Career building TPHCM xin kính chào quý cô chú anh chị đang làm việc tại Hồ Chí Minh đến với cẩm nang tuyển dụng của chúng tôi, Tính năng Lên lịch gửi (Schedule Send) là một công cụ vô cùng hữu ích giúp bạn quản lý thời gian và tối ưu hóa hiệu quả giao tiếp. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết về cách sử dụng và tận dụng tối đa tính năng này:
1. Hiểu Rõ Về Tính Năng Lên Lịch Gửi
Lợi ích:
Tiết kiệm thời gian:
Soạn tin nhắn/email khi bạn rảnh rỗi và lên lịch để gửi vào thời điểm phù hợp.
Giao tiếp hiệu quả:
Đảm bảo tin nhắn/email đến đúng thời điểm mà người nhận có khả năng đọc và phản hồi nhất.
Tự động hóa:
Gửi lời nhắc, thông báo hoặc lời chúc vào những ngày/giờ cụ thể.
Tránh quên:
Lên lịch gửi những email quan trọng để không bỏ lỡ thời hạn.
Tôn trọng múi giờ:
Gửi tin nhắn/email vào thời điểm thích hợp cho người nhận ở các múi giờ khác nhau.
Tính năng cơ bản:
Chọn thời gian:
Chọn ngày và giờ cụ thể để tin nhắn/email được gửi đi.
Hủy/Sửa lịch:
Thay đổi hoặc hủy bỏ lịch gửi nếu cần thiết.
Nền tảng hỗ trợ:
Tính năng này có sẵn trên nhiều nền tảng, bao gồm:
Email:
Gmail, Outlook, Yahoo Mail
Ứng dụng nhắn tin:
Telegram, WhatsApp (thông qua ứng dụng của bên thứ ba), Slack
Mạng xã hội:
Một số nền tảng như Facebook (cho bài đăng trên trang)
2. Cách Sử Dụng Tính Năng Lên Lịch Gửi (Ví dụ trên Gmail)
Soạn email:
Mở Gmail và soạn email như bình thường.
Tìm nút “Gửi”:
Thay vì nhấp vào nút “Gửi” ngay lập tức, hãy tìm biểu tượng mũi tên xuống nhỏ bên cạnh nút “Gửi”.
Chọn “Lên lịch gửi”:
Nhấp vào mũi tên xuống và chọn “Lên lịch gửi” (Schedule send).
Chọn thời gian:
Gmail sẽ gợi ý một số thời điểm hoặc bạn có thể chọn thời gian tùy chỉnh.
Xác nhận:
Xác nhận thời gian bạn đã chọn. Email của bạn sẽ được lưu trong mục “Đã lên lịch” (Scheduled).
3. Mẹo Sử Dụng Tính Năng Lên Lịch Gửi Hiệu Quả
Nghiên cứu thời điểm tốt nhất để gửi:
Email:
Thường thì sáng sớm hoặc giữa tuần (Thứ Ba, Thứ Tư, Thứ Năm) là thời điểm email được đọc nhiều nhất. Tránh gửi email vào cuối tuần hoặc giờ nghỉ trưa.
Tin nhắn:
Xem xét thói quen của người nhận. Nếu bạn gửi tin nhắn cho bạn bè, buổi tối có thể là thời điểm thích hợp. Nếu gửi tin nhắn liên quan đến công việc, hãy gửi trong giờ làm việc.
Cá nhân hóa thời gian gửi:
Không phải ai cũng có thói quen giống nhau. Hãy cân nhắc mối quan hệ của bạn với người nhận và điều chỉnh thời gian gửi cho phù hợp.
Sử dụng tính năng nhắc nhở:
Đặt lời nhắc cho bản thân để xem lại email/tin nhắn đã lên lịch trước khi nó được gửi đi.
Kiểm tra kỹ nội dung:
Đảm bảo rằng email/tin nhắn không có lỗi chính tả, ngữ pháp hoặc thông tin sai lệch.
Cẩn thận với múi giờ:
Nếu bạn gửi tin nhắn/email cho người ở múi giờ khác, hãy tính toán thời gian cẩn thận để tránh gửi vào lúc nửa đêm.
Sử dụng tính năng lên lịch gửi hàng loạt (nếu có):
Một số công cụ email marketing cho phép bạn lên lịch gửi email hàng loạt cho danh sách liên hệ của mình. Điều này rất hữu ích cho việc gửi bản tin, thông báo hoặc khuyến mãi.
Kết hợp với các công cụ tự động hóa khác:
Tính năng lên lịch gửi có thể được kết hợp với các công cụ tự động hóa khác để tạo ra quy trình làm việc hiệu quả hơn. Ví dụ: bạn có thể sử dụng Zapier hoặc IFTTT để tự động gửi tin nhắn khi có sự kiện cụ thể xảy ra.
Sử dụng cho các mục đích khác nhau:
Lời chúc:
Lên lịch gửi lời chúc mừng sinh nhật, lễ kỷ niệm hoặc các dịp đặc biệt khác.
Lời nhắc:
Gửi lời nhắc về các cuộc họp, thời hạn hoặc sự kiện quan trọng.
Theo dõi:
Gửi email theo dõi sau một cuộc họp hoặc sự kiện.
Nội dung theo mùa:
Lên lịch đăng bài trên mạng xã hội hoặc gửi email liên quan đến các sự kiện hoặc mùa cụ thể.
4. Những Lưu Ý Quan Trọng
Kết nối internet:
Đảm bảo rằng bạn có kết nối internet ổn định khi đến thời điểm gửi. Nếu không, tin nhắn/email có thể không được gửi đi.
Kiểm tra thư mục “Đã lên lịch”:
Thường xuyên kiểm tra thư mục “Đã lên lịch” để đảm bảo rằng tất cả các tin nhắn/email của bạn đều được lên lịch đúng cách.
Cập nhật ứng dụng:
Luôn cập nhật ứng dụng email/nhắn tin của bạn lên phiên bản mới nhất để đảm bảo rằng bạn có các tính năng mới nhất và các bản sửa lỗi.
Bảo mật:
Cẩn thận khi sử dụng các ứng dụng của bên thứ ba để lên lịch gửi tin nhắn, vì chúng có thể không an toàn. Hãy chọn các ứng dụng có uy tín và đảm bảo rằng chúng có chính sách bảo mật rõ ràng.
Ví dụ Cụ Thể:
Bạn là một người bán hàng:
Hãy lên lịch gửi email cho khách hàng tiềm năng vào sáng thứ Ba hoặc thứ Tư, khi họ có nhiều khả năng đọc email của bạn hơn.
Bạn là một nhà quản lý dự án:
Hãy lên lịch gửi lời nhắc cho các thành viên trong nhóm của bạn về thời hạn sắp tới.
Bạn là một người bạn:
Hãy lên lịch gửi lời chúc mừng sinh nhật cho bạn bè và gia đình của bạn trước vài ngày để đảm bảo rằng bạn không quên.
Hy vọng những mẹo này sẽ giúp bạn sử dụng tính năng Lên lịch gửi một cách hiệu quả và tối ưu hóa năng suất của mình!http://ezproxy.lib.usf.edu/login?url=https://careerbuilding.net/career-builder/