Career building TPHCM xin kính chào quý cô chú anh chị đang làm việc tại Hồ Chí Minh đến với cẩm nang tuyển dụng của chúng tôi, Gửi email đúng cách là một kỹ năng quan trọng trong quá trình tìm việc, giúp bạn tạo ấn tượng chuyên nghiệp và tăng cơ hội được nhà tuyển dụng chú ý. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết để bạn có thể viết email xin việc hiệu quả, tiết kiệm thời gian và công sức:
1. Trước khi viết email:
Nghiên cứu kỹ lưỡng:
Công ty:
Tìm hiểu về lịch sử, văn hóa, giá trị, sản phẩm/dịch vụ và các dự án gần đây của công ty.
Vị trí ứng tuyển:
Đọc kỹ mô tả công việc, xác định yêu cầu, kỹ năng và kinh nghiệm cần thiết.
Người nhận:
Nếu có thể, tìm hiểu tên người phụ trách tuyển dụng (HR Manager, Hiring Manager) trên LinkedIn hoặc trang web công ty. Gửi email trực tiếp đến họ sẽ hiệu quả hơn.
Xác định mục tiêu:
Bạn muốn đạt được điều gì khi gửi email này? (Ví dụ: được mời phỏng vấn, được xem xét hồ sơ, được kết nối với người trong công ty…)
Chuẩn bị sẵn sàng:
CV/Resume:
Đảm bảo CV/Resume của bạn đã được cập nhật, chỉnh sửa phù hợp với vị trí ứng tuyển.
Thư xin việc (Cover Letter – tùy chọn):
Chuẩn bị sẵn bản nháp thư xin việc nếu bạn muốn giới thiệu bản thân chi tiết hơn.
Các tài liệu liên quan:
Chuẩn bị sẵn portfolio, chứng chỉ, bằng cấp (nếu cần) để dễ dàng đính kèm khi được yêu cầu.
2. Cách viết email xin việc chuyên nghiệp:
Tiêu đề email (Subject Line):
Ngắn gọn, rõ ràng, thu hút:
Tiêu đề là yếu tố đầu tiên nhà tuyển dụng nhìn thấy, vì vậy cần gây ấn tượng và cho họ biết ngay mục đích của email.
Ví dụ:
“Ứng tuyển vị trí [Tên vị trí] – [Tên của bạn]”
“[Tên của bạn] – Ứng viên tiềm năng cho vị trí [Tên vị trí]”
“Quan tâm đến vị trí [Tên vị trí] tại [Tên công ty]”
(Nếu được giới thiệu) “Giới thiệu ứng viên [Tên của bạn] cho vị trí [Tên vị trí] – [Tên người giới thiệu]”
Tránh:
Tiêu đề chung chung, mơ hồ (ví dụ: “Xin việc”, “CV của tôi”)
Sử dụng chữ in hoa toàn bộ, dấu chấm than (!) quá nhiều.
Lời chào (Salutation):
Cá nhân hóa:
Nếu biết tên người nhận, hãy sử dụng “Kính gửi [Ông/Bà/Anh/Chị] [Tên người nhận],”
Nếu không biết tên:
Sử dụng “Kính gửi Bộ phận Tuyển dụng,” hoặc “Kính gửi Phòng Nhân sự,”
Tránh:
“Gửi đến người có trách nhiệm”, “Dear Sir/Madam” (quá chung chung).
Nội dung email (Body):
Mở đầu (Introduction):
Giới thiệu bản thân:
Tên, vị trí hiện tại (nếu có), mục đích gửi email.
Nêu nguồn thông tin:
Bạn biết đến vị trí này từ đâu? (website công ty, LinkedIn, người giới thiệu…)
Ví dụ:
“Tôi là [Tên của bạn], hiện là [Vị trí] tại [Công ty]. Tôi viết email này để bày tỏ sự quan tâm đến vị trí [Tên vị trí] được đăng tải trên [Nguồn thông tin].”
