Để email xin việc của bạn không bị “mất tích” trong hàng tá email mà nhà tuyển dụng nhận được mỗi ngày, bạn cần phải viết một email xin việc chi tiết, chuyên nghiệp và gây ấn tượng. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết để bạn làm điều đó:
I. Chuẩn bị trước khi viết email:
1. Nghiên cứu kỹ lưỡng về công ty và vị trí ứng tuyển:
Hiểu rõ về lĩnh vực hoạt động, văn hóa công ty, giá trị cốt lõi.
Tìm hiểu kỹ mô tả công việc, yêu cầu kỹ năng, kinh nghiệm.
Tìm hiểu thông tin về người quản lý tuyển dụng (nếu có thể).
2. Chuẩn bị hồ sơ xin việc:
CV (Sơ yếu lý lịch):
Cập nhật thông tin mới nhất, trình bày rõ ràng, dễ đọc, tập trung vào kinh nghiệm và kỹ năng liên quan đến vị trí ứng tuyển.
Cover Letter (Thư xin việc):
Viết riêng cho từng vị trí, thể hiện sự hiểu biết về công ty, vị trí, và lý do bạn phù hợp.
Các tài liệu khác (nếu có):
Bằng cấp, chứng chỉ, portfolio, dự án, bài viết…
3. Chuẩn bị địa chỉ email chuyên nghiệp:
Sử dụng địa chỉ email có dạng `ten.ho@gmail.com` hoặc tương tự. Tránh sử dụng các địa chỉ email thiếu chuyên nghiệp như `emyeuanh123@gmail.com`.
II. Nội dung chi tiết của email xin việc:
1. Tiêu đề email (Subject line): Quan trọng nhất!
Nguyên tắc:
Ngắn gọn, rõ ràng, chứa thông tin quan trọng nhất để nhà tuyển dụng biết bạn đang ứng tuyển vào vị trí nào.
Ví dụ:
`Ứng tuyển [Vị trí ứng tuyển] – [Họ và tên]`
`[Họ và tên] – Ứng tuyển [Vị trí ứng tuyển]`
`[Vị trí ứng tuyển] – [Kinh nghiệm/Kỹ năng nổi bật]` (ví dụ: `Marketing Executive – 5 years experience in Digital Marketing`)
2. Lời chào:
Nguyên tắc:
Chào một cách trang trọng, lịch sự.
Ví dụ:
`Kính gửi [Ông/Bà] [Tên người quản lý tuyển dụng] (nếu biết),`
`Kính gửi Bộ phận Tuyển dụng,`
`Dear [Mr./Ms.] [Last Name] (nếu bạn biết tên và văn hóa công ty cho phép)`
3. Giới thiệu bản thân và mục đích ứng tuyển:
Nguyên tắc:
Ngắn gọn, súc tích, nêu bật vị trí ứng tuyển và nguồn thông tin về việc làm.
Ví dụ:
“Tôi là [Họ và tên], và tôi viết email này để bày tỏ sự quan tâm đến vị trí [Vị trí ứng tuyển] được đăng tải trên [Nguồn thông tin].”
“Với kinh nghiệm [Số năm] trong lĩnh vực [Lĩnh vực], tôi rất vui khi được ứng tuyển vào vị trí [Vị trí ứng tuyển] tại [Tên công ty], được đăng tải trên [Nguồn thông tin].”
4. Tóm tắt kinh nghiệm và kỹ năng phù hợp:
Nguyên tắc:
Tập trung vào những kinh nghiệm và kỹ năng liên quan trực tiếp đến yêu cầu của công việc. Sử dụng các con số để chứng minh thành tích.
Ví dụ:
“Trong 3 năm làm việc tại [Tên công ty cũ], tôi đã có kinh nghiệm [Liệt kê các kinh nghiệm chính] và đạt được [Liệt kê các thành tích cụ thể]. Tôi tin rằng những kinh nghiệm này sẽ giúp tôi đóng góp vào sự phát triển của [Tên công ty].”
