Để tối ưu hóa trải nghiệm đọc email cho nhà tuyển dụng, bạn cần chú trọng đến nhiều yếu tố từ hình thức đến nội dung, giúp email của bạn nổi bật và dễ dàng gây ấn tượng tốt. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết:
I. Trước Khi Soạn Thảo Email:
Nghiên cứu nhà tuyển dụng và công ty:
Tìm hiểu thông tin:
Tìm hiểu về vị trí tuyển dụng, văn hóa công ty, các dự án gần đây, và giá trị cốt lõi.
Xác định người liên hệ:
Tìm kiếm thông tin về người phụ trách tuyển dụng (nếu có thể), có thể thông qua LinkedIn hoặc trang web công ty. Việc cá nhân hóa email cho người cụ thể sẽ tạo ấn tượng tốt hơn.
Xác định mục tiêu:
Bạn muốn đạt được gì:
Bạn muốn được mời phỏng vấn? Muốn xin thông tin thêm về vị trí? Hay chỉ đơn giản là muốn bày tỏ sự quan tâm?
Thông điệp chính:
Xác định thông điệp quan trọng nhất bạn muốn truyền tải.
II. Soạn Thảo Email:
1. Tiêu Đề (Subject Line):
Quan trọng nhất:
Đây là yếu tố đầu tiên nhà tuyển dụng nhìn thấy, quyết định việc họ có mở email của bạn hay không.
Rõ ràng và cụ thể:
Ví dụ: “Ứng tuyển vị trí [Tên vị trí] – [Tên của bạn]”
Hoặc: “[Tên bạn] – [Số năm kinh nghiệm] – Quan tâm vị trí [Tên vị trí]”
Nếu có thông tin tham khảo (ví dụ, từ một nhân viên của công ty): “Giới thiệu bởi [Tên người giới thiệu] – Ứng tuyển [Tên vị trí]”
Tránh những tiêu đề chung chung:
Ví dụ: “Xin việc”, “CV của tôi”.
Sử dụng từ khóa liên quan:
Sử dụng các từ khóa mà nhà tuyển dụng có thể tìm kiếm.
2. Lời Chào (Greeting):
Cá nhân hóa (nếu có thể):
“Kính gửi [Tên nhà tuyển dụng],”. Tìm hiểu tên người phụ trách tuyển dụng để thể hiện sự quan tâm và chuyên nghiệp.
Nếu không tìm được tên:
“Kính gửi bộ phận Tuyển dụng,” hoặc “Kính gửi Quý công ty,”.
Tránh sử dụng:
“Gửi ai đó,” hoặc “Kính gửi Ông/Bà,” (nếu không biết rõ).
3. Nội Dung Chính (Body):
Ngắn gọn và súc tích:
Nhà tuyển dụng rất bận rộn, hãy tôn trọng thời gian của họ.
Bố cục rõ ràng:
Chia thành các đoạn văn ngắn, dễ đọc.
Đoạn 1: Giới thiệu và mục đích:
Nêu rõ bạn là ai, bạn đang ứng tuyển vị trí nào, và bạn tìm thấy thông tin tuyển dụng ở đâu.
Ví dụ: “Tôi là [Tên của bạn] và tôi viết email này để ứng tuyển vị trí [Tên vị trí] được đăng tải trên [Nguồn thông tin tuyển dụng].”
Đoạn 2: Nêu bật kinh nghiệm và kỹ năng:
Tập trung vào những kinh nghiệm và kỹ năng liên quan nhất đến vị trí ứng tuyển.
Sử dụng gạch đầu dòng (bullet points) để làm nổi bật những thành tích quan trọng.
Định lượng thành tích (nếu có thể):
Ví dụ: “Tăng doanh số bán hàng lên 20% trong vòng 6 tháng.”
Kết nối kinh nghiệm của bạn với yêu cầu của công ty:
Giải thích cách kinh nghiệm của bạn có thể giúp công ty đạt được mục tiêu.
Đoạn 3: Thể hiện sự quan tâm đến công ty:
Cho thấy bạn đã tìm hiểu về công ty và bạn thực sự quan tâm đến việc làm việc ở đó.
Nêu lý do tại sao bạn muốn làm việc cho công ty này.
Ví dụ: “Tôi rất ấn tượng với những dự án [Tên dự án] gần đây của công ty và tôi tin rằng kinh nghiệm của tôi trong lĩnh vực [Lĩnh vực] sẽ đóng góp vào sự thành công của công ty.”
Đoạn 4: Kêu gọi hành động (Call to Action):
Nêu rõ mong muốn của bạn, ví dụ như được mời phỏng vấn.
Thể hiện sự sẵn sàng cung cấp thêm thông tin.
Ví dụ: “Tôi rất mong có cơ hội được thảo luận chi tiết hơn về kinh nghiệm của mình và đóng góp vào sự phát triển của công ty. Tôi sẵn sàng cung cấp thêm thông tin theo yêu cầu.”
