Để CV của bạn không bị rơi vào hộp thư spam khi gửi qua email, bạn cần chú ý đến nhiều yếu tố, từ nội dung email đến cách trình bày CV. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết giúp bạn gửi CV qua email một cách chuyên nghiệp và hiệu quả:
I. CHUẨN BỊ TRƯỚC KHI GỬI EMAIL:
1. Tối ưu hóa CV:
Định dạng file:
PDF:
Đây là định dạng được khuyến khích nhất. PDF giữ nguyên định dạng CV của bạn trên mọi thiết bị và hệ điều hành, đồng thời giảm nguy cơ chỉnh sửa trái phép. Đặt tên file CV theo cấu trúc: `HoTen_ViTriUngTuyen.pdf` (ví dụ: `NguyenVanA_MarketingManager.pdf`).
Word (.doc, .docx):
Chỉ sử dụng khi nhà tuyển dụng yêu cầu hoặc cho phép.
Kích thước file:
Giữ kích thước file dưới 1MB. File quá lớn có thể bị chặn hoặc đánh dấu là spam. Sử dụng các công cụ nén PDF trực tuyến nếu cần thiết (ví dụ: Smallpdf, iLovePDF).
Nội dung CV:
Từ khóa:
Nghiên cứu kỹ mô tả công việc và sử dụng các từ khóa liên quan một cách tự nhiên trong CV của bạn.
Thông tin liên hệ:
Đảm bảo thông tin liên hệ (email, số điện thoại) chính xác và chuyên nghiệp.
Chính tả và ngữ pháp:
Kiểm tra kỹ lưỡng lỗi chính tả và ngữ pháp. Một CV đầy lỗi có thể bị loại ngay lập tức.
Định dạng:
Sử dụng định dạng rõ ràng, dễ đọc và chuyên nghiệp.
2. Chuẩn bị email:
Địa chỉ email:
Sử dụng địa chỉ email chuyên nghiệp (ví dụ: `ten.ho@gmail.com` thay vì `gaucon2000@yahoo.com`).
Chữ ký email:
Tạo chữ ký email chuyên nghiệp với đầy đủ thông tin liên hệ (tên, chức danh, số điện thoại, email).
II. SOẠN EMAIL GỬI CV:
1. Tiêu đề email (Subject):
Rõ ràng và cụ thể:
Tiêu đề email nên ngắn gọn, rõ ràng và chứa thông tin quan trọng nhất. Ví dụ: `Ứng tuyển vị trí [Tên vị trí] – [Họ và tên]`.
Tránh spam trigger words:
Tránh sử dụng các từ ngữ mang tính chất quảng cáo, giật gân hoặc spam như “Career building TPHCM xin kính chào quý cô chú anh chị đang làm việc tại Hồ Chí Minh đến với cẩm nang tuyển dụng của chúng tôi, “, “Cơ hội vàng!”, “Việc làm HOT!”, “Duy nhất hôm nay!”, “Free!”.
Tuân thủ hướng dẫn:
Nếu nhà tuyển dụng có yêu cầu cụ thể về tiêu đề email, hãy tuân thủ chính xác.
2. Nội dung email (Body):
Lời chào:
Bắt đầu bằng lời chào trang trọng (ví dụ: “Kính gửi [Ông/Bà] [Tên nhà tuyển dụng],” hoặc “Dear [Mr./Ms.] [Last Name],”). Nếu không biết tên người nhận, có thể sử dụng “Kính gửi Phòng Nhân sự,” hoặc “Dear Hiring Manager,”.
Giới thiệu bản thân:
Ngắn gọn giới thiệu bản thân, vị trí bạn ứng tuyển và nguồn thông tin về công việc. Ví dụ: “Tôi là [Họ và tên], tôi viết email này để ứng tuyển vào vị trí [Tên vị trí] được đăng tải trên [Nguồn thông tin].”
Tóm tắt kinh nghiệm và kỹ năng:
Nêu bật những kinh nghiệm và kỹ năng phù hợp nhất với yêu cầu của công việc.
Giải thích sự phù hợp:
Giải thích lý do bạn phù hợp với vị trí này và tại sao bạn muốn làm việc cho công ty.
Đính kèm CV và các tài liệu liên quan:
Nhắc đến việc bạn đã đính kèm CV và các tài liệu khác (nếu có). Ví dụ: “Tôi đã đính kèm CV và [các tài liệu khác] để cung cấp thêm thông tin chi tiết về kinh nghiệm và kỹ năng của mình.”
