Career building TPHCM xin kính chào quý cô chú anh chị đang làm việc tại Hồ Chí Minh đến với cẩm nang tuyển dụng của chúng tôi, Để giúp bạn nắm bắt mọi cơ hội và tránh bị cản trở bởi lỗi spam email, chúng ta sẽ đi sâu vào chi tiết cách nhận biết, phòng tránh và xử lý tình huống khi email của bạn bị coi là spam.
I. Tại Sao Email Của Bạn Bị Coi Là Spam?
Trước khi đi vào giải pháp, điều quan trọng là phải hiểu rõ nguyên nhân khiến email của bạn rơi vào hộp thư rác (spam):
1. Nội Dung Email:
Tiêu đề (Subject line):
Từ ngữ “spam”:
Sử dụng các từ ngữ thường bị gắn cờ như “miễn phí”, “khuyến mãi lớn”, “duy nhất hôm nay”, “kiếm tiền dễ dàng”, “giảm giá sốc”, “XXX”, hoặc các ký tự đặc biệt quá nhiều (!@$%^).
Tiêu đề gây hiểu lầm:
Tiêu đề không liên quan đến nội dung email hoặc hứa hẹn quá mức.
Tiêu đề viết hoa toàn bộ:
Ví dụ: “KHUYẾN MÃI ĐẶC BIỆT!!!”
Nội dung:
Lỗi chính tả và ngữ pháp:
Email cẩu thả, nhiều lỗi chính tả thường bị đánh giá là không chuyên nghiệp và có thể là spam.
Sử dụng quá nhiều hình ảnh và ít chữ:
Bộ lọc spam thường nghi ngờ email chỉ có hình ảnh hoặc hình ảnh chiếm phần lớn diện tích.
Liên kết (Links) đáng ngờ:
Chứa các liên kết đến các trang web không uy tín, trang web bị chặn hoặc trang web có nội dung xấu.
Đính kèm (Attachments) không an toàn:
Đính kèm các tệp tin lạ, tệp tin thực thi (.exe, .bat) hoặc các tệp tin có khả năng chứa virus.
Nội dung không phù hợp:
Nội dung không phù hợp với đối tượng nhận hoặc vi phạm các quy định về nội dung (ví dụ: nội dung khiêu dâm, bạo lực, phân biệt chủng tộc).
HTML code kém chất lượng:
Code HTML không chuẩn, sử dụng các thẻ HTML lỗi thời hoặc chứa các đoạn mã độc hại.
2. Danh Sách Email:
Mua danh sách email:
Đây là một trong những lý do phổ biến nhất khiến email bị coi là spam. Người nhận không đồng ý nhận email từ bạn, do đó họ sẽ đánh dấu là spam.
Danh sách email cũ:
Danh sách chứa các địa chỉ email không còn tồn tại, không hoạt động hoặc đã báo cáo spam trước đó.
Không có cơ chế opt-in:
Không yêu cầu người dùng xác nhận (double opt-in) việc đăng ký nhận email.
Không có tùy chọn hủy đăng ký (unsubscribe) rõ ràng:
Người nhận không thể dễ dàng hủy đăng ký nhận email từ bạn.
3. Cấu Hình Server và Gửi Email:
Địa chỉ IP bị đưa vào danh sách đen (blacklist):
Địa chỉ IP của máy chủ gửi email bị liệt vào danh sách đen do đã gửi spam trước đó.
Thiếu xác thực email:
Không thiết lập các bản ghi xác thực email như SPF, DKIM và DMARC. Điều này khiến các nhà cung cấp dịch vụ email (ESP) khó xác minh danh tính người gửi.
Gửi email với số lượng lớn trong thời gian ngắn:
Gửi hàng loạt email quá nhanh có thể bị coi là dấu hiệu của spam.
Sử dụng server mail không uy tín:
Sử dụng các server mail miễn phí hoặc không đáng tin cậy có thể làm giảm uy tín email của bạn.
II. Cách Phòng Tránh Email Bị Coi Là Spam
1. Xây Dựng Danh Sách Email Chất Lượng:
Chỉ sử dụng danh sách email thu thập hợp pháp:
Thu thập email từ những người đã đồng ý nhận email từ bạn.
Sử dụng double opt-in:
Yêu cầu người dùng xác nhận địa chỉ email của họ sau khi đăng ký.
Cung cấp tùy chọn hủy đăng ký dễ dàng:
Đảm bảo người nhận có thể dễ dàng hủy đăng ký nhận email từ bạn bằng một liên kết rõ ràng trong mỗi email.
Thường xuyên làm sạch danh sách email:
Loại bỏ các địa chỉ email không hoạt động, email bị trả lại hoặc email đã báo cáo spam.
Sử dụng form đăng ký chất lượng:
Sử dụng các form đăng ký có các trường thông tin rõ ràng và chính sách bảo mật minh bạch.
2. Tối Ưu Nội Dung Email:
Tiêu đề rõ ràng và hấp dẫn:
Viết tiêu đề ngắn gọn, chính xác và thu hút sự chú ý của người nhận, nhưng tránh sử dụng các từ ngữ “spam”.