“Tôi có kỹ năng [Liệt kê các kỹ năng quan trọng] và kinh nghiệm [Liệt kê các kinh nghiệm liên quan] trong [Lĩnh vực]. Tôi đã thành công trong việc [Nêu ví dụ cụ thể về thành tích liên quan].”
Đừng chỉ liệt kê kỹ năng:
Hãy cho thấy bạn đã sử dụng kỹ năng đó như thế nào để đạt được kết quả gì. Ví dụ: “Kỹ năng quản lý dự án của tôi đã giúp tôi hoàn thành dự án X trước thời hạn 2 tuần và tiết kiệm 15% chi phí.”
5. Thể hiện sự hiểu biết về công ty và sự phù hợp với văn hóa:
Nguyên tắc:
Cho thấy bạn đã nghiên cứu về công ty và hiểu rõ về giá trị, mục tiêu của họ.
Ví dụ:
“Tôi rất ấn tượng với [Tên công ty] vì [Nêu lý do cụ thể, ví dụ: sự đổi mới, văn hóa làm việc, đóng góp cho cộng đồng]. Tôi tin rằng với tinh thần [Giá trị của bạn], tôi sẽ hòa nhập tốt vào môi trường làm việc tại đây.”
“Tôi theo dõi [Tên công ty] từ lâu và ngưỡng mộ [Điểm nổi bật của công ty]. Tôi tin rằng mục tiêu phát triển của tôi phù hợp với định hướng phát triển của công ty.”
6. Nhấn mạnh động lực và sự mong muốn:
Nguyên tắc:
Thể hiện sự nhiệt huyết, mong muốn được đóng góp và phát triển cùng công ty.
Ví dụ:
“Tôi rất mong muốn có cơ hội được làm việc tại [Tên công ty] và đóng góp vào sự thành công của công ty.”
“Tôi tin rằng với khả năng và kinh nghiệm của mình, tôi có thể mang lại giá trị cho [Tên công ty] và cùng công ty phát triển.”
7. Đề nghị phỏng vấn:
Nguyên tắc:
Đề xuất một cách lịch sự và thể hiện sự sẵn sàng tham gia phỏng vấn.
Ví dụ:
“Tôi rất mong nhận được phản hồi từ quý công ty và sẵn sàng tham gia phỏng vấn trong thời gian sớm nhất.”
“Tôi rất mong có cơ hội được trao đổi trực tiếp với quý vị về kinh nghiệm và kỹ năng của mình. Xin vui lòng liên hệ với tôi qua email hoặc số điện thoại dưới đây.”
8. Thông tin liên hệ:
Nguyên tắc:
Cung cấp đầy đủ thông tin liên hệ để nhà tuyển dụng có thể dễ dàng liên lạc với bạn.
Ví dụ:
Email: [Địa chỉ email]
Điện thoại: [Số điện thoại]
LinkedIn (nếu có): [Link LinkedIn]
9. Lời cảm ơn và kết thúc:
Nguyên tắc:
Cảm ơn nhà tuyển dụng đã dành thời gian đọc email và chúc họ một ngày tốt lành.
Ví dụ:
“Xin chân thành cảm ơn quý vị đã dành thời gian xem xét hồ sơ của tôi. Chúc quý vị một ngày làm việc hiệu quả.”
“Cảm ơn quý công ty đã quan tâm đến hồ sơ của tôi. Rất mong nhận được phản hồi sớm từ quý vị.”
10. Đính kèm hồ sơ xin việc:
Nguyên tắc:
Đặt tên file rõ ràng, dễ hiểu, ví dụ: `CV_HoTen.pdf`, `CoverLetter_HoTen.pdf`.
Định dạng:
Nên sử dụng định dạng PDF để đảm bảo tính tương thích và bảo mật.
III. Lưu ý quan trọng để email không bị “mất tích”:
Kiểm tra kỹ lưỡng:
Chính tả và ngữ pháp:
Sai sót chính tả và ngữ pháp sẽ tạo ấn tượng không tốt về bạn.
