Career building TPHCM xin kính chào quý cô chú anh chị đang làm việc tại Hồ Chí Minh đến với cẩm nang tuyển dụng của chúng tôi, Email chuyên nghiệp là một trong những yếu tố đầu tiên tạo ấn tượng tốt với nhà tuyển dụng. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết cách viết email chuyên nghiệp để chinh phục nhà tuyển dụng, từ chuẩn bị đến chỉnh sửa:
I. Chuẩn Bị Trước Khi Viết Email:
1. Nghiên Cứu Kỹ Lưỡng:
Công ty:
Tìm hiểu về lịch sử, sản phẩm/dịch vụ, văn hóa công ty, giá trị cốt lõi, tin tức gần đây.
Vị trí ứng tuyển:
Đọc kỹ mô tả công việc (JD), xác định các kỹ năng, kinh nghiệm, phẩm chất mà nhà tuyển dụng đang tìm kiếm.
Người nhận:
Nếu có thể, tìm tên và chức danh của người phụ trách tuyển dụng (HR Manager, Recruiter, Hiring Manager). Gửi email trực tiếp đến họ sẽ thể hiện sự chủ động và chuyên nghiệp.
2. Xác Định Mục Tiêu:
Bạn muốn đạt được điều gì sau khi gửi email này? (Ví dụ: được mời phỏng vấn, tìm hiểu thêm thông tin về vị trí, gửi hồ sơ xin việc).
Mục tiêu rõ ràng sẽ giúp bạn viết email tập trung và hiệu quả hơn.
3. Chuẩn Bị Tài Liệu:
CV/Resume:
Đảm bảo CV/Resume của bạn được cập nhật, trình bày chuyên nghiệp, và phù hợp với vị trí ứng tuyển.
Thư xin việc (Cover Letter):
Viết thư xin việc riêng biệt (không chỉ là nội dung trong email) để làm nổi bật kinh nghiệm, kỹ năng liên quan, và thể hiện sự quan tâm của bạn đến công ty.
Portfolio (nếu có):
Nếu bạn làm trong lĩnh vực sáng tạo (design, writing, programming), hãy chuẩn bị portfolio để chứng minh năng lực của mình.
II. Cấu Trúc Email Chuyên Nghiệp:
1. Địa Chỉ Email Chuyên Nghiệp:
Sử dụng địa chỉ email cá nhân, có dạng: `ten.ho@gmail.com` hoặc `hoten@tenmienrieng.com` (nếu có).
Tránh sử dụng các địa chỉ email thiếu chuyên nghiệp (ví dụ: `emyeuanh123@gmail.com`, `gaixinh9x@yahoo.com`).
2. Tiêu Đề Email (Subject Line):
Cực kỳ quan trọng, quyết định việc email của bạn có được mở hay không.
Ngắn gọn, rõ ràng, và nêu bật mục đích của email.
Một số gợi ý:
`Ứng tuyển vị trí [Tên vị trí] – [Họ tên]`
`[Họ tên] – Ứng viên tiềm năng cho vị trí [Tên vị trí]`
`Thư giới thiệu từ [Họ tên] – [Vị trí quan tâm]`
`[Tên vị trí] – Kinh nghiệm [Số năm] trong lĩnh vực [Lĩnh vực]`
Nếu nhà tuyển dụng yêu cầu một tiêu đề cụ thể, hãy tuân thủ chính xác.
3. Lời Chào Mở Đầu:
Sử dụng lời chào trang trọng và lịch sự.
Nếu biết tên người nhận: `Kính gửi anh/chị [Tên người nhận],` hoặc `Dear Mr./Ms. [Họ người nhận],`
Nếu không biết tên người nhận: `Kính gửi phòng ban Tuyển dụng,` hoặc `Dear Hiring Manager,`
Tránh sử dụng các lời chào suồng sã như `Chào bạn,` hoặc `Hi,`.
4. Nội Dung Email:
Đoạn 1: Giới thiệu bản thân và mục đích email.
Nêu rõ bạn là ai, bạn biết đến vị trí này từ đâu (website công ty, LinkedIn, v.v.).
Ví dụ: `Tôi là [Họ tên], hiện là [Chức danh/Nghề nghiệp] với [Số năm] kinh nghiệm trong lĩnh vực [Lĩnh vực]. Tôi rất quan tâm đến vị trí [Tên vị trí] mà tôi thấy trên [Nguồn tin].`
Đoạn 2: Nêu bật kỹ năng và kinh nghiệm phù hợp.
Tập trung vào những kỹ năng và kinh nghiệm liên quan trực tiếp đến yêu cầu của công việc.
Sử dụng các từ khóa (keywords) được đề cập trong JD.
Đưa ra các ví dụ cụ thể về thành tích bạn đã đạt được (sử dụng số liệu để chứng minh).
Ví dụ: `Trong quá trình làm việc tại [Công ty], tôi đã [Thành tích 1] và [Thành tích 2], giúp [Kết quả đạt được]. Tôi tin rằng kinh nghiệm này sẽ giúp tôi đóng góp vào sự thành công của [Tên công ty] trong việc [Mục tiêu của công ty].`
Đoạn 3: Thể hiện sự quan tâm đến công ty và vị trí.
Nêu lý do tại sao bạn muốn làm việc cho công ty này.