Nội dung chất lượng và hữu ích:
Cung cấp nội dung có giá trị cho người nhận, phù hợp với sở thích và nhu cầu của họ.
Sử dụng ngôn ngữ chuyên nghiệp và thân thiện:
Tránh sử dụng ngôn ngữ quá quảng cáo hoặc mang tính chất lừa đảo.
Kiểm tra chính tả và ngữ pháp:
Đảm bảo email của bạn không có lỗi chính tả hoặc ngữ pháp.
Sử dụng hình ảnh hợp lý:
Sử dụng hình ảnh một cách tiết kiệm và đảm bảo hình ảnh có kích thước phù hợp.
Sử dụng liên kết an toàn:
Chỉ sử dụng các liên kết đến các trang web uy tín và đảm bảo các liên kết hoạt động chính xác.
Tạo phiên bản văn bản thuần túy (plain text):
Cung cấp một phiên bản văn bản thuần túy của email để đảm bảo email có thể hiển thị chính xác ngay cả khi người nhận không bật hiển thị HTML.
3. Cấu Hình Server và Gửi Email Đúng Cách:
Thiết lập SPF, DKIM và DMARC:
Thiết lập các bản ghi xác thực email này để chứng minh rằng bạn là người gửi hợp pháp.
Sử dụng dịch vụ email marketing uy tín:
Sử dụng các dịch vụ email marketing như Mailchimp, Sendinblue, ActiveCampaign… để đảm bảo email của bạn được gửi đi một cách an toàn và hiệu quả.
Kiểm tra địa chỉ IP:
Đảm bảo địa chỉ IP của máy chủ gửi email của bạn không bị đưa vào danh sách đen.
Gửi email theo giai đoạn:
Chia nhỏ danh sách email của bạn và gửi email theo từng đợt để tránh bị coi là spam.
Theo dõi tỷ lệ gửi và tỷ lệ mở:
Theo dõi các số liệu này để đánh giá hiệu quả chiến dịch email marketing của bạn và điều chỉnh cho phù hợp.
III. Xử Lý Khi Email Bị Coi Là Spam
Nếu email của bạn vẫn bị coi là spam mặc dù đã thực hiện các biện pháp phòng tránh trên, bạn cần thực hiện các bước sau:
1. Xác Định Nguyên Nhân:
Kiểm tra lại danh sách email:
Xem xét lại cách bạn thu thập email và đảm bảo danh sách của bạn sạch sẽ và được cập nhật.
Phân tích nội dung email:
Sử dụng các công cụ kiểm tra spam để đánh giá nội dung email của bạn và xác định các yếu tố có thể gây ra vấn đề.
Kiểm tra cấu hình server:
Đảm bảo SPF, DKIM và DMARC được cấu hình chính xác.
2. Thực Hiện Các Hành Động Khắc Phục:
Sửa đổi nội dung email:
Thay đổi tiêu đề và nội dung email để loại bỏ các yếu tố có thể gây ra spam.
Gửi yêu cầu xóa khỏi danh sách đen:
Nếu địa chỉ IP của bạn bị đưa vào danh sách đen, hãy liên hệ với tổ chức quản lý danh sách đen để yêu cầu xóa khỏi danh sách.
Liên hệ với nhà cung cấp dịch vụ email (ESP):
Nếu bạn sử dụng dịch vụ email marketing, hãy liên hệ với nhà cung cấp để được hỗ trợ.
Yêu cầu người nhận đánh dấu “Không phải spam”:
Nếu có thể, hãy yêu cầu những người nhận email của bạn đánh dấu email của bạn là “Không phải spam” để giúp cải thiện uy tín của bạn.
3. Theo Dõi và Đánh Giá:
Theo dõi tỷ lệ gửi và tỷ lệ mở:
Tiếp tục theo dõi các số liệu này để đánh giá hiệu quả của các hành động khắc phục của bạn.
Thu thập phản hồi từ người nhận:
Hỏi ý kiến của người nhận về email của bạn để có thể cải thiện hơn nữa.
Lời Khuyên Quan Trọng:
Luôn đặt lợi ích của người nhận lên hàng đầu:
Tạo ra các email có giá trị và hữu ích cho người nhận.
Xây dựng mối quan hệ tốt với người nhận:
Giao tiếp thường xuyên với người nhận và lắng nghe phản hồi của họ.
Tuân thủ các quy định về email marketing:
Tìm hiểu và tuân thủ các quy định về email marketing của quốc gia và khu vực bạn đang hoạt động.
Bằng cách hiểu rõ nguyên nhân, áp dụng các biện pháp phòng tránh và xử lý tình huống kịp thời, bạn sẽ có thể tránh được lỗi spam email và tận dụng tối đa cơ hội từ email marketing. Chúc bạn thành công!
http://catalog.puet.edu.ua/opacunicode/index.php?url=/notices/doRedirect/IdNotice:255822/DetailPageURL:https:/careerbuilding.net/career-builder/