Hoàn toàn chính xác! Đầu tư vào kỹ năng gửi email chuyên nghiệp cũng quan trọng không kém, thậm chí có thể quan trọng hơn việc viết CV trong nhiều trường hợp. Dưới đây là lý do và cách bạn có thể trau dồi kỹ năng này:
Tại sao kỹ năng gửi email quan trọng như viết CV?
Ấn tượng đầu tiên:
Email thường là phương tiện giao tiếp đầu tiên giữa bạn và nhà tuyển dụng/khách hàng/đối tác tiềm năng. Một email được soạn thảo cẩn thận, chuyên nghiệp sẽ tạo ấn tượng tốt, mở ra cơ hội cho những bước tiếp theo. Ngược lại, một email cẩu thả có thể “dập tắt” cơ hội ngay lập tức, dù CV của bạn có xuất sắc đến đâu.
Thể hiện kỹ năng giao tiếp:
Email là một dạng văn bản, nó thể hiện khả năng diễn đạt, trình bày ý tưởng, và sử dụng ngôn ngữ của bạn. Một email rõ ràng, mạch lạc, lịch sự sẽ cho thấy bạn là người có khả năng giao tiếp tốt, điều này rất quan trọng trong mọi công việc.
Xây dựng mối quan hệ:
Email không chỉ là công cụ để gửi thông tin, mà còn là phương tiện để xây dựng và duy trì mối quan hệ. Một email thể hiện sự quan tâm, chu đáo sẽ giúp bạn tạo dựng được ấn tượng tốt và xây dựng mối quan hệ lâu dài.
Tăng cơ hội được phản hồi:
Một email chuyên nghiệp, đúng trọng tâm, và thể hiện sự quan tâm đến người nhận sẽ có khả năng được phản hồi cao hơn. Điều này đặc biệt quan trọng trong quá trình tìm việc, khi bạn cần nhận được phản hồi từ nhà tuyển dụng.
Hơn cả CV:
Trong một số ngành nghề, khả năng viết email còn quan trọng hơn CV. Ví dụ, trong lĩnh vực marketing, sales, hoặc chăm sóc khách hàng, email là công cụ giao tiếp chính.
CV chỉ là bước đầu:
CV chỉ giới thiệu thông tin cơ bản, còn email là cơ hội để bạn thể hiện cá tính, sự nhiệt tình và khả năng phù hợp với vị trí ứng tuyển.
Làm thế nào để cải thiện kỹ năng gửi email?
1. Chủ đề (Subject line) rõ ràng và hấp dẫn:
Tóm tắt nội dung chính của email.
Sử dụng từ khóa quan trọng.
Ví dụ: “Ứng tuyển vị trí [Vị trí] – [Tên bạn]”, “Hợp tác tiềm năng: [Dự án]”, “Góp ý về [Sản phẩm/Dịch vụ]”.
2. Chào hỏi trang trọng và phù hợp:
Sử dụng “Kính gửi” hoặc “Chào [Tên người nhận]” nếu bạn biết tên người nhận.
Nếu không biết tên, có thể dùng “Kính gửi Phòng ban Tuyển dụng” hoặc “Kính gửi Quý Công ty”.
3. Nội dung email ngắn gọn, súc tích và đúng trọng tâm:
Mở đầu bằng mục đích của email.
Sử dụng gạch đầu dòng (bullet points) để trình bày thông tin rõ ràng.
Tránh viết lan man, dài dòng.
Sử dụng ngôn ngữ chuyên nghiệp, lịch sự.
4. Cá nhân hóa email:
Nghiên cứu về công ty/người nhận trước khi viết email.
Đề cập đến những thông tin cụ thể liên quan đến công ty/người nhận.
Thể hiện sự quan tâm và hiểu biết của bạn.
5. Kiểm tra kỹ lưỡng trước khi gửi:
Lỗi chính tả, ngữ pháp.
Tính chính xác của thông tin.
Định dạng email (font chữ, kích thước chữ, khoảng cách).
Đính kèm file (nếu có).
6. Lời kết trang trọng và lời cảm ơn:
“Trân trọng”, “Kính thư”, “Xin cảm ơn”.
Lời cảm ơn vì đã dành thời gian đọc email.
7. Chữ ký chuyên nghiệp:
Tên đầy đủ.
Chức danh (nếu có).
Số điện thoại.
Địa chỉ email.
Liên kết đến LinkedIn (nếu có).
8. Thời điểm gửi email:
Nên gửi email vào giờ hành chính (từ thứ Hai đến thứ Sáu).
Tránh gửi email vào cuối tuần hoặc ngoài giờ hành chính.
9. Theo dõi và phản hồi nhanh chóng:
Kiểm tra hộp thư đến thường xuyên.
Phản hồi email nhanh chóng (trong vòng 24-48 giờ).
10.
Luyện tập thường xuyên:
Viết email cho bạn bè, đồng nghiệp, hoặc người thân.
Đọc và phân tích các email chuyên nghiệp khác.
Tham gia các khóa học hoặc workshop về kỹ năng viết email.
Ví dụ:
Thay vì viết:
> “Chào bạn, mình thấy công ty bạn đang tuyển nhân viên. Mình gửi CV của mình đây. Mong bạn xem qua. Cảm ơn.”
Hãy viết:
>
Chủ đề:
Ứng tuyển vị trí Chuyên viên Marketing – Nguyễn Văn A
>
> Kính gửi Phòng Tuyển dụng Công ty ABC,
>
> Tôi viết email này để bày tỏ sự quan tâm đến vị trí Chuyên viên Marketing mà Quý Công ty đang tuyển dụng, như đã đăng tải trên [Nguồn thông tin]. Tôi đã theo dõi và ngưỡng mộ những chiến dịch marketing sáng tạo của ABC trong thời gian qua, đặc biệt là [Chiến dịch cụ thể].
>
> Với [Số năm] kinh nghiệm trong lĩnh vực marketing, tôi tự tin rằng mình có đủ năng lực và kinh nghiệm để đóng góp vào sự phát triển của công ty. Cụ thể:
>
> [Kinh nghiệm 1]
> [Kinh nghiệm 2]
> [Kinh nghiệm 3]
>
> Tôi đã đính kèm CV chi tiết để Quý vị tham khảo. Tôi rất mong có cơ hội được trao đổi trực tiếp về kinh nghiệm và kỹ năng của mình.
>
> Xin chân thành cảm ơn Quý vị đã dành thời gian xem xét.
>
> Trân trọng,
>
> Nguyễn Văn A
>
> Điện thoại: [Số điện thoại]
>
> Email: [Địa chỉ email]
>
> LinkedIn: [Liên kết LinkedIn]
Tóm lại, đầu tư vào kỹ năng gửi email là một khoản đầu tư xứng đáng, giúp bạn tạo ấn tượng tốt, xây dựng mối quan hệ và tăng cơ hội thành công trong công việc và cuộc sống.
Hãy dành thời gian để học hỏi và luyện tập, bạn sẽ thấy sự khác biệt!
http://ezproxy.nu.edu.kz:2048/login?url=https://careerbuilding.net/career-builder/