Career building TPHCM xin kính chào quý cô chú anh chị đang làm việc tại Hồ Chí Minh đến với cẩm nang tuyển dụng của chúng tôi, Để giúp bạn có một checklist chi tiết kiểm tra email ứng tuyển trước khi gửi, tôi đã chia thành các mục nhỏ và cụ thể như sau:
I. Kiểm Tra Thông Tin Chung
[ ] Địa chỉ email người nhận:
[ ] Đảm bảo địa chỉ email nhà tuyển dụng (NTD) chính xác, không sai sót dù chỉ một ký tự.
[ ] Kiểm tra lại từ nhiều nguồn (website công ty, JD, email liên hệ trước đó).
[ ] Tiêu đề email:
[ ] Rõ ràng, ngắn gọn, nêu bật vị trí ứng tuyển.
[ ] Tuân thủ theo hướng dẫn (nếu có) trong JD (ví dụ: [Tên bạn] – Ứng tuyển [Vị trí] – [Nguồn tìm thấy tin]).
[ ] Tránh các tiêu đề chung chung như “Ứng tuyển” hoặc “CV của tôi”.
[ ] Tệp đính kèm:
[ ] Đính kèm đầy đủ các tệp cần thiết (CV, thư xin việc, portfolio, bằng cấp…).
[ ] Tên tệp dễ hiểu, chuyên nghiệp (ví dụ: CV_NguyenVanA.pdf, CoverLetter_NguyenVanA.pdf).
[ ] Định dạng tệp phổ biến (PDF là lựa chọn tốt nhất để đảm bảo hiển thị đúng trên mọi thiết bị).
[ ] Kiểm tra kỹ xem các tệp có mở được không, nội dung có bị lỗi font hay không.
[ ] Dung lượng tệp vừa phải, không quá lớn (nếu cần, hãy nén lại).
II. Kiểm Tra Nội Dung Email
[ ] Lời chào:
[ ] Sử dụng lời chào trang trọng, phù hợp với văn hóa công ty (ví dụ: “Kính gửi Anh/Chị [Tên NTD],” hoặc “Dear [Tên NTD],”).
[ ] Nếu không biết tên NTD, có thể dùng “Kính gửi Phòng ban Tuyển dụng,” hoặc “Dear Hiring Team,”.
[ ] Tránh sử dụng “Chào bạn,” hoặc “Hi,” trừ khi bạn đã có mối quan hệ thân thiết với NTD.
[ ] Giới thiệu bản thân:
[ ] Ngắn gọn, súc tích, nêu rõ bạn là ai, bạn ứng tuyển vị trí nào.
[ ] Nêu bật những điểm mạnh, kinh nghiệm phù hợp nhất với yêu cầu công việc.
[ ] Thể hiện sự nhiệt tình, mong muốn được đóng góp cho công ty.
[ ] Thể hiện sự hiểu biết về công ty:
[ ] Nêu ngắn gọn lý do bạn quan tâm đến công ty, sản phẩm/dịch vụ của công ty.
[ ] Cho thấy bạn đã tìm hiểu về văn hóa, giá trị của công ty.
[ ] Đề cập đến CV và thư xin việc:
[ ] Nhấn mạnh rằng bạn đã đính kèm CV và thư xin việc để NTD tham khảo thêm thông tin chi tiết.
[ ] Gợi ý những điểm nổi bật trong CV/thư xin việc mà bạn muốn NTD chú ý.
[ ] Kêu gọi hành động:
[ ] Thể hiện mong muốn được tham gia phỏng vấn để trao đổi chi tiết hơn về kinh nghiệm và kỹ năng của bạn.
[ ] Đề xuất thời gian phỏng vấn (nếu có thể).
[ ] Lời cảm ơn:
[ ] Cảm ơn NTD đã dành thời gian xem xét hồ sơ của bạn.
[ ] Thể hiện sự mong chờ phản hồi từ NTD.
[ ] Chữ ký:
[ ] Đầy đủ thông tin: Họ tên, số điện thoại, email, LinkedIn (nếu có).
[ ] Thiết kế chuyên nghiệp, dễ đọc.
III. Kiểm Tra Lỗi Chính Tả và Ngữ Pháp
[ ] Đọc kỹ toàn bộ email:
[ ] Tốt nhất là in ra và đọc trên giấy để dễ phát hiện lỗi hơn.
[ ] Đọc chậm rãi, chú ý từng câu, từng chữ.
[ ] Sử dụng công cụ kiểm tra chính tả:
[ ] Word, Grammarly hoặc các công cụ tương tự có thể giúp bạn phát hiện các lỗi chính tả và ngữ pháp cơ bản.
[ ] Nhờ người khác đọc lại:
[ ] Một người khác có thể phát hiện ra những lỗi mà bạn đã bỏ qua.
[ ] Chú ý các lỗi thường gặp:
[ ] Lỗi chính tả (ví dụ: “sử dụng” thành “sữ dụng”).
[ ] Lỗi ngữ pháp (ví dụ: sai cấu trúc câu, sai thì).
[ ] Lỗi dấu câu (ví dụ: thiếu dấu phẩy, dấu chấm).
[ ] Lỗi dùng từ (ví dụ: dùng từ không phù hợp với ngữ cảnh).
IV. Kiểm Tra Tính Chuyên Nghiệp và Tế Nhị
[ ] Giọng văn:
[ ] Chuyên nghiệp, lịch sự, tôn trọng NTD.
[ ] Tránh sử dụng ngôn ngữ suồng sã, thiếu trang trọng.
[ ] Thể hiện sự tự tin, nhưng không kiêu ngạo.
[ ] Độ dài:
[ ] Email nên ngắn gọn, súc tích, đi thẳng vào vấn đề.
[ ] Tránh viết quá dài dòng, lan man.
[ ] Tính cá nhân hóa:
[ ] Nếu có thể, hãy cá nhân hóa email cho từng công ty, từng vị trí ứng tuyển.
[ ] Tránh gửi email hàng loạt, sao chép và dán (copy-paste) một cách máy móc.
[ ] Tính phù hợp:
[ ] Đảm bảo nội dung email phù hợp với văn hóa công ty và yêu cầu của vị trí ứng tuyển.
[ ] Tránh đề cập đến những thông tin không liên quan đến công việc (ví dụ: vấn đề cá nhân).
[ ] Kiểm tra lần cuối trước khi gửi:
[ ] Đọc lại toàn bộ email một lần nữa để đảm bảo bạn đã kiểm tra tất cả các mục trong checklist.
[ ] Tự hỏi bản thân: “Nếu mình là NTD, mình có ấn tượng với email này không?”.
V. Sau Khi Gửi
[ ] Lưu lại bản sao email đã gửi để tiện theo dõi.
[ ] Chuẩn bị sẵn sàng cho các bước tiếp theo (ví dụ: chuẩn bị cho phỏng vấn).
Lưu ý:
Checklist này chỉ mang tính chất tham khảo, bạn có thể điều chỉnh cho phù hợp với từng trường hợp cụ thể.
Quan trọng nhất là sự cẩn thận và tỉ mỉ trong từng bước chuẩn bị.
Chúc bạn thành công!https://thptnguyenvantroi.edu.vn/index.php?language=vi&nv=statistics&nvvithemever=t&nv_redirect=aHR0cHM6Ly9jYXJlZXJidWlsZGluZy5uZXQvY2FyZWVyLWJ1aWxkZXIv