Để đảm bảo bạn không bỏ lỡ bất kỳ email nào từ bộ phận Nhân sự (HR), bạn có thể thiết lập bộ lọc trong hộp thư của mình. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết cho các nhà cung cấp dịch vụ email phổ biến:
1. Gmail:
Bước 1: Truy cập Gmail
Mở trình duyệt web và truy cập [www.gmail.com](http://www.gmail.com).
Đăng nhập vào tài khoản Gmail của bạn nếu cần.
Bước 2: Tạo bộ lọc
Cách 1: Từ một email HR đã nhận
1. Mở một email bạn đã nhận từ HR.
2. Nhấp vào biểu tượng ba chấm dọc (Thêm) ở góc trên bên phải của email.
3. Chọn “Lọc thư như thế này”.
Cách 2: Tạo bộ lọc thủ công
1. Trong thanh tìm kiếm ở đầu trang, nhấp vào biểu tượng “Hiển thị tùy chọn tìm kiếm” (ba thanh trượt ngang).
2. Một bảng tùy chọn tìm kiếm sẽ mở ra.
Bước 3: Thiết lập tiêu chí lọc
Từ:
(Quan trọng nhất) Nhập địa chỉ email của bộ phận HR. Ví dụ: `hr@tencongty.com`. Nếu HR sử dụng nhiều địa chỉ email, bạn có thể nhập nhiều địa chỉ, mỗi địa chỉ trên một dòng mới. Bạn cũng có thể sử dụng toán tử `OR` để lọc nhiều địa chỉ: `hr1@tencongty.com OR hr2@tencongty.com`
Chủ đề:
(Tùy chọn) Nếu email HR luôn có một chủ đề nhất định, hãy nhập chủ đề đó. Ví dụ: “Thông báo từ HR”, “Chính sách công ty”, v.v. Điều này giúp lọc chính xác hơn.
Có các từ:
(Tùy chọn) Nếu bạn biết email HR thường chứa các từ khóa cụ thể, hãy nhập chúng. Ví dụ: “Lương”, “Bảo hiểm”, “Đánh giá hiệu suất”, v.v.
Không có:
(Tùy chọn) Loại trừ các email chứa các từ khóa nhất định.
Có tệp đính kèm:
(Tùy chọn) Chọn nếu bạn chỉ muốn lọc email HR có tệp đính kèm.
Bước 4: Hành động cho bộ lọc
Nhấp vào nút “Tạo bộ lọc”.
Một danh sách các hành động bạn có thể thực hiện với các email phù hợp với bộ lọc sẽ xuất hiện. Chọn ít nhất một trong các tùy chọn sau (và có thể nhiều hơn):
Bỏ qua Hộp thư đến (Lưu trữ nó):
Bỏ qua Hộp thư đến để nó không làm bạn phân tâm, nhưng vẫn được lưu trữ trong tài khoản của bạn.
Đánh dấu là đã đọc:
Đánh dấu email là đã đọc ngay lập tức.
Gắn dấu sao:
Gắn dấu sao để dễ dàng tìm thấy sau này.
Áp dụng nhãn:
(Rất quan trọng) Tạo một nhãn (ví dụ: “HR”, “Nhân sự”) và áp dụng nhãn đó cho tất cả các email HR. Điều này sẽ giúp bạn dễ dàng tìm và quản lý email HR. Bạn có thể tạo nhãn mới bằng cách nhấp vào “Nhãn mới”.
Chuyển tiếp đến:
(Cẩn trọng) Chuyển tiếp email đến một địa chỉ email khác. Chỉ sử dụng tùy chọn này nếu bạn thực sự cần.
Xóa nó:
(Không nên) Xóa email.
Không bao giờ gửi nó đến Spam:
(Rất quan trọng) Đảm bảo rằng email HR không bao giờ bị đánh dấu là spam.
Luôn đánh dấu là quan trọng:
Đảm bảo email HR luôn được đánh dấu là quan trọng.
Phân loại là:
Chọn một danh mục (ví dụ: “Cập nhật”).
Bước 5: Hoàn tất
(Tùy chọn) Chọn “Cũng áp dụng bộ lọc cho … cuộc hội thoại phù hợp” để áp dụng bộ lọc cho các email HR đã nhận trước đó.