Định dạng:
Đảm bảo email được định dạng rõ ràng, dễ đọc trên mọi thiết bị.
Thông tin liên hệ:
Kiểm tra kỹ thông tin liên hệ để tránh sai sót.
Gửi email vào thời điểm thích hợp:
Nên gửi email vào giờ hành chính (9h-11h sáng hoặc 2h-4h chiều) để email của bạn không bị “chìm” trong hàng tá email khác vào buổi sáng sớm hoặc cuối ngày.
Tránh gửi email vào cuối tuần hoặc ngày lễ.
Theo dõi email:
Sử dụng các công cụ theo dõi email để biết email của bạn đã được mở hay chưa.
Nếu sau 1-2 tuần bạn vẫn chưa nhận được phản hồi, bạn có thể gửi một email follow-up một cách lịch sự để bày tỏ sự quan tâm đến vị trí ứng tuyển.
Tránh các lỗi thường gặp:
Gửi email hàng loạt:
Mỗi email xin việc nên được viết riêng cho từng vị trí và công ty.
Sử dụng ngôn ngữ quá suồng sã hoặc thiếu chuyên nghiệp.
Yêu cầu mức lương quá cao hoặc quá thấp so với thị trường.
Kể lể quá nhiều về khó khăn cá nhân.
Gửi email có dung lượng quá lớn.
Ví dụ email xin việc (tham khảo):
Subject:
Ứng tuyển Nhân viên Marketing – Nguyễn Văn A
Kính gửi Bộ phận Tuyển dụng,
Tôi là Nguyễn Văn A, và tôi viết email này để bày tỏ sự quan tâm sâu sắc đến vị trí Nhân viên Marketing được đăng tải trên Vietnamworks.
Với hơn 2 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực Digital Marketing, tôi đã có cơ hội làm việc tại [Tên công ty cũ] và đạt được những thành tích đáng kể trong việc triển khai các chiến dịch quảng cáo trực tuyến, tăng trưởng lượng truy cập website và xây dựng cộng đồng trên mạng xã hội.
Trong quá trình làm việc tại [Tên công ty cũ], tôi đã:
Tăng lượng truy cập website lên 30% trong vòng 6 tháng nhờ tối ưu hóa SEO và triển khai các chiến dịch quảng cáo trên Google Ads.
Xây dựng cộng đồng Facebook với hơn 10.000 thành viên và tăng tương tác trung bình lên 20%.
Đề xuất và thực hiện các chương trình khuyến mãi thành công, giúp tăng doanh số bán hàng lên 15%.
Tôi rất ấn tượng với [Tên công ty] vì sự sáng tạo và những đóng góp của công ty cho cộng đồng. Tôi tin rằng với kiến thức, kỹ năng và kinh nghiệm của mình, tôi có thể đóng góp vào sự phát triển của đội ngũ Marketing tại [Tên công ty].
Tôi rất mong nhận được phản hồi từ quý công ty và sẵn sàng tham gia phỏng vấn trong thời gian sớm nhất để trao đổi chi tiết hơn về kinh nghiệm và kỹ năng của mình.
Thông tin liên hệ của tôi:
Email: nguyenvan.a@gmail.com
Điện thoại: 0901234567
LinkedIn: [Link LinkedIn]
Xin chân thành cảm ơn quý vị đã dành thời gian xem xét hồ sơ của tôi.
Trân trọng,
Nguyễn Văn A
(Đính kèm: CV_NguyenVanA.pdf, CoverLetter_NguyenVanA.pdf)
Lời khuyên cuối cùng:
Hãy viết email một cách chân thành và thể hiện cá tính của bạn. Nhà tuyển dụng không chỉ tìm kiếm người có kỹ năng, mà còn tìm kiếm người phù hợp với văn hóa công ty. Chúc bạn thành công!
http://login.ezproxy.lib.lehigh.edu/login?url=https://careerbuilding.net/career-builder/