“Tôi là [Tên của bạn], một [Chuyên môn] với [Số năm kinh nghiệm] năm kinh nghiệm. Tôi rất ấn tượng với [Tên công ty] và muốn ứng tuyển vào vị trí [Tên vị trí] mà tôi thấy trên LinkedIn.”
Thân bài (Body):
Tóm tắt kinh nghiệm và kỹ năng phù hợp:
Nhấn mạnh những kỹ năng và kinh nghiệm liên quan trực tiếp đến yêu cầu của công việc.
Nêu bật thành tích:
Sử dụng số liệu cụ thể để chứng minh khả năng của bạn. (Ví dụ: “Tăng doanh số bán hàng lên 20% trong vòng 6 tháng…”)
Thể hiện sự hiểu biết về công ty:
Cho thấy bạn đã nghiên cứu về công ty và hiểu rõ về giá trị, mục tiêu của họ.
Thể hiện sự nhiệt tình và đam mê:
Cho nhà tuyển dụng thấy bạn thực sự quan tâm đến công việc và công ty.
Ví dụ:
“Với kinh nghiệm [Số năm] năm làm việc trong lĩnh vực [Lĩnh vực], tôi đã phát triển các kỹ năng [Kỹ năng 1], [Kỹ năng 2], [Kỹ năng 3] rất phù hợp với yêu cầu của vị trí [Tên vị trí]. Tại [Công ty cũ], tôi đã [Thành tích 1], [Thành tích 2], góp phần [Kết quả].”
“Tôi đặc biệt ấn tượng với [Dự án/Thành tựu của công ty] và tin rằng kinh nghiệm của tôi trong [Lĩnh vực] sẽ giúp tôi đóng góp vào sự thành công của [Tên công ty].”
Kết thúc (Conclusion):
Lời mời hành động (Call to action):
Đề nghị được phỏng vấn hoặc cung cấp thêm thông tin.
Lời cảm ơn:
Cảm ơn nhà tuyển dụng đã dành thời gian xem xét hồ sơ của bạn.
Thông tin liên hệ:
Cung cấp số điện thoại và email để nhà tuyển dụng dễ dàng liên lạc.
Ví dụ:
“Tôi rất mong có cơ hội được trao đổi trực tiếp với quý công ty về kinh nghiệm và kỹ năng của mình. Xin vui lòng xem CV/Resume đính kèm để biết thêm chi tiết. Tôi xin cảm ơn quý công ty đã dành thời gian xem xét. Rất mong nhận được phản hồi sớm.”
“Tôi tin rằng kinh nghiệm và sự nhiệt huyết của mình sẽ là một đóng góp giá trị cho đội ngũ của [Tên công ty]. Xin vui lòng liên hệ với tôi qua số điện thoại [Số điện thoại] hoặc email [Địa chỉ email] để sắp xếp một buổi phỏng vấn. Xin cảm ơn.”
Lời chào kết thúc (Closing):
“Trân trọng,”
“Kính thư,”
“Xin chân thành cảm ơn,”
Chữ ký (Signature):
Đầy đủ thông tin:
Tên đầy đủ, chức danh (nếu có), số điện thoại, email, LinkedIn (nếu có).
Ví dụ:
“`
[Tên đầy đủ]
[Chức danh] (nếu có)
[Số điện thoại]
[Địa chỉ email]
[LinkedIn Profile URL] (nếu có)
“`
Đính kèm (Attachments):
CV/Resume:
Bắt buộc.
Thư xin việc (Cover Letter):
Tùy chọn, nhưng nên có nếu bạn muốn giới thiệu bản thân chi tiết hơn.
Portfolio, chứng chỉ, bằng cấp:
Nếu có và liên quan đến công việc.
Lưu ý:
Đặt tên file rõ ràng, dễ hiểu (ví dụ: “CV_NguyenVanA.pdf”, “CoverLetter_NguyenVanA.pdf”).
