Career building TPHCM xin kính chào quý cô chú anh chị đang làm việc tại Hồ Chí Minh đến với cẩm nang tuyển dụng của chúng tôi, Chúng ta sẽ cùng nhau xây dựng một chữ ký email hoàn hảo, vừa cung cấp đầy đủ thông tin cần thiết, vừa tránh được các yếu tố gây spam.
Cấu trúc chữ ký email tối ưu:
1. Thông tin cá nhân/Công ty cơ bản:
Tên đầy đủ:
(Ví dụ: Nguyễn Văn A)
Chức danh/Vị trí:
(Ví dụ: Trưởng phòng Marketing)
Tên công ty:
(Ví dụ: Công ty TNHH ABC)
2. Thông tin liên hệ:
Số điện thoại di động:
(Ví dụ: +84 901 234 567)
Số điện thoại văn phòng (nếu có):
(Ví dụ: +84 28 3876 5432 – Ext: 101)
Email:
(Ví dụ: a.nguyen@abccompany.com)
3. Website công ty:
Địa chỉ website:
(Ví dụ: www.abccompany.com) – *Lưu ý: Chỉ để dạng text, không nhúng link trực tiếp (sẽ giải thích bên dưới)*
4. Địa chỉ văn phòng (tùy chọn):
Địa chỉ đầy đủ:
(Ví dụ: Tầng 5, Tòa nhà XYZ, 123 Đường ABC, Quận 1, TP.HCM)
5. Thông tin bổ sung (tùy chọn):
Khẩu hiệu công ty:
(Ví dụ: “ABC Company – Giải pháp cho sự thành công của bạn”)
Thông tin chứng nhận/giải thưởng (ngắn gọn):
(Ví dụ: “Chứng nhận ISO 9001:2015”)
Thông tin về bảo mật email (nếu cần):
(Ví dụ: “Thông tin trong email này là bảo mật và chỉ dành cho người nhận được chỉ định.”)
Ví dụ chữ ký email hoàn chỉnh:
“`
Nguyễn Văn A
Trưởng phòng Marketing
Công ty TNHH ABC
Điện thoại: +84 901 234 567
Email: a.nguyen@abccompany.com
Website: www.abccompany.com
Tầng 5, Tòa nhà XYZ, 123 Đường ABC, Quận 1, TP.HCM
ABC Company – Giải pháp cho sự thành công của bạn
“`
Tại sao cần tránh “spam link” trong chữ ký email?
Bộ lọc spam:
Các bộ lọc spam ngày càng thông minh. Việc nhúng quá nhiều link trực tiếp (hyperlink) trong chữ ký email (đặc biệt là các link rút gọn, link đến mạng xã hội, hoặc link lạ) có thể khiến email của bạn bị đánh dấu là spam.
Uy tín:
Một chữ ký email chuyên nghiệp, rõ ràng và không có các link “mờ ám” sẽ tạo ấn tượng tốt hơn với người nhận.
Bảo mật:
Link rút gọn hoặc link đến các trang web không rõ nguồn gốc có thể chứa mã độc hoặc dẫn đến các trang web lừa đảo.
Các lưu ý quan trọng khác:
Hình ảnh:
Hạn chế sử dụng hình ảnh trong chữ ký email, đặc biệt là logo có kích thước lớn. Hình ảnh có thể làm tăng dung lượng email và khiến email bị chậm khi tải. Nếu cần sử dụng logo, hãy tối ưu hóa kích thước và định dạng (nên dùng .PNG hoặc .JPG).
Mạng xã hội:
Thay vì nhúng link trực tiếp đến các trang mạng xã hội, bạn có thể ghi “Kết nối với chúng tôi trên [Facebook/LinkedIn/Twitter] – Tìm kiếm [Tên công ty]”
Màu sắc và font chữ:
Sử dụng màu sắc và font chữ phù hợp với bộ nhận diện thương hiệu của công ty, nhưng vẫn đảm bảo dễ đọc và không gây rối mắt. Nên sử dụng các font chữ phổ biến như Arial, Times New Roman, hoặc Calibri.
Sự nhất quán:
Đảm bảo rằng tất cả nhân viên trong công ty sử dụng chữ ký email có định dạng thống nhất.
Kiểm tra trên nhiều thiết bị:
Hãy gửi thử email có chữ ký của bạn đến các tài khoản email khác nhau (Gmail, Outlook, Yahoo…) và kiểm tra xem chữ ký hiển thị có đúng định dạng trên cả máy tính và điện thoại di động hay không.
Cập nhật thường xuyên:
Thường xuyên kiểm tra và cập nhật chữ ký email của bạn để đảm bảo thông tin luôn chính xác.
Cách thực hiện trên các nền tảng email phổ biến:
Gmail:
Vào Cài đặt (biểu tượng bánh răng) > Xem tất cả chế độ cài đặt > Kéo xuống phần “Chữ ký” > Tạo chữ ký mới và dán nội dung đã soạn.
Outlook:
Vào Tệp > Tùy chọn > Thư > Chữ ký > Tạo chữ ký mới và dán nội dung đã soạn.
Yahoo Mail:
Vào Cài đặt (biểu tượng bánh răng) > Xem thêm cài đặt > Viết thư > Chữ ký > Bật chữ ký và dán nội dung đã soạn.
Hy vọng những thông tin này sẽ giúp bạn tạo ra một chữ ký email hoàn hảo! Nếu bạn có bất kỳ câu hỏi nào khác, đừng ngần ngại hỏi nhé.
http://login.lib-proxy.calvin.edu/login?qurl=https://careerbuilding.net/career-builder/