Lời cảm ơn:
Cảm ơn nhà tuyển dụng đã dành thời gian xem xét hồ sơ của bạn.
Lời mời phỏng vấn:
Bày tỏ mong muốn được tham gia phỏng vấn để thảo luận thêm về kinh nghiệm và kỹ năng của bạn.
Lời chào kết thúc:
Kết thúc bằng lời chào trang trọng (ví dụ: “Trân trọng,” hoặc “Sincerely,”), sau đó là tên đầy đủ của bạn.
Ví dụ mẫu nội dung email:
“`
Kính gửi [Ông/Bà] [Tên nhà tuyển dụng],
Tôi là Nguyễn Văn A, tôi viết email này để ứng tuyển vào vị trí Chuyên viên Marketing được đăng tải trên trang web [Tên trang web].
Với hơn 3 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực marketing, tôi có kinh nghiệm triển khai các chiến dịch marketing trên nhiều kênh khác nhau, bao gồm mạng xã hội, email marketing và quảng cáo trực tuyến. Tôi cũng có kỹ năng phân tích dữ liệu và sử dụng các công cụ marketing để đo lường hiệu quả chiến dịch.
Tôi tin rằng kinh nghiệm và kỹ năng của mình phù hợp với yêu cầu của vị trí Chuyên viên Marketing tại [Tên công ty]. Tôi rất mong muốn được đóng góp vào sự phát triển của công ty.
Tôi đã đính kèm CV để cung cấp thêm thông tin chi tiết về kinh nghiệm và kỹ năng của mình.
Cảm ơn [Ông/Bà] đã dành thời gian xem xét hồ sơ của tôi. Tôi rất mong muốn được tham gia phỏng vấn để thảo luận thêm về kinh nghiệm và kỹ năng của mình.
Trân trọng,
Nguyễn Văn A
[Số điện thoại]
[Địa chỉ email]
“`
3. Đính kèm file:
Đính kèm trực tiếp:
Đính kèm file CV (PDF) và các tài liệu liên quan (nếu có) vào email.
Kiểm tra trước khi gửi:
Kiểm tra kỹ xem bạn đã đính kèm đúng file hay chưa.
III. KIỂM TRA VÀ GỬI EMAIL:
1. Kiểm tra lần cuối:
Đọc lại toàn bộ email một lần nữa để đảm bảo không có lỗi chính tả, ngữ pháp hoặc thông tin sai lệch.
2. Gửi thử:
Nếu có thể, hãy gửi thử email cho chính mình hoặc một người bạn để kiểm tra xem email hiển thị như thế nào và file đính kèm có mở được không.
3. Thời điểm gửi:
Gửi email vào thời điểm thích hợp. Tránh gửi vào cuối tuần hoặc ngoài giờ hành chính. Thời điểm tốt nhất là vào buổi sáng hoặc đầu giờ chiều các ngày trong tuần.
4. Theo dõi:
Nếu bạn không nhận được phản hồi sau một thời gian (thường là 1-2 tuần), bạn có thể gửi email theo dõi lịch sự để hỏi về tình trạng hồ sơ của mình.
IV. LƯU Ý THÊM ĐỂ TRÁNH BỊ SPAM:
Tránh sử dụng VPN hoặc proxy:
Việc sử dụng VPN hoặc proxy có thể khiến email của bạn bị đánh dấu là spam.
Không gửi email hàng loạt:
Không gửi cùng một email cho quá nhiều người cùng một lúc.
Hạn chế sử dụng hình ảnh trong nội dung email:
Hình ảnh có thể làm tăng khả năng email bị đánh dấu là spam.
Tránh sử dụng HTML phức tạp:
Sử dụng định dạng text đơn giản cho nội dung email.
Sử dụng các công cụ kiểm tra spam:
Có một số công cụ trực tuyến có thể giúp bạn kiểm tra xem email của bạn có khả năng bị đánh dấu là spam hay không.
Tóm lại:
Để gửi CV qua email một cách chuyên nghiệp và tránh bị spam, bạn cần chú ý đến việc tối ưu hóa CV, soạn email cẩn thận với tiêu đề rõ ràng, nội dung phù hợp, đính kèm file đúng cách và kiểm tra kỹ lưỡng trước khi gửi. Chúc bạn thành công!
http://admissions.education/__media__/js/netsoltrademark.php?d=careerbuilding.net/career-builder/