Thể hiện sự hiểu biết của bạn về công ty và vị trí.
Ví dụ: `Tôi rất ấn tượng với [Điểm nổi bật của công ty] và tin rằng với kinh nghiệm của mình, tôi có thể đóng góp vào [Mục tiêu của công ty]. Tôi cũng rất hào hứng với cơ hội được [Cơ hội phát triển].`
Đoạn 4: Kêu gọi hành động (Call to Action).
Nêu rõ bạn muốn nhà tuyển dụng làm gì tiếp theo.
Mời nhà tuyển dụng xem CV/Resume và thư xin việc đính kèm.
Đề xuất một cuộc gọi hoặc phỏng vấn để thảo luận chi tiết hơn.
Ví dụ: `Tôi đã đính kèm CV/Resume và thư xin việc để cung cấp thêm thông tin chi tiết về kinh nghiệm và kỹ năng của mình. Tôi rất mong có cơ hội được thảo luận thêm về vị trí này trong một cuộc phỏng vấn. Xin chân thành cảm ơn quý công ty đã dành thời gian xem xét.`
5. Lời Cảm Ơn và Chữ Ký:
Cảm ơn nhà tuyển dụng vì đã dành thời gian đọc email của bạn.
Sử dụng lời chào kết trang trọng: `Trân trọng,` hoặc `Kính thư,`
Chữ ký email chuyên nghiệp:
“`
[Họ tên đầy đủ]
[Chức danh (nếu có)]
[Số điện thoại]
[Địa chỉ email]
[Liên kết đến LinkedIn profile (nếu có)]
“`
6. Đính Kèm Tài Liệu:
Đặt tên file rõ ràng và chuyên nghiệp: `[Họ tên]_CV.pdf`, `[Họ tên]_CoverLetter.pdf`
Sử dụng định dạng PDF để đảm bảo tính tương thích và bảo mật.
Kiểm tra kỹ xem bạn đã đính kèm đầy đủ tài liệu cần thiết hay chưa.
III. Lưu Ý Quan Trọng:
Ngắn gọn và súc tích:
Nhà tuyển dụng thường rất bận rộn, vì vậy hãy trình bày thông tin một cách ngắn gọn và dễ hiểu.
Chính tả và ngữ pháp:
Kiểm tra kỹ lỗi chính tả và ngữ pháp trước khi gửi email. Một email đầy lỗi sẽ tạo ấn tượng rất xấu. Sử dụng các công cụ kiểm tra chính tả và ngữ pháp trực tuyến.
Văn phong chuyên nghiệp:
Sử dụng ngôn ngữ trang trọng, lịch sự, và phù hợp với văn hóa công ty.
Cá nhân hóa:
Tránh sử dụng các mẫu email chung chung. Hãy điều chỉnh nội dung email để phù hợp với từng công ty và vị trí ứng tuyển.
Trả lời email nhanh chóng:
Nếu bạn nhận được email phản hồi từ nhà tuyển dụng, hãy trả lời nhanh chóng (trong vòng 24-48 giờ).
Theo dõi (Follow-up):
Nếu bạn không nhận được phản hồi sau một tuần, bạn có thể gửi một email theo dõi ngắn gọn để nhắc lại sự quan tâm của mình.
Ví dụ Email Mẫu:
“`email
Subject: Ứng tuyển vị trí Chuyên viên Marketing – Nguyễn Văn A
Kính gửi anh/chị [Tên người nhận],
Tôi là Nguyễn Văn A, hiện là chuyên viên Marketing với 3 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực digital marketing. Tôi rất quan tâm đến vị trí Chuyên viên Marketing mà tôi thấy trên website của công ty.
Trong quá trình làm việc tại [Công ty], tôi đã triển khai thành công nhiều chiến dịch quảng cáo trực tuyến, giúp tăng 20% doanh số bán hàng và 15% lượng truy cập website. Tôi cũng có kinh nghiệm trong việc quản lý các kênh truyền thông xã hội và xây dựng nội dung marketing hấp dẫn.
Tôi rất ấn tượng với sự phát triển nhanh chóng của [Tên công ty] trong lĩnh vực [Lĩnh vực] và tin rằng với kinh nghiệm của mình, tôi có thể đóng góp vào việc xây dựng thương hiệu và tăng trưởng doanh thu của công ty.
Tôi đã đính kèm CV/Resume và thư xin việc để cung cấp thêm thông tin chi tiết về kinh nghiệm và kỹ năng của mình. Tôi rất mong có cơ hội được thảo luận thêm về vị trí này trong một cuộc phỏng vấn.
Xin chân thành cảm ơn quý công ty đã dành thời gian xem xét.
Trân trọng,
Nguyễn Văn A
Chuyên viên Marketing
0901234567
nguyenvana@email.com
linkedin.com/in/nguyenvana
“`
Tóm lại:
Viết email chuyên nghiệp đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng, cấu trúc rõ ràng, và ngôn ngữ phù hợp. Bằng cách tuân thủ các hướng dẫn trên, bạn sẽ tạo được ấn tượng tốt với nhà tuyển dụng và tăng cơ hội được mời phỏng vấn. Chúc bạn thành công!
http://ezproxy.lib.uh.edu/login?url=https://careerbuilding.net/career-builder/