Career building TPHCM xin kính chào quý cô chú anh chị đang làm việc tại Hồ Chí Minh đến với cẩm nang tuyển dụng của chúng tôi, Để đảm bảo email của bạn không khiến nỗ lực tìm việc trở nên vô nghĩa, chúng ta cần đi sâu vào chi tiết. Dưới đây là những yếu tố cần xem xét và cách viết email hiệu quả trong quá trình tìm việc:
I. Các Loại Email Cần Viết Trong Quá Trình Tìm Việc và Mục Đích Của Chúng:
Email tìm việc (cold email/email ứng tuyển):
Gửi đến nhà tuyển dụng tiềm năng khi bạn thấy một vị trí phù hợp hoặc muốn thể hiện sự quan tâm đến công ty.
Mục đích:
Giới thiệu bản thân, trình bày kỹ năng phù hợp với vị trí, và thuyết phục nhà tuyển dụng xem xét hồ sơ của bạn.
Email cảm ơn sau phỏng vấn:
Gửi trong vòng 24 giờ sau khi phỏng vấn.
Mục đích:
Thể hiện sự biết ơn vì đã dành thời gian, nhắc lại sự quan tâm đến vị trí, và củng cố ấn tượng tốt.
Email theo dõi (follow-up):
Gửi nếu bạn không nhận được phản hồi sau một thời gian nhất định (thường là 1-2 tuần).
Mục đích:
Nhắc nhở nhà tuyển dụng về hồ sơ của bạn, thể hiện sự kiên trì và tiếp tục quan tâm đến vị trí.
Email chấp nhận/từ chối lời mời làm việc:
Gửi khi bạn đã đưa ra quyết định.
Mục đích:
Thông báo quyết định của bạn một cách chuyên nghiệp và tôn trọng.
Email hỏi thông tin (informational interview):
Gửi đến những người đang làm trong lĩnh vực bạn quan tâm để tìm hiểu thêm.
Mục đích:
Thu thập thông tin về ngành nghề, công ty, và nhận lời khuyên về con đường sự nghiệp.
II. Các Yếu Tố Quan Trọng Của Một Email Tìm Việc Hiệu Quả:
1. Tiêu Đề (Subject Line) Hấp Dẫn và Rõ Ràng:
Nguyên tắc:
Ngắn gọn, súc tích, và nêu rõ mục đích của email.
Ví dụ:
“Ứng tuyển vị trí [Tên vị trí] – [Tên của bạn]”
“Ứng viên tiềm năng cho vị trí [Tên vị trí] – [Kỹ năng nổi bật]”
“Quan tâm đến vị trí [Tên vị trí] tại [Tên công ty]”
(Đối với email cảm ơn) “Cảm ơn về buổi phỏng vấn vị trí [Tên vị trí]”
(Đối với email theo dõi) “Theo dõi ứng tuyển vị trí [Tên vị trí] – [Tên của bạn]”
2. Lời Chào Trang Trọng và Cá Nhân Hóa:
Nguyên tắc:
Sử dụng tên người nhận nếu biết, nếu không, sử dụng lời chào chung chuyên nghiệp.
Ví dụ:
“Kính gửi Ông/Bà [Họ người nhận],” (nếu biết tên)
“Kính gửi Bộ phận Tuyển dụng,” (nếu không biết tên)
“Chào [Tên người nhận],” (nếu bạn đã có mối quan hệ thân thiết hơn)
3. Nội Dung Ngắn Gọn, Tập Trung và Liên Quan:
Nguyên tắc:
Giới thiệu bản thân:
Tóm tắt kinh nghiệm và kỹ năng liên quan đến vị trí ứng tuyển.
Nêu rõ mục đích:
Giải thích lý do bạn viết email và vị trí bạn quan tâm.
Kết nối với công ty:
Thể hiện bạn đã tìm hiểu về công ty và giải thích lý do bạn muốn làm việc ở đó.
Nêu bật thành tích:
Chia sẻ những thành tích cụ thể và đo lường được để chứng minh năng lực của bạn.
