Career building TPHCM xin kính chào quý cô chú anh chị đang làm việc tại Hồ Chí Minh đến với cẩm nang tuyển dụng của chúng tôi, Giao tiếp qua email là một kỹ năng mềm vô cùng quan trọng trong môi trường làm việc hiện đại. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết để bạn có thể viết email hiệu quả hơn, bao gồm các yếu tố then chốt, ví dụ cụ thể và lời khuyên hữu ích:
I. Tầm quan trọng của giao tiếp qua email hiệu quả
Tính chuyên nghiệp:
Email là bộ mặt của bạn và công ty. Một email được viết cẩn thận thể hiện sự chuyên nghiệp và tôn trọng người nhận.
Rõ ràng và chính xác:
Giảm thiểu hiểu lầm, tiết kiệm thời gian và công sức cho cả người gửi và người nhận.
Lưu trữ thông tin:
Email có thể được lưu trữ và tìm kiếm dễ dàng, giúp bạn theo dõi thông tin và các cuộc hội thoại.
Tăng hiệu quả công việc:
Giao tiếp hiệu quả giúp công việc trôi chảy hơn, đạt được mục tiêu nhanh chóng hơn.
Xây dựng mối quan hệ:
Thể hiện sự quan tâm, tạo thiện cảm và xây dựng mối quan hệ tốt đẹp với đồng nghiệp, đối tác, khách hàng.
II. Các yếu tố then chốt của một email hiệu quả
1. Dòng tiêu đề (Subject Line) hấp dẫn và rõ ràng:
Mục đích:
Tóm tắt nội dung chính của email để người nhận biết được email này có quan trọng và cần đọc ngay hay không.
Nguyên tắc:
Ngắn gọn (dưới 10 từ).
Sử dụng từ khóa liên quan.
Tránh những từ ngữ chung chung như “Chào”, “Thông tin”.
Nếu cần gấp, có thể thêm “GẤP” hoặc “QUAN TRỌNG” vào đầu tiêu đề.
Ví dụ:
Thay vì: “Chào bạn” -> “Yêu cầu báo giá dịch vụ thiết kế website”
Thay vì: “Thông tin về dự án” -> “Dự án ABC – Cập nhật tiến độ tuần 3”
Lưu ý:
Đừng “lừa” người nhận bằng tiêu đề không liên quan đến nội dung.
Khi trả lời email, hãy giữ nguyên tiêu đề ban đầu (hoặc thay đổi nếu chủ đề đã chuyển hướng).
2. Lời chào (Greeting) phù hợp:
Mục đích:
Thể hiện sự tôn trọng và tạo thiện cảm ban đầu.
Nguyên tắc:
Sử dụng “Chào [Tên người nhận],” nếu bạn biết tên của họ.
Sử dụng “Kính gửi [Tên người nhận],” nếu bạn muốn trang trọng hơn.
Nếu không biết tên, sử dụng “Chào anh/chị,” hoặc “Kính gửi phòng ban [Tên phòng ban],”
Tránh sử dụng “Hi” hoặc “Hey” trong môi trường chuyên nghiệp, trừ khi bạn có mối quan hệ thân thiết với người nhận.
Ví dụ:
“Chào chị Lan,”
“Kính gửi ông Nam,”
“Chào bộ phận Tuyển dụng,”
3. Nội dung (Body) rõ ràng, mạch lạc:
Mục đích:
Truyền tải thông tin một cách chính xác và dễ hiểu.
Nguyên tắc:
Mở đầu:
Nêu mục đích của email ngay từ đầu (ví dụ: “Tôi viết email này để…”, “Tôi muốn hỏi về…”).
Nội dung chính:
Chia thành các đoạn văn ngắn gọn, mỗi đoạn chỉ nên tập trung vào một ý chính.
Sử dụng gạch đầu dòng hoặc đánh số để liệt kê thông tin.
Sử dụng ngôn ngữ đơn giản, dễ hiểu, tránh thuật ngữ chuyên môn (trừ khi người nhận hiểu rõ).
Sử dụng dấu câu chính xác.
In đậm những thông tin quan trọng.
Lời kêu gọi hành động (Call to Action):
Cho người nhận biết bạn muốn họ làm gì sau khi đọc email (ví dụ: “Vui lòng phản hồi trước ngày…”, “Xin vui lòng xem tài liệu đính kèm và cho ý kiến.”).
Ví dụ:
“`
Chào anh/chị,
Tôi viết email này để xin phép nghỉ phép năm.
Thời gian nghỉ: Từ ngày 15/07/2024 đến ngày 22/07/2024 (8 ngày).
Lý do: Đi du lịch cùng gia đình.
Tôi đã bàn giao công việc cho bạn A và bạn B.
Xin vui lòng duyệt đơn xin phép của tôi.
Cảm ơn anh/chị.
“`
4. Lời kết (Closing) lịch sự:
Mục đích:
Thể hiện sự tôn trọng và mong muốn tiếp tục hợp tác.
Nguyên tắc:
Sử dụng các cụm từ như “Trân trọng,” “Trân trọng cảm ơn,” “Kính chúc,” “Mong nhận được phản hồi sớm,”.
Sau đó là tên của bạn.