4. Lời Cảm Ơn và Chữ Ký (Closing):
Cảm ơn nhà tuyển dụng:
“Cảm ơn Quý công ty đã dành thời gian xem xét hồ sơ của tôi.”
Chữ ký chuyên nghiệp:
Tên đầy đủ
Số điện thoại
Địa chỉ email
Liên kết đến LinkedIn (nếu có)
Ví dụ:
“`
Trân trọng,
[Tên đầy đủ]
[Số điện thoại]
[Địa chỉ email]
[Liên kết LinkedIn]
“`
5. Đính Kèm (Attachments):
CV (Resume):
Quan trọng nhất, cần được chuẩn bị kỹ lưỡng và cập nhật.
Thư xin việc (Cover Letter):
Tùy chọn, nhưng nên đính kèm nếu có thể.
Các tài liệu khác (nếu được yêu cầu):
Portfolio, bảng điểm, chứng chỉ,…
Đặt tên file rõ ràng:
Ví dụ: “CV – [Tên của bạn] – [Tên vị trí]”, “Cover Letter – [Tên của bạn] – [Tên vị trí]”.
Định dạng file phổ biến:
PDF là lựa chọn tốt nhất vì nó giữ nguyên định dạng trên mọi thiết bị.
III. Sau Khi Soạn Thảo Email:
1. Kiểm tra kỹ lưỡng:
Chính tả và ngữ pháp:
Lỗi chính tả và ngữ pháp là điều tối kỵ. Sử dụng công cụ kiểm tra chính tả và nhờ người khác đọc lại.
Định dạng:
Đảm bảo email hiển thị tốt trên nhiều thiết bị khác nhau (máy tính, điện thoại).
Liên kết:
Kiểm tra xem tất cả các liên kết đều hoạt động.
Tệp đính kèm:
Đảm bảo bạn đã đính kèm tất cả các tệp cần thiết và chúng không bị lỗi.
2. Gửi thử:
Gửi email cho chính bạn hoặc một người bạn để kiểm tra xem email hiển thị như thế nào trước khi gửi cho nhà tuyển dụng.
3. Thời điểm gửi:
Tránh gửi vào cuối tuần hoặc ngoài giờ hành chính:
Gửi email vào các ngày trong tuần, trong giờ làm việc (ví dụ: từ 9h sáng đến 5h chiều) sẽ có khả năng được đọc cao hơn.
IV. Mẹo Bổ Sung:
Tính cá nhân:
Thể hiện cá tính của bạn một cách chuyên nghiệp.
Sử dụng ngôn ngữ tích cực và chủ động:
Thay vì nói “Tôi có thể làm…”, hãy nói “Tôi sẽ làm…”.
Nghiên cứu các mẫu email xin việc:
Có rất nhiều mẫu email xin việc trực tuyến, nhưng hãy sử dụng chúng như một nguồn tham khảo và điều chỉnh để phù hợp với tình huống cụ thể của bạn.
Theo dõi (Follow Up):
Nếu bạn không nhận được phản hồi sau một tuần, hãy gửi một email theo dõi ngắn gọn.
Ví dụ Email:
“`
Subject: Ứng tuyển vị trí Marketing Executive – Nguyễn Văn A
Kính gửi Chị Nguyễn Thị B,
Tôi là Nguyễn Văn A và tôi viết email này để ứng tuyển vị trí Marketing Executive được đăng tải trên trang web của công ty. Tôi rất ấn tượng với chiến dịch marketing [Tên chiến dịch] gần đây của công ty và tôi tin rằng kinh nghiệm của tôi trong lĩnh vực digital marketing sẽ đóng góp vào sự thành công của công ty.
Trong 3 năm kinh nghiệm làm việc tại [Tên công ty cũ], tôi đã:
Phát triển và triển khai các chiến dịch marketing trên mạng xã hội, giúp tăng 30% lượng truy cập website.
Quản lý ngân sách marketing hiệu quả, đảm bảo ROI đạt mức 150%.
Phân tích dữ liệu marketing để tối ưu hóa hiệu quả chiến dịch.
Tôi rất mong có cơ hội được thảo luận chi tiết hơn về kinh nghiệm của mình và đóng góp vào sự phát triển của công ty. Tôi đã đính kèm CV của mình để Quý công ty tiện theo dõi.
Cảm ơn Chị đã dành thời gian xem xét hồ sơ của tôi.
Trân trọng,
Nguyễn Văn A
090xxxxxxx
nguyenvana@email.com
linkedin.com/in/nguyenvana
“`
Tóm lại:
Tối ưu hóa trải nghiệm đọc email cho nhà tuyển dụng đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng, nội dung súc tích, và hình thức chuyên nghiệp. Bằng cách tuân theo các hướng dẫn trên, bạn có thể tăng cơ hội được chú ý và được mời phỏng vấn. Chúc bạn thành công!
https://signin.bradley.edu/cas/after_application_logout.jsp?applicationName=Bradley%20Sakai&applicationURL=https://careerbuilding.net/career-builder/