Để đảm bảo email của bạn không bị rơi vào hộp thư spam, bạn cần chú ý đến nhiều yếu tố khác nhau. Dưới đây là một hướng dẫn chi tiết:
1. Xác thực email của bạn:
SPF (Sender Policy Framework):
Bản ghi SPF chỉ định những máy chủ nào được phép gửi email thay mặt cho domain của bạn. Hãy thêm bản ghi SPF vào DNS của domain để xác thực rằng email gửi đi từ domain của bạn là hợp lệ.
Ví dụ bản ghi SPF: `v=spf1 a mx include:_spf.google.com ~all`
DKIM (DomainKeys Identified Mail):
DKIM thêm chữ ký số vào email của bạn, cho phép máy chủ nhận xác minh rằng email thực sự được gửi từ domain của bạn và không bị giả mạo. Hãy thiết lập DKIM cho domain của bạn.
DMARC (Domain-based Message Authentication, Reporting & Conformance):
DMARC cho phép bạn chỉ định cách xử lý các email không vượt qua kiểm tra SPF và DKIM. Nó cũng cung cấp báo cáo về việc sử dụng email của bạn, giúp bạn phát hiện các hoạt động giả mạo. Hãy thiết lập DMARC với chính sách phù hợp (ví dụ: `p=none`, `p=quarantine`, hoặc `p=reject`).
Tại sao xác thực lại quan trọng?
Xác thực giúp chứng minh rằng bạn là người gửi hợp pháp và có quyền gửi email từ domain đó.
Nó giúp các nhà cung cấp dịch vụ email (ESP) như Gmail, Yahoo… tin tưởng hơn vào email của bạn.
Nó giảm thiểu nguy cơ bị mạo danh và các cuộc tấn công phishing.
2. Nội dung email:
Tránh các từ ngữ spam:
Các từ ngữ như “miễn phí,” “khuyến mãi đặc biệt,” “giảm giá lớn,” “kiếm tiền online,” “thắng giải,”… thường được sử dụng trong email spam. Hãy sử dụng chúng một cách cẩn thận hoặc tránh hoàn toàn nếu có thể.
Tiêu đề email rõ ràng và hấp dẫn:
Tiêu đề nên phản ánh nội dung email một cách chính xác và không gây hiểu lầm.
Tránh sử dụng dấu chấm than (!) quá nhiều hoặc viết HOA toàn bộ tiêu đề.
Nội dung email có giá trị:
Hãy cung cấp nội dung hữu ích, liên quan và thú vị cho người nhận.
Tránh gửi email chỉ chứa quảng cáo hoặc nội dung vô nghĩa.
Sử dụng hình ảnh một cách hợp lý:
Không nên sử dụng quá nhiều hình ảnh trong email.
Tối ưu hóa kích thước hình ảnh để giảm thời gian tải.
Luôn thêm văn bản thay thế (alt text) cho hình ảnh để người nhận vẫn hiểu được nội dung ngay cả khi hình ảnh không hiển thị.
Kiểm tra lỗi chính tả và ngữ pháp:
Email chứa lỗi chính tả và ngữ pháp có thể bị xem là thiếu chuyên nghiệp và spam.
Hãy kiểm tra kỹ lưỡng trước khi gửi.
Cá nhân hóa email:
Sử dụng tên của người nhận trong email (nếu có thể).
Gửi nội dung phù hợp với sở thích và nhu cầu của từng người.
Tránh sử dụng mã HTML phức tạp:
Sử dụng HTML đơn giản và tuân thủ các tiêu chuẩn.
Một số email client có thể không hiển thị chính xác các đoạn mã HTML phức tạp, hoặc thậm chí đánh dấu email là spam.
Kiểm tra tỷ lệ văn bản/hình ảnh:
Nên có nhiều văn bản hơn hình ảnh. Nếu tỷ lệ hình ảnh quá cao, email có thể bị đánh dấu là spam.
Đảm bảo email hiển thị tốt trên các thiết bị khác nhau:
Thiết kế email responsive để hiển thị tốt trên máy tính, điện thoại và máy tính bảng.
3. Danh sách email:
Sử dụng opt-in:
Chỉ gửi email cho những người đã đồng ý nhận email từ bạn (opt-in).