Có thể thêm thông tin liên hệ (số điện thoại, chức danh) nếu cần thiết.
Ví dụ:
“Trân trọng,”
“[Tên của bạn]”
“Trân trọng cảm ơn,”
“[Tên của bạn]”
“[Chức danh]”
“[Số điện thoại]”
5. Chữ ký (Signature) chuyên nghiệp:
Mục đích:
Cung cấp thông tin liên hệ đầy đủ và thể hiện sự chuyên nghiệp.
Nội dung:
Tên đầy đủ.
Chức danh.
Tên công ty.
Số điện thoại.
Địa chỉ email.
Website công ty (nếu có).
Có thể thêm logo công ty (nếu có).
6. Đính kèm (Attachments):
Mục đích:
Cung cấp tài liệu, hình ảnh, hoặc các file liên quan đến nội dung email.
Nguyên tắc:
Nén file nếu dung lượng lớn.
Đặt tên file rõ ràng, dễ hiểu.
Đề cập đến file đính kèm trong nội dung email (ví dụ: “Tôi xin gửi kèm báo cáo…”).
Kiểm tra kỹ xem đã đính kèm file chưa trước khi gửi.
7. Kiểm tra (Proofreading):
Mục đích:
Đảm bảo email không có lỗi chính tả, ngữ pháp, hoặc lỗi diễn đạt.
Thực hiện:
Đọc lại email ít nhất một lần trước khi gửi.
Sử dụng công cụ kiểm tra chính tả và ngữ pháp.
Nhờ người khác đọc lại email của bạn (nếu cần thiết).
III. Các lưu ý quan trọng khác
Sử dụng giọng văn phù hợp:
Điều chỉnh giọng văn tùy thuộc vào mối quan hệ của bạn với người nhận (ví dụ: trang trọng hơn với sếp hoặc khách hàng, thân thiện hơn với đồng nghiệp).
Trả lời email nhanh chóng:
Cố gắng trả lời email trong vòng 24-48 giờ. Nếu cần nhiều thời gian hơn, hãy thông báo cho người gửi biết.
Sử dụng chức năng “Trả lời tất cả” (Reply All) một cách cẩn thận:
Chỉ sử dụng khi thông tin của bạn cần thiết cho tất cả mọi người trong danh sách.
Tránh sử dụng chữ in hoa toàn bộ:
Điều này được coi là hét vào mặt người khác.
Cẩn trọng với những email nhạy cảm:
Tránh gửi những thông tin bí mật hoặc mang tính chất riêng tư qua email.
Sử dụng BCC (Blind Carbon Copy) khi cần thiết:
Sử dụng BCC để gửi email cho nhiều người mà không muốn họ biết về những người nhận khác.
Email không phải là công cụ phù hợp cho mọi tình huống:
Đôi khi, một cuộc gọi điện thoại hoặc gặp mặt trực tiếp sẽ hiệu quả hơn.
Sử dụng các công cụ hỗ trợ:
Hiện nay có rất nhiều công cụ hỗ trợ viết email như Grammarly, Hemingway Editor, giúp bạn kiểm tra lỗi chính tả, ngữ pháp và cải thiện văn phong.
IV. Ví dụ về các tình huống email thường gặp
Xin nghỉ phép:
(Xem ví dụ ở phần nội dung)
Gửi báo cáo:
“`
Tiêu đề: Báo cáo doanh số tháng 6
Chào anh/chị,
Tôi xin gửi báo cáo doanh số tháng 6 của phòng kinh doanh.
Trong báo cáo này, anh/chị sẽ tìm thấy thông tin chi tiết về:
Tổng doanh thu
Doanh thu theo từng sản phẩm
So sánh với tháng trước và cùng kỳ năm ngoái
Các yếu tố ảnh hưởng đến doanh số
Xin vui lòng xem báo cáo và cho ý kiến phản hồi.
Trân trọng,
[Tên của bạn]
“`
Yêu cầu thông tin:
“`
Tiêu đề: Yêu cầu thông tin về sản phẩm ABC
Chào anh/chị,
Tôi là [Tên của bạn] đến từ công ty [Tên công ty]. Chúng tôi quan tâm đến sản phẩm ABC của quý công ty.
Xin vui lòng cung cấp cho chúng tôi thông tin chi tiết về:
Thông số kỹ thuật
Giá cả
Thời gian giao hàng
Chúng tôi rất mong nhận được phản hồi sớm từ quý công ty.
Trân trọng,
[Tên của bạn]
“`
V. Luyện tập và cải thiện
Đọc nhiều email mẫu:
Tham khảo các mẫu email chuyên nghiệp để học hỏi cách viết.
Nhận phản hồi:
Hỏi đồng nghiệp hoặc bạn bè đọc và góp ý cho email của bạn.
Thực hành thường xuyên:
Càng viết nhiều, bạn càng trở nên thành thạo hơn.
Luôn cập nhật:
Tìm hiểu về các xu hướng mới trong giao tiếp qua email để cải thiện kỹ năng của bạn.
Hy vọng với những hướng dẫn chi tiết này, bạn sẽ tự tin hơn trong việc viết email hiệu quả và chuyên nghiệp. Chúc bạn thành công!
http://admissions.education/__media__/js/netsoltrademark.php?d=careerbuilding.net/career-builder/