chấp Nhận Rủi Ro:
Đôi khi, dù bạn đã cố gắng hết sức, email của bạn vẫn có thể không đến được nhà tuyển dụng. Hãy chấp nhận rủi ro này và tiếp tục tìm kiếm các cơ hội khác.
Nâng Cấp Kỹ Năng:
Sử dụng thời gian này để nâng cấp kỹ năng của bạn và cải thiện CV của bạn. Điều này sẽ giúp bạn tăng cơ hội thành công trong tương lai.
Chúc bạn may mắn trong quá trình tìm việc!
https://proxy.lib.uiowa.edu/login?url=https://careerbuilding.net/career-builder/