Lời kêu gọi hành động:
Đề nghị một bước tiếp theo (ví dụ: một cuộc phỏng vấn).
Ví dụ (email ứng tuyển):
“`
Kính gửi Bà Nguyễn Thị An,
Tôi viết email này để bày tỏ sự quan tâm sâu sắc đến vị trí Chuyên viên Marketing tại Công ty ABC, được đăng trên trang [Nguồn tin]. Với hơn 3 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực marketing kỹ thuật số và thành tích tăng 30% lưu lượng truy cập trang web cho công ty XYZ, tôi tin rằng kỹ năng và kinh nghiệm của mình sẽ phù hợp với nhu cầu của quý công ty.
Tôi đặc biệt ấn tượng với chiến dịch [Tên chiến dịch] gần đây của công ty ABC và tin rằng kinh nghiệm của tôi trong việc phát triển và triển khai các chiến dịch marketing sáng tạo có thể đóng góp vào sự thành công của công ty.
Hồ sơ chi tiết của tôi được đính kèm theo email này. Tôi rất mong có cơ hội được thảo luận thêm về kinh nghiệm của mình và cách tôi có thể đóng góp cho công ty ABC.
Xin chân thành cảm ơn và rất mong nhận được phản hồi từ quý công ty.
Trân trọng,
[Tên của bạn]
[Số điện thoại]
[Địa chỉ email]
[Liên kết LinkedIn (nếu có)]
“`
4. Ngôn Ngữ Chuyên Nghiệp và Lịch Sự:
Nguyên tắc:
Sử dụng ngữ pháp và chính tả chính xác.
Tránh sử dụng tiếng lóng, từ viết tắt không phổ biến, hoặc biểu tượng cảm xúc.
Giữ giọng văn tích cực và tôn trọng.
Kiểm tra kỹ lưỡng trước khi gửi.
5. Định Dạng Rõ Ràng và Dễ Đọc:
Nguyên tắc:
Sử dụng phông chữ dễ đọc (ví dụ: Arial, Times New Roman, Calibri).
Chia đoạn văn thành các đoạn ngắn gọn.
Sử dụng dấu gạch đầu dòng hoặc số để liệt kê các điểm quan trọng.
Chừa khoảng trắng hợp lý.
6. Chữ Ký Chuyên Nghiệp:
Nguyên tắc:
Bao gồm tên đầy đủ, chức danh (nếu có), số điện thoại, địa chỉ email, và liên kết đến hồ sơ LinkedIn (nếu có).
7. Kiểm Tra Kỹ Lưỡng Trước Khi Gửi:
Nguyên tắc:
Đọc lại email ít nhất hai lần để phát hiện lỗi chính tả và ngữ pháp.
Kiểm tra xem bạn đã đính kèm hồ sơ và các tài liệu cần thiết chưa.
Gửi một bản thử cho chính mình hoặc một người bạn để kiểm tra lần cuối.
III. Những Sai Lầm Cần Tránh Khi Viết Email Tìm Việc:
Lỗi chính tả và ngữ pháp:
Điều này thể hiện sự thiếu cẩn trọng và thiếu chuyên nghiệp.
Sử dụng địa chỉ email không chuyên nghiệp:
Ví dụ: cutekitty123@gmail.com. Hãy sử dụng địa chỉ email chứa tên của bạn.
Tiêu đề email không rõ ràng hoặc gây hiểu lầm:
Điều này có thể khiến email của bạn bị bỏ qua.
Gửi email hàng loạt (mass email):
Nhà tuyển dụng có thể nhận ra và bỏ qua email của bạn.
Nội dung quá dài dòng hoặc không liên quan:
Hãy tập trung vào những thông tin quan trọng nhất.
Yêu cầu quá nhiều mà không đưa ra giá trị gì:
Hãy tập trung vào những gì bạn có thể đóng góp cho công ty.
Thái độ tự cao hoặc thiếu tôn trọng:
Hãy giữ một thái độ khiêm tốn và chuyên nghiệp.