Nhấp vào nút “Tạo bộ lọc”.
2. Outlook (Web và Desktop):
Outlook Web:
Bước 1:
Đăng nhập vào Outlook Web (outlook.office.com).
Bước 2:
Nhấp vào biểu tượng bánh răng (Cài đặt) ở góc trên bên phải.
Bước 3:
Tìm kiếm “rule” trong thanh tìm kiếm cài đặt hoặc chọn “Xem tất cả cài đặt Outlook” > “Thư” > “Quy tắc”.
Bước 4:
Nhấp vào “+ Thêm quy tắc mới”.
Bước 5:
Tên quy tắc:
Đặt tên cho quy tắc (ví dụ: “Email HR”).
Thêm điều kiện:
Chọn “Từ” và nhập địa chỉ email của HR. Bạn có thể thêm nhiều điều kiện (ví dụ: “Chủ đề chứa”).
Thêm hành động:
Chọn các hành động bạn muốn thực hiện (ví dụ: “Di chuyển đến” (một thư mục HR), “Gắn cờ tin nhắn”, “Đánh dấu là quan trọng”).
Bước 6:
Nhấp vào “Lưu”.
Outlook Desktop:
Bước 1:
Mở ứng dụng Outlook trên máy tính của bạn.
Bước 2:
Nhấp vào tab “Tệp”.
Bước 3:
Chọn “Quản lý quy tắc & cảnh báo”.
Bước 4:
Nhấp vào “Quy tắc mới…”.
Bước 5:
Chọn “Bắt đầu với một quy tắc trống”.
Chọn “Kiểm tra thư đến sau khi gửi”.
Nhấp vào “Tiếp”.
Chọn “từ người hoặc danh sách phân phối cụ thể” và nhấp vào liên kết “người hoặc danh sách phân phối cụ thể” ở dưới. Nhập địa chỉ email của HR.
Nhấp vào “Tiếp”.
Chọn các hành động bạn muốn thực hiện (ví dụ: “di chuyển vào thư mục chỉ định”, “gắn cờ tin nhắn”).
Nhấp vào “Tiếp”.
Thêm bất kỳ ngoại lệ nào nếu cần.
Nhấp vào “Tiếp”.
Đặt tên cho quy tắc và chọn “Bật quy tắc này”.
Nhấp vào “Hoàn tất”.
3. Các nhà cung cấp email khác (Yahoo, Zoho Mail, v.v.):
Quy trình chung là tương tự, nhưng các bước cụ thể có thể khác nhau. Tìm kiếm các tùy chọn “Bộ lọc”, “Quy tắc” hoặc “Cài đặt email” trong cài đặt của nhà cung cấp dịch vụ email của bạn.
Lời khuyên chung:
Kiểm tra thường xuyên:
Đảm bảo kiểm tra lại bộ lọc của bạn định kỳ để đảm bảo chúng vẫn hoạt động chính xác và cập nhật chúng nếu địa chỉ email HR thay đổi.
Sử dụng nhiều tiêu chí:
Kết hợp nhiều tiêu chí lọc (Từ, Chủ đề, Từ khóa) để tăng độ chính xác.
Nhãn/Thư mục:
Sử dụng nhãn hoặc thư mục riêng biệt để dễ dàng theo dõi email HR. Điều này giúp bạn không bỏ lỡ bất kỳ thông tin quan trọng nào.
Thông báo:
Nếu bạn lo lắng về việc bỏ lỡ email, hãy cân nhắc bật thông báo cho nhãn hoặc thư mục HR của bạn.
Kiểm tra thư mục Spam/Rác:
Đôi khi, email HR có thể vô tình bị chuyển vào thư mục Spam/Rác. Hãy kiểm tra thư mục này thường xuyên.
Bằng cách thiết lập các bộ lọc này, bạn có thể đảm bảo rằng bạn không bỏ lỡ bất kỳ email quan trọng nào từ bộ phận Nhân sự, giúp bạn luôn cập nhật thông tin về các chính sách, thông báo và cơ hội quan trọng.
https://ifi.vnu.edu.vn/index.php?language=vi&nv=statistics&nvvithemever=t&nv_redirect=aHR0cHM6Ly9jYXJlZXJidWlsZGluZy5uZXQvY2FyZWVyLWJ1aWxkZXIv