Sử dụng định dạng PDF để đảm bảo tính tương thích và bảo mật.
Kiểm tra kỹ dung lượng file trước khi gửi.
3. Kiểm tra và gửi email:
Đọc lại kỹ lưỡng:
Chính tả và ngữ pháp:
Lỗi chính tả và ngữ pháp là một điểm trừ lớn. Sử dụng các công cụ kiểm tra chính tả trực tuyến hoặc nhờ người khác đọc giúp.
Tính mạch lạc và logic:
Đảm bảo nội dung email dễ hiểu, mạch lạc và có logic.
Tính chuyên nghiệp:
Đảm bảo email có giọng văn chuyên nghiệp, lịch sự.
Thông tin liên hệ:
Kiểm tra kỹ số điện thoại và email để tránh sai sót.
Kiểm tra định dạng:
Đảm bảo email hiển thị tốt trên các thiết bị khác nhau (máy tính, điện thoại).
Kiểm tra xem các liên kết có hoạt động không.
Gửi thử (Test Email):
Gửi email cho chính mình hoặc một người bạn để kiểm tra lần cuối trước khi gửi cho nhà tuyển dụng.
Thời điểm gửi email:
Ngày làm việc:
Nên gửi email vào các ngày trong tuần (thứ Hai đến thứ Sáu).
Giờ hành chính:
Tránh gửi email vào buổi tối muộn hoặc cuối tuần.
Nghiên cứu:
Nếu có thể, tìm hiểu về giờ làm việc của công ty để gửi email vào thời điểm thích hợp.
4. Theo dõi (Follow-up):
Nếu không nhận được phản hồi:
Chờ đợi:
Chờ khoảng 1-2 tuần trước khi gửi email theo dõi.
Email theo dõi:
Gửi một email ngắn gọn, lịch sự để nhắc lại sự quan tâm của bạn đến vị trí ứng tuyển.
Ví dụ:
“`
Kính gửi [Ông/Bà/Anh/Chị] [Tên người nhận],
Tôi là [Tên của bạn], người đã gửi email ứng tuyển vị trí [Tên vị trí] vào ngày [Ngày gửi]. Tôi muốn nhắc lại sự quan tâm của mình đến vị trí này và sẵn sàng cung cấp thêm thông tin nếu cần thiết.
Xin cảm ơn quý vị đã dành thời gian xem xét.
Trân trọng,
[Tên đầy đủ]
“`
Lời khuyên bổ sung:
Cá nhân hóa email:
Dành thời gian tìm hiểu về công ty và vị trí ứng tuyển để viết một email phù hợp, thay vì sử dụng mẫu chung chung.
Sử dụng giọng văn tự tin nhưng không kiêu ngạo:
Thể hiện sự tự tin vào khả năng của bạn, nhưng tránh khoe khoang hoặc tự cao.
Trung thực:
Không phóng đại hoặc nói dối về kinh nghiệm và kỹ năng của bạn.
Kiên nhẫn:
Quá trình tìm việc có thể mất thời gian. Đừng nản lòng nếu bạn không nhận được phản hồi ngay lập tức.
Học hỏi và cải thiện:
Sau mỗi lần gửi email, hãy xem xét lại những gì bạn đã làm tốt và những gì cần cải thiện.
Tóm lại, một email xin việc hiệu quả cần:
Chuyên nghiệp:
Thể hiện sự tôn trọng đối với nhà tuyển dụng.
Ngắn gọn, rõ ràng:
Dễ đọc, dễ hiểu.
Cá nhân hóa:
Phù hợp với công ty và vị trí ứng tuyển.
Thu hút:
Gây ấn tượng và khiến nhà tuyển dụng muốn tìm hiểu thêm về bạn.
Có lời mời hành động:
Thúc đẩy nhà tuyển dụng liên hệ với bạn.
Chúc bạn thành công trong quá trình tìm việc!
http://proxy-bc.researchport.umd.edu/login?url=https://careerbuilding.net/career-builder/