Không theo dõi sau khi gửi email:
Điều này có thể khiến bạn bỏ lỡ cơ hội.
IV. Mẫu Email Cụ Thể (Điều chỉnh theo tình huống của bạn):
Email Ứng Tuyển (Cold Email):
“`
Subject: Ứng tuyển vị trí Chuyên viên Marketing – Nguyễn Văn A
Kính gửi Bà Nguyễn Thị B,
Tôi viết email này để bày tỏ sự quan tâm đến vị trí Chuyên viên Marketing tại công ty XYZ, như đã thấy trên [Nguồn tin]. Tôi là một chuyên gia marketing với 5 năm kinh nghiệm trong việc phát triển và triển khai các chiến dịch marketing kỹ thuật số thành công.
Trong vai trò [Chức danh] tại [Công ty trước], tôi đã [Thành tích cụ thể, ví dụ: tăng 40% lưu lượng truy cập trang web thông qua SEO]. Tôi đặc biệt ấn tượng với [Dự án/Thành tựu của công ty XYZ] và tin rằng kỹ năng của tôi trong [Kỹ năng liên quan] sẽ phù hợp với nhu cầu của quý công ty.
Hồ sơ chi tiết của tôi được đính kèm. Tôi rất mong có cơ hội được thảo luận thêm về kinh nghiệm của mình và cách tôi có thể đóng góp vào sự thành công của công ty XYZ.
Xin chân thành cảm ơn.
Trân trọng,
Nguyễn Văn A
[Số điện thoại]
[Email]
[LinkedIn Profile (nếu có)]
“`
Email Cảm Ơn Sau Phỏng Vấn:
“`
Subject: Cảm ơn về buổi phỏng vấn vị trí Chuyên viên Marketing
Kính gửi Bà Nguyễn Thị B,
Tôi muốn gửi lời cảm ơn chân thành đến Bà vì đã dành thời gian phỏng vấn tôi cho vị trí Chuyên viên Marketing vào ngày [Ngày phỏng vấn]. Tôi rất thích cuộc trò chuyện của chúng ta và đã học hỏi được nhiều điều về [Công ty] và vị trí này.
Sau buổi phỏng vấn, tôi càng tin rằng kỹ năng và kinh nghiệm của mình sẽ phù hợp với nhu cầu của quý công ty. Tôi đặc biệt hứng thú với [Điểm cụ thể trong cuộc phỏng vấn].
Xin chân thành cảm ơn Bà đã xem xét hồ sơ của tôi. Tôi rất mong nhận được tin từ Bà.
Trân trọng,
Nguyễn Văn A
[Số điện thoại]
[Email]
“`
Email Theo Dõi:
“`
Subject: Theo dõi ứng tuyển vị trí Chuyên viên Marketing – Nguyễn Văn A
Kính gửi Bà Nguyễn Thị B,
Tôi viết email này để theo dõi về việc ứng tuyển vị trí Chuyên viên Marketing mà tôi đã nộp vào ngày [Ngày nộp hồ sơ]. Tôi rất quan tâm đến cơ hội này và tin rằng kinh nghiệm của tôi trong [Lĩnh vực] sẽ mang lại giá trị cho công ty XYZ.
Tôi hiểu rằng Bà có thể đang rất bận rộn, nhưng tôi muốn nhắc lại sự quan tâm của mình đến vị trí này. Nếu Bà cần thêm bất kỳ thông tin nào từ tôi, xin vui lòng cho tôi biết.
Xin cảm ơn Bà đã dành thời gian xem xét.
Trân trọng,
Nguyễn Văn A
[Số điện thoại]
[Email]
“`
Lời khuyên cuối cùng:
Hãy luôn điều chỉnh các mẫu email này cho phù hợp với tình huống cụ thể của bạn. Sự chân thành và cá nhân hóa sẽ giúp bạn tạo ấn tượng tốt với nhà tuyển dụng. Chúc bạn thành công!https://proxy.lib.uiowa.edu/login?url=https://careerbuilding.net/career-builder/