Sử dụng double opt-in (xác nhận qua email) để đảm bảo rằng người đăng ký thực sự muốn nhận email của bạn.
Dễ dàng hủy đăng ký:
Cung cấp một liên kết hủy đăng ký rõ ràng và dễ tìm trong mỗi email.
Xử lý yêu cầu hủy đăng ký một cách nhanh chóng.
Giữ danh sách email sạch:
Thường xuyên loại bỏ các địa chỉ email không hoạt động, không tồn tại hoặc đã hủy đăng ký.
Tránh mua danh sách email:
Mua danh sách email là một hành động spam và sẽ gây hại cho danh tiếng của bạn.
Những người trong danh sách mua có thể không biết bạn là ai và sẽ đánh dấu email của bạn là spam.
Phân đoạn danh sách email:
Phân loại danh sách email của bạn theo sở thích, nhân khẩu học hoặc hành vi.
Gửi nội dung phù hợp với từng phân đoạn để tăng mức độ tương tác và giảm tỷ lệ spam.
4. Gửi email:
Sử dụng dịch vụ email marketing uy tín:
Các dịch vụ như Mailchimp, Sendinblue, GetResponse… có các công cụ và tính năng để giúp bạn gửi email một cách hiệu quả và tuân thủ các quy tắc chống spam.
Giới hạn số lượng email gửi đi:
Nếu bạn gửi quá nhiều email trong một khoảng thời gian ngắn, bạn có thể bị coi là spammer.
Hãy bắt đầu với số lượng nhỏ và tăng dần theo thời gian.
Theo dõi tỷ lệ gửi email (send rate) và tỷ lệ mở (open rate):
Nếu tỷ lệ gửi email thấp hoặc tỷ lệ mở thấp, có thể email của bạn đang bị rơi vào hộp thư spam.
Hãy xem xét lại các yếu tố trên và điều chỉnh chiến lược của bạn.
Sử dụng địa chỉ IP chuyên dụng:
Nếu bạn gửi số lượng lớn email, hãy sử dụng địa chỉ IP chuyên dụng để tránh bị ảnh hưởng bởi các hoạt động spam của người khác.
Kiểm tra email trước khi gửi hàng loạt:
Gửi thử email cho chính mình hoặc cho một số người bạn để kiểm tra xem email có hiển thị đúng cách và có bị rơi vào hộp thư spam hay không.
Tuân thủ luật pháp về email marketing:
Tìm hiểu và tuân thủ các luật như CAN-SPAM Act (Hoa Kỳ) hoặc GDPR (Châu Âu).
5. Xây dựng danh tiếng người gửi tốt:
Yêu cầu người nhận thêm bạn vào danh bạ:
Khi người nhận thêm bạn vào danh bạ, email của bạn sẽ ít có khả năng bị coi là spam hơn.
Khuyến khích người nhận tương tác với email của bạn:
Yêu cầu người nhận trả lời email, nhấp vào liên kết hoặc chia sẻ nội dung.
Sự tương tác tích cực sẽ giúp cải thiện danh tiếng người gửi của bạn.
Theo dõi các báo cáo về spam:
Nếu email của bạn bị đánh dấu là spam, hãy tìm hiểu lý do và khắc phục.
Liên hệ với các nhà cung cấp dịch vụ email để giải quyết vấn đề.
Kiên nhẫn và nhất quán:
Xây dựng danh tiếng người gửi tốt cần thời gian và sự kiên trì.
Hãy luôn tuân thủ các nguyên tắc trên và theo dõi hiệu quả của bạn.
Tóm lại:
Để đảm bảo email của bạn không vào mục spam, bạn cần phải:
Xác thực email của bạn bằng SPF, DKIM và DMARC.
Tạo nội dung email chất lượng và tránh các từ ngữ spam.
Xây dựng và duy trì danh sách email chất lượng cao.
Sử dụng dịch vụ email marketing uy tín.
Theo dõi và cải thiện danh tiếng người gửi của bạn.
Việc này đòi hỏi sự nỗ lực và kiên trì, nhưng nó sẽ giúp bạn cải thiện khả năng gửi email thành công và xây dựng mối quan hệ tốt hơn với khách hàng của mình.
https://docs.astro.columbia.edu/search?q=https://careerbuilding.net/career-builder/